• 部下とうまくコミュニケーションが取れない
  • 部下が何を考えているのかわからない
  • 仕事にも支障をきたしている

など、部下とのコミュニケーションに悩む方は多くいらっしゃいます。後に解説しますが「部下と本音でコミュニケーションをとれている」と感じている管理職はわずか16%しかいないというデータもあり、管理職にとって部下とのコミュニケーションは重要な課題です。

この記事では、部下とのコミュニケーションを改善するための具体的な方法と、避けるべき行動について解説します。

部下とのコミュニケーションで悩む人は多い

Chatworkの調査によれば、部下と本音でコミュニケーションを取れていると感じている人は約16%しかいないことがわかっています。この結果からもわかるように、多くの企業の管理職や部下を持つ役職の方々は、コミュニケーションの重要性を認識しつつも、それを実践するのが難しいと感じています。

また、エコノミスト・インテリジェンス・ユニットの報告書によれば、社内のコミュニケーション不足は

  • 社員の士気の低下
  • 目標達成の失敗
  • 売上の喪失


などを引き起こす可能性があるとされています。さらに、大企業では年間平均6420万ドルの損失をもたらし、中小企業でも42万ドルの損失をするリスクがあるとする調査結果も出ています。

これらの調査からわかるように、コミュニケーションの課題を放置することで、長期的に組織に大きな影響をもたらすと考えられます。

参考:

Chatwork株式会社「上司と部下が本音で話せている割合は16.6%!「コミュニケーションを改善したい」と考えている人が8割以上に。上司・部下のコミュニケーション実態を調査

 The Economist Intelligence Unit”Communication barriersin the modern workplace”

部下とのコミュニケーションの取り方のコツ

ではどのように部下とコミュニケーションを取るべきでしょうか。以下では、米国Gallo Communications Group の社長であり、コミュニケーションコーチおよびスピーカーとしても活躍するカーマイン・ギャロ氏が、「Harvard Business Review」で公開している情報をもとに解説します。

メッセージを明確かつ簡潔に伝える。

部下に指示や意見を伝える際には、わかりやすく短い言葉で要点を伝えることが大切です。曖昧な表現や専門用語を避け、シンプルな言葉を選びましょう。また、具体的な例や事実を交えて説明することで、メッセージがより理解しやすくなります。

声掛けの例:

「今回のプロジェクトでは、コスト削減と品質向上の両立が求められています。具体的には、原材料の調達方法を見直し、生産工程の効率化を図ることが重要です。期限は来月末までです。各自の役割分担については、後ほど詳細を共有します。」

「よしなにやっておいて」「いい感じに役割分担決めておいて」など、日々の業務のコミュニケーションで曖昧な指示をやってしまいがちですが、これらは避けるべきといえます。

部下の話をよく聞き、共感を示す。

部下との信頼関係を築くためには、部下の意見や感情に対して、真摯に耳を傾けることが重要です。相手の話を遮らずに最後まで聞き、理解したことを確認するために部下の話した内容を繰り返したり、要約すると効果的です。

また、その上で共感を示すことで、部下は自分の意見が尊重されていると感じられます。

声掛けの例:
「今の説明を聞いて、○○さんが直面している課題の難しさがよく理解できました。確かに、リソースが限られている中で、顧客の要望に応えるのは簡単ではありませんね。まず、○○さんの努力には感謝しています。今後どうするべきか、一緒に解決策を探っていきましょう。」

上司からすれば「まだそんなことで悩んでいるのか」「もっとこうすればいいのに」と思うかもしれませんが、部下にとっては初めての状況に直面している可能性もあります。

その時の状況にもよりますが、すぐに話をさえぎって、アドバイスするよりも、一度部下の話をすべて聞いてから解決策を提示するのがよいでしょう。

ストーリーテリングやビジョンの共有

ビジョンや目的を明確に伝えることで、部下は自分の仕事の意義を理解し、モチベーションが向上するとされています。また、ストーリーテリングを活用して、目標達成の過程や成功事例を共有することで、より具体的にビジョンをイメージさせることができます。

声掛けの例:
「この仕事の最終目標は、我々の会社が最も大事にする「顧客満足度」を向上させることです。そのためには、私たちのサービスがどのように役立つかを理解することが重要です。我々は特にこれらを長年重視してきたからこそ、今も同じ価格でも他社より選ばれているわけです。」

仕事を依頼する際にどうしても「これ時間あるときにやっておいて」と依頼しがちですが、その仕事がどのような目標・目的に接続されているのかを示すのも、上司の仕事といえます。

