このページのまとめ
- 組織図とは、企業体制や業務範囲を図式化したもの
- 組織図は企業情報を整理し、人事異動や採用に活用できる
- 組織図を作成したあとは、担当者を決めて定期的に更新することが大切
組織図とは、自社の組織構造を分かりやすくしたものです。「部署同士の関係性」「所属する従業員」などの情報を一目で把握できます。組織図は多くの企業で作成されているかと思いますが、「適切に作成できているか不安」「活用方法がいまいち分からない」という企業担当者もいるのではないでしょうか。そこで今回は、組織図の作成方法や作成時のポイントを解説します。分かりやすい組織図を作成し、組織運営に活かしましょう。
組織図とは
組織図とは、企業体制を図式化し、示したものです。
部署のつながりや、指揮命令系統が分かりやすくなるメリットがあります。
また、部署に所属する従業員の名前や連絡先などを記載し、従業員が連絡をとりやすくするケースもあります。
組織図を作る際には、外部に向けて作成するか、内部に向けて作成するかを考えましょう。
見せる対象によって記載内容が変わる点に注意が必要です。
組織図作成のメリット
組織図を作成するメリットには、次のようなものがあります。
業務範囲や人員配置の状況が明確になる
組織図を作成することで、業務範囲や役割を整理できるメリットがあります。
組織が拡大化するにつれて役割が被ってしまったり、責任の所在が分からなくなるケースがあります。
その際、組織図を作成すれば、各部署の役割や権限の範囲を明確にできます。
また、人員が不足している部署や充足している部署が把握しやすくもなるでしょう。
組織再編の資料になる
組織図は、組織再編時の資料にも活用されます。
組織再編の際に組織図を参考にすれば、2つの部署で業務内容が重複したり、一つの部署に業務が集中したりするのを防げます。
また、既存の部署で上記のような問題が生じた場合は、問題にいち早く気づけることもメリットです。
従業員同士が情報を把握しやすい
組織図を作成することで、従業員が組織内の情報を把握しやすくなります。
たとえば、「社内に従業員教育のマニュアルがあるか確認したい」と思っても、どこの部署に相談すればいいか分からないケースがあると思います。そのようなときに組織図があれば、「人事部の教育研修チームに相談すれば良さそうだな」と見当をつけることができます。
組織が大きくなるほど、従業員同士のつながりは希薄になりがちです。
組織図を作成していれば、部署をまたいだ従業員同士の連携がスムーズになるでしょう。
組織図の種類
組織図作成にあたって、どのような表記方法があるか知っておきましょう。
一般的には、3つの方法で組織図を表すことができます。
ピラミッド階層型
企業に多い組織形態がピラミッド階層型です。
責任者や組織を頂点とし、その下に部門や部署を配置します。
たとえば、頂点に代表取締役を配置し、その下に営業部や人事部を置く形式です。
ピラミッド階層型には、責任者が把握しやすいというメリットがあります。
一方で、階層が増えすぎると情報伝達のスピードが遅くなるため、注意しましょう。
フラット型
フラット型とは、階層をつくらずに横並びに組織を展開する方式です。
それぞれの部門は対等であり、部門内での階級差も少なくなります。
フラット型は階層が少ないため、情報伝達のスピードが早くなるというメリットがあります。
その一方で、一人あたりにかかる責任や役割が重くなってしまう点に注意しましょう。
部門型
部門型とは、管轄する業務を基準に組織を分け、それぞれが独立する形式です。
パソコンメーカーの場合、デスクトップ型パソコンを作る部門と、ノートパソコンを作る部門で独立させます。
それぞれの部門で裁量をもって特定の業務を完結させられるため、業務スピードが早くなるメリットがあります。
その一方で、各部門の独立性が高いあまり、部門ごとの交流が少なくなる可能性があることに注意しましょう。
組織図の活用方法
組織図は、次のような場面で活用できます。
人事異動
組織図の活用により、人事異動をより効果的に行えます。
たとえば、優秀な人材が集まっている部署や、年齢に偏りがある部署などを発見できるでしょう。
人事異動の成果を出すためには、各部署の人材について正確に把握しておくことが重要です。
組織図を人事異動に活用し、より良い組織体制になるようにしましょう。
戦略的な人材採用
人材採用の面でも組織図の活用が有効です。
どの部署にどれだけの人数を採用するべきか、そのような専門スキルを持った人材を採用する必要があるかを可視化できるでしょう。
業務の効率化
組織図を通して、業務の効率化を図ることもできます。
たとえば、業務量に対して人員が多い部署には他部署の業務を一部巻き取ってもらう、人員が不足している部署があれば新しい人材を採用する、などの対策がとれるでしょう。
各部署の人員や業務量などの状況を把握することで、業務効率化に役立てることができます。
組織図の作成方法
組織図の概要やメリットが把握できたところで、実際に組織図を作成する方法を解説します。
1. 作成目的を決める
まずは、組織図の作成目的を決めましょう。
社内の情報共有が目的であれば、従業員の氏名や連絡先が必要です。
一方で、公式サイトなどでの公表が目的の場合は、組織のつながりをメインに示す必要があります。このように作成目的で記載内容が変わるため、作成目的はあらかじめ明確にしておきましょう。
2. 作成範囲を決める
目的が決まったら、「企業全体の組織図を作成する」「部門ごとの組織図を作成する」などの作成範囲を決めましょう。
また、組織図に記載する情報も決めておくとスムーズです。
「従業員の氏名は載せても連絡先は載せない」「氏名と顔写真をあわせて掲載する」など、情報の範囲を決めましょう。
3. 組織図に載せる情報を集める
組織図に載せる情報がまとまったら、実際に情報を集めましょう。
基本的には、メールなどを用いて従業員に直接連絡します。
従業員のデータベースがすでにある場合は、そちらを活用すると良いでしょう。
作成範囲が広い場合、部署や部門ごとに作成担当者を決めておくのも一つの方法です。
4. 組織図の作成
準備ができたら、実際に組織図を作成しましょう。
「ピラミッド型」「フラット型」「部門型」のように、まずは組織図をどのようにまとめるかを決めます。組織図のまとめ方が決まったら、組織図の構成に沿って必要な方法を記載していきます。
「従業員の氏名は役職が高い順に記載する」「役職が同じ場合はあいうえお順で並べる」などのルールを決めておくと作成しやすくなります。
5. 情報に間違いがないか確認する
組織図が完成したら、情報に間違いがないか確認してください。
特に、「部署名」「従業員の氏名」「連絡先」などには注意が必要です。
複数人でチェックするなどして、表記ミスに気づける体制をつくりましょう。
6. 継続的に更新する
組織図が完成したあとも、継続的に更新しましょう。
組織図を更新する担当者や、更新時のルールを決めておくと安心です。
また、「人事異動のタイミングで更新する」「半年に1回は更新する」などの更新タイミングも決めておくと良いでしょう。
まとめ
組織図を作成する際には、目的を明確にして作成を行うことが大切です。
どのような目的で作成するかによって、組織図のまとめ方や記載内容が大きく変わってくるでしょう。自社に合った組織図を作成し、効率的な組織運営に役立ててください。
