このページのまとめ
- RPOとは、説明会開催や面接代行を行う採用代行サービス
- RPOのメリットとは、採用担当者の負担を減らし業務を効率化させることなど
- RPOのデメリットとは、自社にノウハウが蓄積せずミスマッチの可能性も高まること
RPOとは採用代行サービスで、採用活動の工数やコスト削減に効果があります。採用活動を効率化させるサービスとして、注目を集めているようです。しかし、RPOとは具体的にどのような業務を行うのか、疑問をもつ担当者も多いでしょう。RPOが代行できる業務内容や、導入時のメリットを解説します。自社に必要な優秀な人材を獲得するためにも、参考にしてください。
RPOとは
RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用代行サービスを指します。求職者集めや説明会の運営などの採用活動を、企業に代わって行うサービスです。現代の採用活動は多様化しており、採用担当者の負担も増加しています。そのため、採用担当者が足りない、時間がないなどの状況が多く見られるようになりました。そこで活用されているのがRPO。採用担当者の負担を減らし、業務を効率化させる効果があると人気を集めています。
RPOが利用される背景
RPOが利用される背景には、自社の採用担当者をより重要な業務に専念させたい考えがあります。採用活動の多様化と長期化がすすみ、採用担当者の負担が増加しているためです。たとえば、採用活動では求職者集めから説明会、面接、内定後のフォローなど、さまざまな業務があります。小さな企業では、1人の採用担当者が行っている場合も多いでしょう。その結果、採用活動が忙しくて内定者のフォローができていない、内定者に注力して採用ができていないなどのトラブルが発生します。
このような状況で活用されるのがRPOで、採用担当者が重要な業務に集中できる環境の整備に活用。採用担当者を面接や内定者フォローのような重要な業務に注力させることにより、人材確保を確実にしたい思惑があります。
RPOにかかる費用
RPOにかかる費用は、依頼する業務内容によって異なります。また、業務内容や人数でパッケージされているサービスがほとんどです。たとえば、面接1回で1万円、面接日程の調整で月額5万円などと定められています。自社がどの業務をRPOに任せるかを決め、費用を計算しましょう。
RPOができること
RPOを利用して依頼できる内容は、採用にまつわる業務全般です。自社が効率化したい業務や、弱点に感じている部分を依頼すると良いでしょう。
採用計画の提案
採用を行う際に最初に取り組むことが、採用計画の立案です。採用人数の設定や、求める人材像、配属部署などを考えます。また、定めた計画を具体的に実施する手段や期間、費用なども合わせて検討するのが基本です。新卒採用をはじめて行う企業や、企業体制の変化で採用ノウハウのない企業は検討すると良いでしょう。
人材の募集
採用計画の提案後は、人材の募集を行います。具体的な内容としては、求人サイトや人材紹介会社の選定、募集活動、求人広告の運営など。特に、新卒採用では複数の求人媒体や求人サイトを利用する企業も多いようです。その場合でも、すべて運営を委託できるメリットがあります。
選考や面接
RPOは、応募者との面接調整や選考、面接も代行可能です。特に、面接調整は人数が多くなるため、RPOの利用で業務負担を大幅に軽減できます。また、筆記試験やWebテストの実施代行も可能です。面接調整や筆記試験のように、採用活動には必要な反面、業務負担の大きいものをRPOに依頼すると良いでしょう。
入社前後のフォロー
RPOでは、内定者の入社前後のフォローも行えます。また、内定通知書の送付や必要書類の対応を行えるRPOも存在。内定を確実にするためにも、内定者へのフォローは重要です。フォローの時間がない、またはノウハウを持っていない企業は、RPOに任せるのも選択肢の1つです。
RPOのメリット
RPOを導入するメリットには、採用時間の短縮や、コスト削減の効果があります。
採用時間を短縮できる
RPOの導入により、採用時間の短縮ができます。たとえば、RPOを導入する一方、自社の採用担当者が面接や内定者フォローに時間を割けば、内定辞退の防止につながるでしょう。内定辞退による採用活動の長期化が発生せず、採用活動を早期に終えられるという仕組みです。また、面接調整のように工数の多い業務を依頼すれば、効率的に採用活動が行えるでしょう。
採用活動のクオリティ向上
