このページのまとめ
- フォロー面談とは、新入社員の入社後に行う定期的な面談のこと
- フォロー面談には、悩みの解消やコミュニケーションの促進などの目的がある
- フォロー面談を実施する際には、本音を話せる環境をつくることが大切
新入社員に安心して働いてもらう目的で、フォロー面談を実施する企業が増加しています。新入社員の定着を促すためには、入社後にどのようなフォローを行うかが重要です。今回は、フォロー面談の役割や実施手順、フォロー面談の際に従業員に質問しておきたい内容などを解説します。新入社員が活躍できる環境を作るためにも、参考にしてみてください。
フォロー面談とは
フォロー面談とは、新入社員を中心に、入社3ヶ月・半年などのペースで定期的に行う面談のことです。仕事での悩みがないかの確認や、業務の理解度を確認する目的などがあります。新入社員の場合、相談したいことをなかなか言い出せなかったり、誰に相談して良いか分からず抱え込んでしまったりするケースがあります。このような悩みを解消し、定着率を上げるために行われるものがフォロー面談です。
フォロー面談の目的
フォロー面談を実施する目的には次のようなものがあります。
悩みの解決
フォロー面談の主な目的は、悩みの解決です。新入社員は特に、業務内容や人間関係、生活面の不安など、さまざまな悩みが発生するでしょう。悩みを解決するためには、時間をとってじっくりと話を聞くことが大切です。
コミュニケーションの促進
フォロー面談を行うことで、コミュニケーションの促進にもつながります。フォロー面談を通して新入社員の悩みに耳を傾けることで、信頼関係の形成にもつながるでしょう。
フィードバックの実施
普段の様子から、気付いたことをフィードバックするのもフォロー面談の役割です。良い点も改善点も、両方教えてあげましょう。新入社員の成長には、第三者のフィードバックが大切です。入社半年以内の新入社員は仕事を覚えることで精一杯になっていることが多く、周りが見えなくなってしまっているケースがあります。第三者の立場からアドバイスを行うことで、良い点はさらに伸ばし、良くない点は改善してもらえるようにサポートしましょう。
フォロー面談のポイント
フォロー面談を実施する際には、次のポイントを押さえましょう。
話しやすい雰囲気をつくる
新入社員が安心して話せる雰囲気をつくりましょう。緊張感のある雰囲気を出しすぎてしまうと、新入社員が萎縮して本音を打ち明けられなくなってしまいます。
事前にフォロー面談の内容を伝えておいたり、面談の本題に入る前に雑談でその場を和ませたりする配慮が必要です。
また、前提として「フォロー面談は新入社員全員を対象に実施している」ことを説明しておけば、親友社員が身構えずに面談を受けられるでしょう。
プライバシーを守る
フォロー面談の内容は、ほかの人には話さないようにしましょう。新入社員が面談で話す内容のなかには、ほかの従業員には知られたくない内容があるかもしれません。面談の内容が広まることで、新入社員が傷ついたり不信感を抱いたりするケースもあるでしょう。プライバシーを守ることを徹底することが非常に重要です。
直属の上司以外が行う
フォロー面談の担当は、直属の上司以外が行いましょう。直属の上司の場合、話しにくい内容も出てくるためです。たとえば、直属の上司に不満を持っている場合、本人には言い出せません。その結果、悩みや不満を解消できず、退職につながるケースもあります。フォロー面談の目的は、従業員の抱えている悩みを把握し、必要があれば対応を行うことです。気兼ねなく本音を話してもらえるように、面談を行う人物の選定には十分気を配りましょう。
新入社員の話を聞くことに徹する
フォロー面談では、新入社員の話に耳を傾けることを重視しましょう。面談する側が話しすぎてしまうと、新入社員の悩みを聞き出せないまま面談が終わってしまう可能性があります。質問を多く投げかけたり、話を深掘りしたりするなど、新入社員が主導で話せるようにしましょう。
フォロー面談の手順
フォロー面談実施に向けて、代表的な実施手順を解説します。
フォロー面談の目的を共有
