このページのまとめ
- 教育担当に求められる役割は、社会人の基礎的な指導と精神的フォロー
- 教育担当には、コミュニケーションスキルや指導力が重要
- 教育担当が活躍できるように、相談先の準備やマニュアル作成などでフォローする
人材育成の効果を上げるためには、教育担当の役割が重要です。教育担当者の指導方法は、教育される従業員の成長に大きな影響を与えます。今回は、教育担当に求められる役割や、必要なスキルを解説します。新人教育を行うときのコツについても紹介するので、「新人教育が上手くいかない」「やり方を変えなければいけない」と悩んでいる方は参考にしてみてください。
教育担当に求められる役割
教育担当に求められる役割には次のようなものがあります。
社会人の自覚を芽生えさせる
教育担当の役割の一つが、教育する従業員に社会人の自覚を芽生えさせることです。
特に、新入社員は社会人としての基礎ができておらず、責任感が不足しています。まずは社会人になったことを自覚させ、どのような姿勢で業務に臨むべきかを教えましょう。
モチベーションアップ
指導を受ける従業員のモチベーションアップも重要な役割です。
たとえば、上手くできた部分を積極的に褒めたり、改善点をポジティブに伝えたりすることでモチベーションアップが期待できます。モチベーションは成長スピードに影響を与えるため、伝え方に気を配るようにしましょう。
業務理解度の確認
指導を受けている従業員が、業務をどのくらい理解しているか確認しましょう。
質問を投げたり実際に業務を行っている様子を見てみるなどして、従業員の理解度を確認するようにしましょう。
メンタル面のメア
従業員が安心して指導を受けられるように、メンタルケアも積極的に行いましょう。
特に、新入社員は慣れない環境で新しいことを始めるため、精神的にも不安になりやすい状況です。悩みがないか確認し、相談に乗ってあげることが重要でしょう。
従業員の時間管理
新入社員を教育する場合は、時間管理も行うようにしましょう。
一つの業務にかかる時間はもちろん、残業時間にも気を配る必要があります。
決められた時間内に業務が終わらなかった場合は、どの部分に時間がかかっているのかを確認してみましょう。時間がかかっている原因が分かれば、解決策が見つけやすくなります。
やるべき業務が終わっているのに従業員がなかなか帰ろうとしない場合は、上司や先輩に気を使って帰りにくいと考えているケースがあります。その際は、「業務が終わったら気にしないで退勤してね」としっかり伝えましょう。
教育担当が教える内容
教育担当者が指導する内容には、主に次のようなものがあります。
ビジネスマナー
実務の指導を行う前に、電話対応や名刺交換の仕方など、基本的なビジネスマナーをひととおり教えておきましょう。実際に見本を示しながら教えてあげると効果的です。見本を示すだけで終わらせず、本人に必ず実践してもらいましょう。
配属先の業務
ビジネスマナーと同様、業務内容についても手本を見せながら指導するのが有効です。
手本を参考に本人に実践してもらい、実践後は良かった点や改善点のフィードバックを行いましょう。
コンプライアンス
トラブル防止のために、コンプライアンスの指導も行いましょう。特に注意したいのがSNSの使い方です。何気なく投稿した内容が、会社の信用にかかわる重大なトラブルに発展するケースがあります。どのような内容を避けて投稿するべきかを具体的に指導しましょう。
効果的な新人教育を行うコツ
新人教育を効果的に行うためには、次のポイントを押さえることが大切です。
目的や理由を伝える
指導を行う際には、「なぜその業務を行う必要があるのか」を伝えましょう。
伝え方について指導する場合、「結論から話そう」とだけ伝えるより、「話を理解してもらいやすくするために、結論から話そう」と伝えたほうが納得感を与えることができます。納得感が生まれることで理解が深まり、ミスが生じにくくなるメリットがあります。
具体的に指示する
教育を行う際には、具体的に指示するように心掛けましょう。業務の指示を行う際は、まずは教育担当が実演し、業務の流れを掴んでもらうことが有効です。実際にやり方を見せたり、従業員に「ここまでで分からないことはある？」と質問したりすることで、指導内容と相手の理解にズレが生じない工夫をしましょう。
従業員によって指導方法を変える
同じ内容を教えても、従業員の成長スピードには個人差があります。一度の説明でスムーズに業務を行える従業員もいれば、同じ説明を何度も繰り返すことで少しずつできるようになる従業員もいます。従業員の特性を理解し、一人ひとりの習熟度に合わせた指導を行いましょう。
話しやすい雰囲気を作る
従業員が気兼ねなく質問や相談ができるように、話しやすい雰囲気を作りましょう。
話しにくい雰囲気があると、従業員が質問や相談を遠慮してしまい、思うように知識やスキルを習得できなくなってしまいます。従業員の成長を促進するためにも、気軽にコミュニケーションをとり合える関係性を築くことが大切です。
教育担当をサポートする方法
教育効果を上げるためには、教育担当へのサポートも重要です。
教育担当者をサポートする方法には次のようなものがあります。
マニュアルの作成
マニュアルを作っておくと、教育担当の負担軽減ができます。教育担当者に指導経験がない場合でも、安心して指導ができるようになるでしょう。体系化できる内容はマニュアルに落とし込み、誰に指導されてもすべての従業員が等しく知識とスキルを身に付けられるようにしておくことが重要です。
教育担当の相談先を作る
教育担当者が悩みを相談できる環境をつくり、スキル面・メンタル面のフォローを行いましょう。
教育担当者が自身の指導内容に行き詰まったとき、先輩や上司にアドバイスをもらうことで解決策が見つかることがあるかもしれません。「困ったときに相談できる相手がいる」という安心感が心のゆとりにつながり、教育を受ける従業員にも良い影響を与えるでしょう。
席の配置を工夫する
教育担当と指導を受ける従業員の席配置を工夫しましょう。
隣同士や正面など、コミュニケーションがとりやすい配置にすることが有効です。
まとめ
教育担当者の負担を軽減するために、教育マニュアルを作成したり、相談先を作ったりするのが有効です。また、新人教育を教育担当者のみに丸投げするのではなく、従業員全員でサポートする意識が大切です。新入社員が困っていたら積極的に声をかける、教育担当者が業務に追われている場合は業務を手伝うなど、全員が助け合いの気持ちをもって業務にあたれる職場環境を作りましょう。