メッセージが行動や価値観と一致している。

リーダーとしての言動が一貫していることは、部下の信頼を得るために不可欠です。自分の価値観や会社のミッションに基づいた行動を取り、部下にもその重要性を伝えましょう。言葉と行動が一致していることが、リーダーシップの信頼性を高めます。

声掛けの例:
「当社の価値観である『誠実さ』と『顧客第一主義』は、私たちの行動指針です。クライアントとの約束を守り、期待以上の成果を提供することが何より大切です。時には難しい決定を下さなければならないこともありますが、長期的な信頼関係を築くためには、誠実さを貫くことが不可欠です。」

上記のメッセージを伝えるとともに、実際に行動に移している必要があります。「私の上司はいつも納期を守っているな」「定例に一回も遅れないな」「細かいことでもすべて守っているな」と実際に思ってもらうことで、より説得力をもたせることができます。

参考:

Harvard Business Publishing “How Great Leaders Communicate”

部下とのコミュニケーションにおいて避けるべき行動とは?

一方で、以下ではどのような行動を避けるべきかについて、オクスフォードユニバーシティプレスが公表した論文をもとに解説します。

メッセージの不明確さ

管理職として部下にメッセージを伝える際、曖昧な表現や誤解を招くメッセージは避けるべきです。例えば、「この仕事、緊急度高めだから、”なるはや”でやっておいて」といった抽象的な表現は、部下に誤解を与えたり、不満を招いたりする可能性があります。

「なるはや」はいつまでなのか、他のタスクよりも優先してやるべきなのかもあわせて伝えるようにしましょう。

部下の意見を軽視・無視すること

仕事を遂行する部下の意見やニーズを軽視したり、無視したりすることは避けるべきです。もちろん上司の方が経験豊富で、部下に対して不足を感じる部分もあると思いますが、意見を採択できない場合は、どこを修正すべきなのかを伝えましょう。

また部下が出してきた意見の中に良い部分があれば、それを実際の仕事に反映することも重要です。部下の意見を聞かない行為を繰り返すと、部下は「自分が考えても意味がない」と感じるようになり、コミュニケーションを避けるようになる可能性があります。

聞く姿勢が悪い

コミュニケーションの一環として聞くことを軽視しないことが重要であると先ほど解説しましたが、聞く姿勢もまた重要です。

たとえば、部下の話を注意深く聞くことで、双方向の理解が深まり、より効果的なコミュニケーションが実現します。

何か作業しながらつい部下の話を聞いてしまいがちですが、なるべく相手の目を見て話を聞くようにしましょう。

信頼の欠如

双方向で効果的なコミュニケーションをとるためには、「信頼」が重要です。信頼のない状態でメッセージを伝えても、部下に受け入れられにくくなります。

部下に話を聞いてもらったり、部下から意見を言ってもらうためには日々の行動が重要です。たとえば、部下に対して課しているルールを上司が守らないなどの状況は信頼を失いかねません。日々の行動を見直すことも意識しましょう。

矛盾した情報の伝達

矛盾したメッセージを避けることが必要です。部下は上司のいったことを実行しようとしますが、仮にそのメッセージが矛盾していると、「うちの上司、大丈夫かな。」と不安になってしまいます。

たとえば上司が昨日「Aの業務を優先的にやって」と依頼していたものが、今日は「Bの業務はまだ?」と部下に言ってしまうと、「先にAの業務をやってと言ってたのにな」と部下が不満を感じる可能性があります。

職場の状況は変わりやすく、昨日とは真逆のことを伝えないといけない瞬間もありますが、その場合は、背景や起きている状況も同時に伝えることを意識しましょう。

建設的ではない批判や中傷

特に意図や代替案のない非建設的な批判や中傷を避けることが重要です。毎回批判され、その意図もわからないままだと、部下は「また批判されるだけだろうな」と感じ、意見を積極的にいわないリスクも発生します。

フィードバックを送る際は「これはダメ」だけではなく、なぜダメだったのか、その理由をセットで伝えるようにしましょう。

参考:

Munodawafa, D. (2008). Communication: Concepts, practice and challenges. Health Education Research, 23(3), 369-370. https://doi.org/10.1093/her/cyn024 

まとめ

部下とのコミュニケーションは、管理職にとって避けて通れない課題です。明確で具体的なメッセージの伝達、部下の意見を尊重する姿勢、双方向の対話を重視することが重要です。

普段の業務も忙しくて、コミュニケーションも雑になってしまいがちですが、普段から意識することで職場の環境はより良くなっていくでしょう。