RPOは採用活動のプロフェッショナルのため、採用活動のクオリティ向上が期待できます。RPOは多数の企業の採用活動を行っており、業種や企業規模に応じたノウハウを保有。自社にはないノウハウを活用して、採用活動を行ってもらえることはメリットです。
また、RPOの支援によって、自社だけでは難しい採用手法も利用できる場合があります。
面接などの重要な業務に注力できる
面接調整などをRPOに任せることで、採用担当者は重要な業務に注力ができます。採用活動は煩雑な業務が多く、業務に手が回らないケースが多発するためです。たとえば、基本的な採用をRPOに任せ、採用担当者は面接のみに集中が可能です。面接準備に時間を割け、内定者確保にプラスの効果が現れます。採用担当者は社内人事を兼任していることも多く、時間の管理が難しい立場です。煩雑な業務をRPOに任せ、採用担当者を重要な業務に注力させることで、パフォーマンスを向上させましょう。
コスト削減が期待できる
RPOの利用は、求人広告や人材紹介会社利用のコスト削減が期待できます。RPOを利用すれば、求人広告や人材紹介者の相場が分からなくても、適切な金額で利用できるためです。また、展開先や掲載する内容なども、適切に設定していないと「マッチングする人材」と出会いづらく、採用が長期化しコストが増加することも。RPOに任せれば、適切な掲載をしてくれるでしょう。
RPOのデメリット
RPOを利用することのデメリットは、自社にノウハウが蓄積されず次年度の採用活動に活かせない、ミスマッチが起こる可能性があるなどが挙げられます。
自社にノウハウを蓄積できない
RPOは外部に採用活動を依頼することになるため、自社にノウハウが蓄積されません。次年度の採用に活かせないため、継続した採用活動を検討している企業は、注意してください。
ミスマッチの可能性
人材募集から内定まですべての工程を依頼すると、ミスマッチが発生する可能性があります。打ち合わせを入念にしていても、RPOは自社の従業員ではなく、企業にあった人材か判断するのは難しい傾向にあるためです。ミスマッチを防ぐには、面接からは自社の採用担当者が行う方法があります。すべて任せるのではなく、自社の従業員も含めて採用活動を行うと良いでしょう。
連携がうまくいかない場合がある
RPOと自社の採用担当者の間で、連携がうまくいかない場合があります。基本的にRPOは自社に常駐せず、コミュニケーションエラーが発生しやすいためです。たとえば、メールの内容を取り違えたり、連絡のタイミングが合わずに話し合いができなかったりする問題が発生します。連携をとるためには、1日1回は連絡する時間を決めておく、定期的な打ち合わせを開催するなどの対策が重要です。
委託先のクオリティに左右される
採用活動が、委託先のRPOによって左右されることにも注意しましょう。予定通りに採用が進まない可能性があります。たとえば、5人採用予定が2人しか採用できなかった、予算が想定以上にかかってしまったなどの問題が想定されるでしょう。信頼できるRPOか事前に確認を行い、確かな企業に委託を行うのが肝心です。
RPO利用時の注意点
RPO利用時の注意点としては、細かな打ち合わせをしたり依頼内容を明確にしたりすることが挙げられます。
丸投げせず打ち合わせを行う
RPO利用時は委託先に丸投げせず、入念に打ち合わせを行いましょう。たとえば、採用計画を一緒に考えたり、進捗状況の確認を細かく行ったりする方法があります。また、採用活動に対して、当事者意識を持ちましょう。活動自体は委託していても、自分が自社の人材採用を担っていることを意識し、方針や手法は間違っていないか考える必要があります。
依頼内容を明確にする
RPOへの依頼内容を明確にし、納得のいく採用活動にしましょう。曖昧にしてしまうと、ミスマッチや内定者の離職につながります。たとえば、依頼前の打ち合わせを行い、なぜ依頼したか、どのような人材を求めているかを話し合いましょう。打ち合わせ内容が明確にできていると、RPOの採用クオリティも向上します。求める人材を明確にし、RPOに自社の考えを伝えましょう。
まとめ
自社の採用活動を効率化するためにRPOを利用する企業が増加しています。煩雑な採用業務を効率化し、自社の採用担当者が重要な業務に注力できるメリットがあるためです。しかし、委託先の選定ミスやコミュニケーションエラーが発生してしまえば、採用活動のクオリティが下がります。打ち合わせを入念に行い、当事者意識をもって採用活動を行いましょう。求職者集めはRPO、面接からは自社で行うなど、明確に役割分担を行うことも重要です。
