このページのまとめ
- KPTとは、業務の課題や改善点を明確にし、企業の継続的な成長につなげる手法
- KPTには「Keep」「Problem」「Try」の3要素がある
- KPTは継続的に行うことが重要なため、スケジュールを決めて業務の一つとして組み込む
企業を発展させるためには継続的な改善が必要ですが、「具体的にどのような点を改善すれば良いのか分からない」と悩んでいる企業担当者も多いと思います。そこで今回は、事業の振り返りに特化し、業務の改善を図るための方法である「KPT」についてご紹介します。KPTの実施手順や、振り返りがうまくいかなかったときの対処法についても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
KPTとは
KPTとは、これまで行ってきた業務を振り返り、プロジェクトの改善を行うフレームワークのことです。フレームワークとは、ビジネスの課題をパターンとして落とし込み、どの従業員でも解決できるようにするものです。KPTの場合は、フレームワークのなかでも、「振り返り」に特化しています。現状の課題に対してふりかえり、抱えている問題と次への行動を明確にするために用いられます。
KPTの3要素
KPTは、次の3つの要素から、分析を行う手法です。
- Keep：今後も続けること
- Problem：現状の課題
- Try：次に行うこと
まず、Keepとは、今後も続けることを指します。これまでの事業から良かったことをピックアップし、継続していく内容のことです。次に、Problemは、企業やプロジェクトが抱える課題です。今後はやめるべきことを明確にします。最後に、TryはKeepとProblemをもとに、次に挑戦する内容を定めます。このように、KPTには3要素があり、順序立てて考えることで、プロジェクトの改善を図ります。問題点を明らかにし、新しい行動を始めるために、3つの要素が重要です。
KPTのメリット
KPTは課題を発見し、組織を成長させるメリットがあります。また、コミュニケーションの活性化につながり、従業員の積極的な意見交換も実現できます。KPTのメリットを学び、組織の発展に活用しましょう。
課題が発見できる
KPTはプロジェクトの抱える課題を明らかにし、対策を行うことができます。現状を振り返ることで、冷静に分析を行えるためです。たとえば、プロジェクトがうまくいっていない状況でKPTを行うと、現状を客観的に分析し、課題を発見できるでしょう。課題の発見は、プロジェクトを成功させ、より効率をあげるために重要です。現状に行き詰まった場合には、KPTを実施しましょう。
コミュニケーションの活性化
KPTは、従業員が意見を出し合うことで、コミュニケーションの活性化につながります。さらに、新しい考えが生まれたり、ノウハウの共有もすすむことでしょう。また、KPTは紙や付箋にアイデアを書くことで、意見をアウトプットします。そのため、発言が苦手な従業員でも、意見を出しやすい特徴があります。KPTは課題の発見を行う手法ですが、従業員のコミュニケーションや議論を活性化させる場面でも活用可能です。
組織の継続的な改善
KPTを定期的に実践すると、組織の継続的な改善につながります。課題の発見から改善までが日常化されるためです。組織では、小さな課題や問題は放置されることが多く、ないがしろにされてしまいがちです。しかし、KPTを定期的に実践すれば、日常の課題に気づき、改善に取り組むことができます。そのため、小さな成長を積み重ねることができ、組織の継続的な改善につながるでしょう。組織の改善は、従業員のモチベーションにもプラスの影響を与えるため、実施が重要です。
KPTの準備
KPTのメリットが分かれば、実際に始めてみましょう。まずは、KPTを実施するために、必要な準備を紹介します。
実施タイミング
KPTは定期的に開催を行いましょう。組織を継続的に改善するためです。「プロジェクトの終了後」「毎週月曜日」などのように、決まったタイミングで行うと効果があります。実施時に重要なことは、KPTが業務に重要であると周知し、浸透させることです。KPTは業務の改善に必要であると意識できていると、KPT実施による効果が向上します。
必要なもの
KPTでは、付箋とペン、ホワイトボードが必要です。ツールなどは使用せず、簡単に実施できます。
また、アイデアがたくさん出せるように、付箋とペンは多めに準備しておきましょう。もし、在宅勤務で集まることが難しい場合には、スプレッドシートの使用も便利です。オンラインで同時にアクセスし、情報を共有できるため、代用可能です。
参加人数
