このページのまとめ
- 日報とは、その日の業務内容や感想を記した報告書
- 日報は、コミュニケーションのきっかけになり、従業員の成長が期待できる
- 日報作成は、分かりやすい言葉で、その日に書くことが重要
従業員の成長を促す手段の一つに、日報があります。日報には、その日の業務内容や反省点などを振り返り、翌日以降の業務に活かす目的があります。さらに、従業員同士がお互いの日報を確認できるようにすることで、知識やアイデアを共有できるメリットがあります。今回は、日報に記載する内容や、日報を記載する際の注意点について解説します。
日報とは
日報とは、その日に行った業務の内容や感想を報告する書類のことです。日報の作成には、一日の業務を振り返り、学んだことや感じたことを今後の業務に活かしてもらう目的があります。また、従業員同士で日報のFBができるようにすることで、自分では気づかなかったアイデアや知識を吸収するきっかけにもなるでしょう。
日報作成のメリット
日報の作成には、主に次のようなメリットがあります。
従業員の行動が可視化できる
日報作成により、従業員の一日の行動が可視化できます。取り組んだ業務に対してどのような成果を上げたのか、どのような点でつまずいているのかが明確になることで、従業員一人ひとりに適切なFBがしやすくなるでしょう。
従業員の成長につながる
日報で一日の業務を振り返ってもらうことで、従業員の成長を促すことができます。
目標が達成できなかった場合は、「達成できなかった要因は何か」「達成のために必要な行動は何か」を考えることで、翌日以降の業務に活かせます。
自分自身で現状の課題に気づき、解決のための行動を考えて実行することで、従業員は日々着実に成長していくでしょう。
コミュニケーションのきっかけになる
従業員同士がお互いの日報を確認できるようにすることでコミュニケーションの活性化につながります。業務で悩んでいることを日報に記した場合、ほかの従業員からアドバイスや励ましの言葉などを掛けてもらえることがあります。また、業務外の内容でも、最近ハマっていることや休日の過ごし方などを小話として記載することで、同じ趣味をもった従業員を見つけるきっかけになるかもしれません。日報の作成は、従業員の成長につながるだけでなく、ほかの従業員との交流を深めるうえでも効果的です。
日報の記載内容
日報を作成する際は、次の3つの内容を必ず記載しましょう。
1. 基本事項
いつ・誰が書いた日報かが分かるように、次の項目を必ず記載しましょう。
- 作成日
- 作成者名
- 部署
2. 業務内容と所要時間
業務内容と、それぞれの業務にかかった時間を記載しましょう。取り組んだ業務に対する成果も明記することが大切です。
電話営業を担当する従業員の場合は、「電話営業・・・50件/6時間（アポイント獲得数2件）」のように記載すると良いでしょう。
3. 反省点と次回に向けたアクション
一日の業務を振り返り、反省点があれば記載しておきましょう。
「購入意志のない相手を強引に説得しようとして怒らせてしまった」「自分ばかりが話してしまって会話のキャッチボールができていなかった」など、業務で生じた問題点を記します。
問題点が洗い出せたら、問題解決のために必要なアクションを記載しましょう。
「明らかに購入意志がないと感じたら話を長引かせない」「相手に質問を投げかける」といったように、具体的な行動を記載することで翌日以降の業務に活かせます。
具体的なアクションが思い浮かばない場合は、無理に記載しなくても大丈夫です。
その際、「効果的なアクションプランがあれば教えていただきたいです」と記載しておくと、日報を読んだ従業員からアドバイスがもらいやすくなるでしょう。
日報作成時の注意点
日報作成を命じる場合の注意点を紹介します。上司や同僚などに伝える、見てもらう意識をもって書くことが重要です。
当日に書く
日報は、当日に書くようにしましょう。翌日に日報を書こうとすると、前日の業務内容を詳しく覚えていないことがあります。日報の提出遅延や提出漏れを防ぐために、「終業時間の30分前に日報を書く」などのルールを決めておくのも一つの方法です。
簡潔に記入する
日報の記載内容はシンプルに分かりやすくまとめましょう。「誰が何をしたかを端的に伝える」「内容が複雑になる場合は箇条書きにしてまとめる」など、自分以外の従業員も目を通すことを意識して作成することが大切です。
成功や失敗の要因は具体的に記載する
日報を書く際には、「なぜ成功したか」「なぜ失敗したか」の具体的な振り返りが必要です。
成果だけを記載しても、そのような成果につながった要因を深掘りしなければ今後の業務に活かせません。成功につながった行動を再現できるように、要因を分析して記載してもらいましょう。
フィードバックを行う
提出してもらった日報に対しては、フィードバックを行いましょう。フィードバックを送ることで、日報作成者の成長につながります。注意点は、相手の気持ちを考えてフィードバックを送ることです。相手が傷付かないように注意しましょう。また、改善点を指摘するだけでなく、できた点を積極的に褒めることも重要です。従業員のモチベーションを向上させるフィードバックを行いましょう。
まとめ
日報の作成により、従業員が業務への理解を深めたり、フィードバックをもらって成長したりする効果が期待できます。従業員同士のコミュニケーションの活性化にもつながるため、取り入れてみると良いでしょう。従業員に日報の作成を依頼する際は、自分以外の従業員も目を通すことを意識し、シンプルで分かりやすく記載してもらうことが大切です。日報作成を習慣化させ、従業員の成長につなげてください。
