このページのまとめ
- リファレンスチェックとは、前職の上司や同僚などの関係者に勤務態度や経験を聞くこと
- リファレンスチェックのメリットとは、面接では判断できない情報を得られること
- リファレンスチェックの注意点には、個人情報保護を行うことが挙げられる
リファレンスチェックとは、履歴書では判断できない求職者の実情を知るために、前職の関係者に他者評価や勤務態度を聞くこと。しかし、リファレンスチェックを行っておらず、どのように実施するか悩んでいる担当者も多いことでしょう。リファレンスチェックの実施目的や手順を解説するので、人材採用を成功させたい方はぜひ参考にしてみてください。
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、中途採用を行う際、求職者の業務内容や勤務状況、人柄などに関して前職関係者にヒアリングを行うことです。従来は外資系企業を中心に行われており、近年に日本企業にも流入してきました。
リファレンスチェックは、求職者に同意を得てチェックします。実施時期に関しては、内定前の最終チェックとして利用されることが多め。採用する方向で進んでいる場合に、最後にひと押しする材料として行うのが一般的です。
前職調査との違い
前職調査とは、以前に勤務していた企業でトラブルを起こしていないか、経歴詐称がないかを調べる調査です。求職者に同意を得ていないケースも多くあります。一方で、リファレンスチェックは働きぶりやコミュニケーション力などを調査する方法です。そのため、前職調査とリファレンスチェックでは、求職者に同意を得ている点や、調査内容が異なります。リファレンスチェックは採用を前向きにするために、求職者のプラスの側面を探す調査だと覚えておきましょう。
リファレンスチェックを行う目的
リファレンスチェックを行う目的は、不明点の確認やミスマッチの防止、他社評価などを通して、求職者の人柄をより深く知ることにあります。目的を明確に定め、より効果を高めましょう。
書類や面接での不明点の確認
リファレンスチェックは、書類や面接では分からない部分を知るのに有効です。実際に、同じ職場で働いていた人の意見を聞けるためです。たとえば、職場での振る舞い方、業務に対する向き合い方など、客観的な評価を得られます。書面や面接では本人の自己申告になるため、実際の評価は分かりません。リファレンスチェックを行うことで、書類では分からない部分を確かめられます。
申告内容の正しさの証明
履歴書や面接で聞いた内容を、正しいと証明する際にも利用できます。求職者だけの意見ではなく、他者から事実確認ができるためです。たとえば、業務内容が正しいか、これまでの職歴や経験が正しいかなどをチェックします。また、中途採用の場合、職歴の空白期間や休職期間も確認が可能です。このように、リファレンスチェックでは、求職者の申告内容の確認はもちろん、申告されていない内容も確認ができます。
ミスマッチの防止
リファレンスチェックの実施により、ミスマッチを防ぐことも可能です。求職者のスキルや経験面のギャップを埋められます。「リーダー経験がある」といっても、規模の大きさや期間などによって、経験値は異なるでしょう。企業が想定するリーダーと、求職者の経験に差があれば、ミスマッチになってしまいます。リファレンスチェックによりスキルや経験などの実情を把握し細かいギャップを埋められれば、より良い人材採用につながるでしょう。
他者からの評価確認
前職の従業員に話を聞いて、他者からの評価が確認できます。企業側の評価と合わせて、採用を検討できるでしょう。たとえば、面接では素晴らしい印象を受けても、実務は評価されていない場合があります。一方で、面接のアピールは下手でも、業務評価は高い求職者も多いです。これらは、面接だけで判断するのは難しいもの。リファレンスチェックを通して多角的な角度から求職者を見ると良いでしょう。
リファレンスチェックの質問例
リファレンスチェックは一般的に、企業での働きぶりや、コミュニケーション、勤務状況の質問をします。具体的な実施のイメージをして採用活動に活かすためにも、次のような質問例を参考にしてください。
働きぶりを確認する質問