まずは、フォロー面談の目的を共有しましょう。目的が分かることで、新入社員も安心して面談に参加できます。基本的には、悩みや不安がないか確認し、何かあればサポートしたいと伝えておきましょう。新入社員に寄り添う姿勢が伝われば、積極的に話してもらうことにもつながります。
新入社員の業務状況を確認
まずは新入社員の状況を確認しましょう。任せている業務量が適切だと思っていても、本人は負担に感じているかもしれません。また、見えないところで人間関係に悩みを抱えているケースもあるでしょう。まずはどのようなことに悩んでいるのかを確認することが大切です。
今後の目標を立てる
現状確認ができたら、今後の目標を立てましょう。次回のフォロー面談で確認するため、3ヶ月〜半年程度で達成できる目標が適切です。目標を立てる際には、新入社員と一緒に決めましょう。その際には、「目標達成で悩んだときはフォローする」という点を伝えておくと新入社員が安心できるでしょう。
目標に対する納得感の確認
最後に、決めた目標に納得しているかを確認しましょう。面談する側は妥当な目標だと考えていても、新入社員は「目標が高すぎて達成できなさそう」と自信を失っているかもしれません。新入社員に対して設定した目標に疑問点はないかを確認し、双方が納得のいく目標を立てましょう。
フォロー面談での質問すべき内容
フォロー面談を行う際に、どのような質問をするか悩む担当者も多いことでしょう。基本的には、現状を確認し、次に向けての方向性を考えるとスムーズに実施できます。
普段の業務
普段の業務に関しては、業務量や難易度が適切か、業務内容を理解しているかなどを確認しましょう。現状の業務に問題がないか、フォロー面談で確認しておきましょう。
職場環境
長時間労働の有無についても確認しておきましょう。周囲が気付かないところで長時間労働が発生している可能性もあります。フォロー面談は直属の上司ではない人物が行い、職場環境に問題がないかを確認するようにしましょう。
人間関係
人間関係に問題がないか、確認しておきましょう。パワハラやモラハラのようなトラブルにも注意しておく必要があります。また、新入社員と仲の良い従業員を把握しておき、必要なときにフォローを依頼できるようにしておくと安心です。
キャリアプラン
新入社員のキャリアプランについても面談で確認しましょう。新入社員のキャリアビジョンや業務の適性に合わせて、将来的にどのような役割を期待すべきかを考えます。キャリアプランが定まっていない新入社員には、大まかでも良いので自身のキャリアについて考えるきっかけを与えましょう。
フォロー面談の実施タイミング
フォロー面談は、定期的に繰り返し行うことが大切です。どのタイミングで実施するかは、あらかじめ決めておくと良いでしょう。ここでは、フォロー面談の実施タイミングと、どのような内容に関して話し合うと良いかを紹介します。
入社1ヶ月
入社1ヶ月目の面談では、職場環境にストレスを抱えていないかを優先して確認しましょう。
新入社員に気兼ねなく悩みを打ち明けてもらえるように、良好な関係性を築くことを重視して行います。
入社3ヶ月
入社3ヶ月ごろになると、業務に対する悩みが出てくる時期です。業務で分からないことはないか、不安に感じていることはないかなどを聞いてあげましょう。また、入社当初よりも成長した点を褒めてあげると効果的です。新入社員のモチベーションを上げるのもフォロー面談の役割です。
入社6ヶ月
6ヶ月経つと、任される仕事も多くなり、自分で考えながら目標を立てている従業員もいます。目標達成のために、仕事の進め方を一緒に考えるフォロー面談が良いでしょう。
入社1年
入社1年後には、今後のキャリアプランも考えたフォロー面談を行いましょう。次の新入社員も入社し、部下や後輩ができる場合もあるためです。業務も一人で行えるようになり、今後どのように成長していくかが課題になります。キャリアプランの大切さを伝え、今後の方針を決めていくと良いでしょう。
まとめ
新入社員をサポートするためには、フォロー面談を実施し、どのような悩みを抱えているのかを把握することが大切です。新入社員が安心して悩みを相談できるように、話しやすい雰囲気をつくることを心がけましょう。また、入社1ヶ月目・3ヶ月目・6ヶ月目などのように定期的に面談を行う際には、新入社員の業務の習熟度に応じて面談の内容を変えるなどの工夫をすると効果的です。
