このページのまとめ
- ビジネスネームとは、本名とは別に、仕事で使う名前のこと
- ビジネスネームには、個人情報を守り、公私の区別を付けるメリットがある
- ビジネスネームは公的な書類やクレジットカードでは利用できないことに注意する
「公私の区別をつける」「個人情報を保護する」などの観点から、ビジネスネームで仕事をする従業員が増えています。ビジネスネームとは、本名とは異なる仕事用の名前のことです。従業員から「ビジネスネームを利用したい」と相談を受けたことがある企業担当者の方もいるのではないでしょうか。今回は、ビジネスネームのメリットや利用できる場面、実際に使用している企業事例などを解説します。
ビジネスネームとは
ビジネスネームとは、本名とは別に、仕事用で使う名前のことです。個人情報を保護したり、仕事とプライベートを区別したりするために利用されます。契約書の記入でビジネスネームを使用することは問題ありませんが、住民票をはじめとする公的な書類には利用できません。
ビジネスネームを使用するメリット
本名ではなくビジネスネームを使用するメリットには、次のようなものがあります。
呼ばれたい名前にできる
1つ目のメリットは、従業員が自分の呼ばれたい名前を設定できる点です。
ビジネスネームには制限がないため、自由な名前を付けることができます。
仕事をもらうために印象的な名前をつけるケースもあれば、本名を間違えられることが多く、分かりやすい名前に変えるというケースもあるでしょう。
このように、ビジネスネームを使用することで仕事を円滑に進められるメリットがあります。
仕事とプライベートを区別できる
2つ目のメリットが、仕事とプライベートを区別できる点です。
たとえば、「プライベートと仕事で自分のキャラクターを使い分けたい」「仕事をプライベートに持ち込みたくない」という場合は、ビジネスネームの活用が有効でしょう。
プライバシーの保護につながる
3つ目のメリットが、プライバシーの保護につながる点です。
たとえば、接客スタッフに名札を付けさせている企業があります。
名札を付けることでお客様に信頼感を持ってもらえるメリットがある一方で、本名をきっかけに個人情報を特定されてしまう可能性もゼロではありません。
ビジネスネームを用意しておけば、仕事を通して個人情報が特定されるリスクを最小限に抑えることができます。
ビジネスネームが利用できる範囲
ビジネスネームは、利用できる場面と利用できない場面があります。
利用できる場面は次のとおりです。
社内利用の場合
社内利用の場合は、従業員に周知しておけばビジネスネームで問題ありません。
ただし、外部の関係者と関わる機会がある場合は注意が必要です。
ビジネスネームだと明らかになった場合、「どうして本名ではないのだろう」と疑問に思われる可能性があります。
また、「社内ではビジネスネーム、社外とのやり取りでは本名」のように名前を使い分けると、従業員が混乱してしまうかもしれません。そのため、従業員が従事している業務内容を考慮して、ビジネスネームまたは本名のどちらかに統一してもらうことが望ましいでしょう。
契約書や請求書の場合
契約書や請求書を記入する際にも、ビジネスネームが利用できます。
普段からビジネスネームを使っている場合には、取引先の混乱もないでしょう。
ただし、ビジネスネームは本名よりも信用度が低く見られる可能性があるため、状況によっては本名を使用したほうが安全でしょう。
住民票など公的な書類の場合
住民票などの公的な書類には、必ず本名で記入する必要があります。
企業で必要になる主な公的な書類には、源泉徴収票があります。
源泉徴収票を本名で処理しなかった場合は、脱税とみなされる可能性があります。
ビジネスネームを使用している従業員でも、公的書類は本名で記入するように周知しましょう。
銀行口座やクレジットカードの場合
銀行口座やクレジットカードは、本人確認を必要とするため、ビジネスネームが使用できません。
会社で銀行口座を開設する場合には、本名で手続きをしてもらいましょう。
まとめ
本名とは別に、仕事用のビジネスネームを利用する企業が増えています。
ビジネスネームには、公私の区別がつけやすくなる、個人情報の保護につながる、などのメリットがあります。ただし、業務に応じて本名とビジネスネームを使い分ける場合は、周りの従業員が呼び名で混乱しないように注意しましょう。また、取引先との信用に影響しそうな場合は、本名を使用するのが安全です。