働き方に関する質問には、以下のような内容が挙げられます。
- 決断力や決定力、問題解決力に関する評価を教えてください
- 優れた能力を教えてください
- 再度一緒に働きたい人材ですか？
このように、スキル面での内容が多いといえるでしょう。
コミュニケーションを確認する質問
コミュニケーション力を知るには、以下の質問が効果的です。
- 上司とコミュニケーションはとれていますか？
- 部下に対する接し方はどうでしたか？
- リーダーとメンバーでは、どちらが向いていますか？
上司はもちろん、チームメンバーや部下などほかの社員とのコミュニケーションの具体例を問います。
勤務状況に関する質問
勤務状況の質問例は、以下の通りです。
- 勤怠に問題はありませんでしたか？
- 社内ルールを守って勤務していましたか？
勤怠や社内ルールなどは、社会人として最低限遵守すべき内容です。しかし、時折ルールを守れない人もいるため、聞いておいても損はないでしょう。
リファレンスチェック先の選定方法
リファレンスチェックには、求職者がリファレンス先を紹介する場合と、企業が探す選定方法があります。どちらの方法でも実施できるように、準備を整えておきましょう。
求職者がリファレンス先を紹介する方法
求職者にリファレンス先を紹介してもらう場合、企業が求職者に選定を求めます。その際、2人以上を紹介してもらうと良いでしょう。たとえば、求職者の上司と部下など、立場が違う人物に依頼します。立場が違う人物に依頼する理由は、異なる視点からの評価を聞くためです。
企業がリファレンス先を探す方法
企業がリファレンス先を探す場合、すべて企業主導で行います。自社のみで行う方法と、調査会社を利用する場合があると覚えておきましょう。自社で探す場合は、競合他社からの転職者である場合が多く、業界ネットワークを使ってリファレンス先を探します。一方で、調査会社を利用する場合、リファレンスチェックまでを含めて依頼。リファレンスチェックに抵抗がある企業も多いため、自社や調査会社の依頼では、断られる可能性もあるので注意しましょう。
リファレンスチェックの流れ
実際にリファレンスチェックを行う場合に備えて、一連の流れを把握しておきましょう。ここでは、求職者がリファレンス先を紹介する場合と、企業がリファレンス先を紹介する場合のそれぞれを解説します。
求職者がリファレンス先を紹介する場合
求職者がリファレンス先を紹介する場合、次の手順で来ないます。
- 求職者にリファレンスチェック実施の説明と依頼をする
- 求職者から、リファレンス先にリファレンスチェック実施の説明をしてもらう
- 求職者からリファレンス先の連絡先を受けとる
- リファレンスチェックの日程調整をする
- リファレンスチェックの実施
- リファレンス結果の共有
まず、求職者にリファレンスチェックの実施について説明しましょう。許可なく行うことは違法になるため、注意が必要です。許可を得たら、求職者に対して、リファレンス先に同意を得てもらいます。同意が得られたら、リファレンス先の連絡先を受け取り、自社から連絡をしましょう。
また、リファレンス先の同意を得られるかは、求職者次第です。コミュニケーションをとり、リファレンスチェック実施に向けて働きかけてもらいましょう。
企業がリファレンス先を探す場合
企業がリファレンス先を探す場合の手順は、次のとおりです。
- 求職者にリファレンスチェック実施の説明をして同意を得る
- 自社でリファレンス先を探す
- リファレンス先と日程調整をする
- リファレンスチェックの実施
- リファレンス結果の共有
求職者にリファレンス先を紹介してもらうときと同様に、求職者の許可を得ましょう。異なるのは、求職者の同意を得た後は、すべて自社でリファレンスチェックを行う点です。リファレンス先の選定と連絡、リファレンスチェックまで、自社で行いましょう。
企業がリファレンス先を探す際の注意点としては、リファレンス先の選定です。独自のネットワークで見つからない場合は、求職者にリファレンス先の提供を行ってもらうことも検討しましょう。
リファレンスチェックでの注意点
