このページのまとめ
- 職務分掌とは、業務内容や役割、責任を整理し分配し直すこと
- 職務分掌を行う際には、職務分掌表を作成するのが効果的
- 職務分掌では業務範囲が狭くなりやすいことに注意する
業務を効率的に進める方法に、職務分掌があります。職務分掌とは、一人ひとりの従業員が担当する業務を明確にし、責任の所在を明らかにすることです。従業員の役割が明確になるメリットがある一方で、分配の仕方を間違えると思わぬトラブルが生じる可能性があります。今回は、職務分掌のメリット・デメリットを踏まえて、職務分掌を行う手順を詳しく解説します。
職務分掌とは
職務分掌とは、それぞれの従業員が担当する業務と責任の所在を明らかにすることです。
職務分掌表を作成して役割や業務範囲を示すことが一般的です。
一人の従業員が複数の業務を兼務している企業の場合、従業員の業務範囲が明確に定まっていないケースがあります。「責任者が誰か分からない」「誰が担当した業務か分からない」という状況が常態化すると、トラブルが発生したときに対応に時間がかかってしまいます。また、対応の不備によってあらたなトラブルを引き起こす可能性もあります。
職務分掌には、このようなトラブルを防いで効率的に業務を進める目的があります。
職務分掌のメリット
職務分掌のメリットには、次のようなものがあります。
業務範囲が明確になる
職務分掌により、従業員の業務範囲が明確になるメリットがあります。
複数の業務を兼務していたことで業務が煩雑になっていた場合は、一つの業務に集中することで生産性を高めることができるでしょう。また、落ち着いて業務に取り組むゆとりが生まれ、ミスが生じにくくなることもメリットです。
育成計画が立てやすくなる
職務分掌では、従業員の業務範囲を明確に定めます。
突発的に新しい業務が発生することがないため、従業員の育成計画が立てやすいというメリットがあります。
不正防止につながる
職務分掌では責任が明確化されるため、不正防止につながります。役割が明確ではない場合、複数の従業員が業務に絡むケースがあります。すると、トラブルが発生しても発生要因を引き起こした従業員が特定できず、従業員の責任感が希薄になってしまうことがあるかもしれません。
不正防止のために、それぞれの業務の責任の所在は明らかにしておきましょう。
職務分掌のデメリット
職務分掌のデメリットとしては、以下のようなものが考えられます。
細かい確認作業が必要になる
責任の所在が明確化されることで、責任者から許可を取らなければならない場面が増えます。
業務の進め方についても、細かく指示を受ける必要が出てくるかもしれません。
そのような場合に、「責任者の承認待ちで業務が進められない」というケースが発生する可能性があります。
指示待ち人間が発生する可能性がある
何事においても責任者の指示が必要な状況をつくると、従業員が指示待ち人間になってしまう可能性があります。「期日を遵守すればやり方は従業員に任せる」などのルールを決めて、従業員が主体的に業務を進められる配慮が必要です。
柔軟に業務を行うのが難しくなる
担当業務が明確になることで、ほかの業務を行っている従業員のサポートがしにくくなる可能性があります。周りの従業員が困っていても、「担当外の業務については口出しできない」「責任者に許可を取らないと業務の手助けができない」という状況が発生するかもしれません。
そのような状況が常態化すると、従業員同士が協力して業務を進めることが難しくなってしまうでしょう。
職務分掌表の手順
職務分掌の主な手順は次のとおりです。
組織図などで企業全体を把握する
まずは、企業全体の状況を把握しましょう。組織図を作成すると、役割や業務内容を確認できます。職務分掌の作成には、部署同士の連携や、現在持っている役割を把握しておくことが求められます。組織図で組織全体を把握し、どのような業務や責任を分配すべきか、確認しましょう。
業務を部署などで分担する
把握した業務内容や役割を部署で分担しましょう。既存の状態では、業務内容や役割が重複しているケースもあるためです。分担を行う際には、部署ごとに偏りが出ないように注意しましょう。
責任や権限の所在を決める
業務内容が分担できれば、責任や権限の所在を決めます。誰が責任を持って進めるか、あらかじめ決めておきましょう。また、新しい業務やイレギュラーが発生した場合の、対応先を決めておくことも大切です。あらかじめ決めておくことで、業務や責任の押し付け合いを防ぐことができるでしょう。
職務分掌表を作成する
最後に、これまでに決めた内容をもとに職務分掌表を作成しましょう。
職務分掌表とは、職務分掌での規則や従業員の業務内容などを明記したものです。
参考例として、厚生労働省が作成した職務分掌表を紹介します。
引用元：厚生労働省「『職務分掌：課長職（課長代理・課長）』『職務分掌:監督職（班長・係長）』」
職務分掌表を作成する際は、「業務量は適切か」「別業務を担当している従業員との連携不足が発生しないか」などの点に留意しながら内容を詰めていきましょう。各職種の従業員と話し合いながら作成すると効果的です。
まとめ
従業員の業務内容や役割を明確にするためには、職務分掌が有効です。責任の所在も明確になるため、不正のリスクを減らすこともできるでしょう。職務分掌を決める際には、職務分掌表を作成し、従業員に周知を行うことが大切です。現場のフィードバックを受けながら、業務内容や責任を分配しましょう。