参加人数に制限はありませんが、5人前後が進行しやすい人数です。人数が多過ぎると意見をまとめることが難しくなります。また、KPTに参加できていない従業員を見落としてしまうことにもつながります。全員が意見を出し、積極的に話し合える人数で行いましょう。
所要時間
基本的には、1時間を目安に実施しましょう。時間を区切ることで、集中して意見交換が行えます。最初は難しいかもしれませんが、KPTは定期的に実施します。何度も繰り返すことで、効率的に意見交換ができるようにしましょう。
KPTの手順
KPTの実施手順は以下のとおりです。
フォーマットを作る
ホワイトボードを準備し、フォーマットを作成します。下記のように、作成しましょう。
左上にKeepの欄、左下にProblemの欄、右にTryの欄を作成します。
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Keep |
Try |
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Problem |
KeepとProblemを書き出す
フォーマットができたら、KeepとProblemを書き出しましょう。Keepは「今後も続けること」、Problemは「現状の課題」です。付箋に書き、先ほど作成したホワイトボードに貼りつけます。ポイントとしては、思いついたものをそのまま書き出すことです。周りの意見を気にせず、正直に書き出しましょう。さまざまなアイデアが提出されることで、KPTの成功につながります。
KeepとProblemに関して話し合う
書きだしたKeepとProblemに関して話し合いましょう。提案した理由や、Keepする要因、Problemになってしまった原因を共有します。たとえば、「新しく始めた施策で生産性が上がったからKeepにした」「トラブルが多いからProblemにした」などの意見を出し合います。
また、ここではProblemの解決を意識しましょう。課題を発見し、改善を行うことが重要だからです。もし、提案されたアイデアが多い場合には、優先順位を決め、時間配分を行いましょう。重要な課題ほど、時間を使って話し合うことが大切です。
Tryを決める
話し合ったKeepとProblemをもとに、実施するTryを決めましょう。ここでは、実施する内容を具体的に決めることが重要です。また、KPTでは、Tryの内容を次回に評価し、振り返ることも大切です。実施しやすく、評価しやすい内容を設定しましょう。Tryが成功すれば次回のKeepになり、失敗すればProblemになります。Tryの内容は必ず実践し、次回に評価しましょう。
KPTがうまくいかないときのコツ
KPTを実践したものの、うまくいかない場合もあります。その際、意見交換ができているか、継続して実施できているか振り返りましょう。ここでは、KPTがうまくいかない時のコツを紹介するため、実行してみてください。
意見を出しやすくする
意見交換が活発になるように、KPTの場を整えましょう。全員が発言できる環境であれば、新しいアイデアも生まれやすくなります。たとえば、全員が発言できるように人数を減らす、話しやすいメンバーに変えるなど、工夫が必要です。また、あえて批判的な意見を出すことも重要です。もし、同じような意見しか出ない場合には、批判的な意見のみを出す時間を作ってみましょう。
継続して行う
KPTを成功させるために、継続して行いましょう。KPTでは、自分たちで決めたTryを振り返ることが重要だからです。失敗する原因として、「Tryを決めたが実践していない」「KPTの実施までに時間が空いてしまい満足な振り返りができていない」などの理由が考えられます。課題を発見し、改善するために、KPTを継続して行いましょう。定期的に実施できるように、意識づけることが重要です。
司会者を用意する
司会者を用意し、話がまとまるようにしましょう。 KPTでは議論が白熱し、本来の目的からずれてしまう場合があるためです。また、時間配分がうまくいかず、議論が終わらない場合もあります。全員が意見交換を行うと、客観的な判断が難しくなります。司会者を用意し、時間配分や議論の修正が行えるようにしましょう。
まとめ
自社の課題解決のフレームワークとして、KPTが有効です。現状を振り返り、課題を明確にし、今後実践する内容まで話し合えるためです。また、ペンと付箋、ホワイトボードがあればできるため、定期的に実施しやすいというメリットがあります。プロジェクトの振り返りは実施が必要だと分かっていても、時間がなかったり、タイミングがなかったりと実施できていない企業が多い状況です。KPTを定期的に開催し、業務の一つとして組み込んでしまいましょう。企業の発展には、継続的な成長が求められます。KPTを活用し、自社の課題発見と改善実施に役立てましょう。