リファレンスチェックを行う際には、個人情報保護に注意しましょう。法律違反に該当しない行動が求められます。ここでは、リファレンスチェックを行う際の注意点を解説するため、参考にしてください。
必ず本人の同意を得る
繰り返しになりますが、リファレンスチェックを行う際には、必ず本人の同意を得ましょう。第三者に個人情報を提供する際には、本人から事前の同意を得る必要があるためです。面接時に通知しておく、書面に残しておくなどして、対応しましょう。
個人情報保護法を守る
リファレンスチェックでは、個人情報保護法に違反しないようにしましょう。特に、第二条第三項に示されている「要配慮個人情報」に注意します。「要配慮個人情報」とは、本人に差別や偏見が生じないように配慮する個人情報。具体的には、次の6項目があげられます。
- 人種
- 信条
- 社会的身分
- 病歴
- 犯罪の経歴
- 犯罪により害を被った事実
これら6項目以外にも、本人への差別を冗長するような質問は禁じられています。リファレンスチェックの質問項目を決める際に、注意しましょう。
参照元：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」
内定取り消しは慎重に行う
内定取り消しに関しては、慎重に検討しましょう。リファレンスチェックで問題があっても、内定取り消しに値するか考えるのが重要です。一般的には、内定を出した時点で、雇用契約は成立したとみなされます。内定取り消しは、不当解雇だと問題になる恐れがあるでしょう。雇用契約には解約権があるため、内定取り消しは認められています。しかし、内定取り消しに値するほどの理由であるかどうかが重要になるため、慎重に行いましょう。
参照元：e-Gov法令検索「労働契約法」
複数のリファレンス先を準備する
リファレンスチェックを行う際には、複数のリファレンス先を準備しましょう。リファレンスチェックに抵抗がある、時間がないなどの理由で断られ、実施できない可能性もあるためです。別のリファレンス先を用意しておけば、依頼先を変えるだけでスムーズに進められます。
質問内容に気をつける
リファレンス先が答えづらくならないように、質問内容に気をつけましょう。特に、本人のプライベートや家庭環境などには注意が必要です。答えづらい質問を何度も行うことは不信感にもつながるため、質問内容に気を配るべきといえます。厚生労働省が提唱している「公正な採用選考の基本」も参考にすると良いでしょう。
参照元：厚生労働省「公正な採用選考の基本」
リファレンスチェックを拒否された場合の対応
リファレンスチェックを依頼しても、拒否される場合があります。
拒否された場合に取るべき対応は次のとおりです。
別の候補者に連絡する
リファレンスチェックを拒否された場合、別の候補者に連絡しましょう。あらかじめ、求職者に候補を複数用意してもらうと安心です。もし、職場内での紹介が難しい場合、退職済みの部下や上司に範囲を広げる方法もあります。リファレンスチェックを苦手とする方もいるため、別の候補者を準備しておきましょう。
時間をおいて再度依頼する
繁忙期や配置転換のタイミングで断られたのであれば、時間をおいて再度依頼してみるのも1つの手段。相手先企業の迷惑になり兼ねないため、「タイミングがあえば対応可能」と言われた場合に限り、都合のつきやすい時間や時期を伺い再度依頼すると良いでしょう。求職者から、事前に繁忙期や仕事の状況を聞いておくと安心です。
ツールを導入し手間をかけずに行えるようにする
リファレンスチェックを面倒に感じ、断られる場合もあります。ツールを導入するなどして、リファレンス先の負担にならないようにしましょう。直接会うことが難しければ、オンライン面談やチャットツールを用いて、都合の良いタイミングで回答してもらう方法もあります。リファレンス先の負担にならないように意識しましょう。
まとめ
リファレンスチェックの実施は、求職者とのミスマッチ防止に役立ちます。さらに、書類や面接では分からない部分を確かめる材料としても役立つでしょう。気をつける点としては、求職者の同意を必ず得ることと、個人情報を守ることです。個人情報保護法に違反しないように、注意しましょう。より良い人材を獲得するために、リファレンスチェックを有効活用してください。
