このページのまとめ
- 入社承諾書とは、企業の採用意思と内定者の入社意思を示す書類のこと
- 入社承諾書を提出してもらった時点で、応募者の内定が成立する
- 入社承諾書が提出されたあとに内定を辞退されるケースもある
内定を出した応募者に対して、入社承諾書を送付する企業も多いでしょう。入社承諾書は、企業の採用意思を示すと同時に、内定者の入社意思を確認するために送付する書類です。ただし、入社承諾書を取り交わしても、内定者が入社を辞退するケースもあります。今回は、入社承諾書を送付する際の注意点や記載内容について解説します。採用のトラブルを防ぐための参考にしてみてください。
入社承諾書とは
入社承諾書は企業の採用意思と応募者の入社意思を示すための書類で、「内定承諾書」と呼ばれることもあります。
入社承諾書を送付することで企業側が採用意思を示し、送付した書類に必要事項を記入して返送してもらうことで、内定者の入社意思を確認します。
入社承諾書を用いる理由
企業が入社承諾書を送付する理由には、次のようなものがあります。
採用を証明するため
1つ目の理由は、内定者に対して採用の意思があることを証明するためです。
電話やメールでの連絡だけで済ませず、正式な書類を送ることで内定者に安心感を与えることができます。また、口頭のみの連絡では「言った言わない」のトラブルになるケースがあるため、証拠を残すために書類を送付する目的もあります。
内定者に入社承諾の覚悟を持ってもらうため
2つ目の理由は、内定者に入社の決意を固めてもらうためです。
入社承諾書に必要事項を記入して企業に提出することで、企業に入社の意思を正式に伝えることになります。
企業は、内定者に入社承諾書を提出してもらうことで、「基本的には内定を辞退されることはない」と考えて入社準備を進められます。入社承諾書の提出がない場合は、内定を辞退される可能性を踏まえて入社準備を保留にすることもできるでしょう。
このように、入社承諾書で内定者の入社意思を確認することで、効率的に受け入れ準備を行うことができます。
入社承諾書を送付する際の注意点
結論として、入社承諾書の送付は法律で義務付けられていません。
そのため、企業によっては内定者に入社承諾書を送付しないケースもあります。
ただし、入社承諾書を送付する場合は、以下の注意点を押さえておく必要があります。
企業は入社承諾書により、内定取り消しができなくなる
入社承諾書を送付することで、企業は採用の意思を証明したことになります。
入社承諾書の送付後に正当な理由なく内定を取り消した場合は、内定者との間でトラブルに発展する可能性があります。
入社承諾書を送付する場合は、基本的に内定後の取り消しができないことを念頭におきましょう。
入社承諾書には、内定辞退を防ぐ効力はない
入社承諾書には、内定辞退を防ぐ効力がないことを知っておきましょう。
入社承諾書を提出した内定者から「内定を辞退したい」との連絡を受けても、企業は拒否することができません。
入社承諾書が提出されても内定を辞退されるケースがあることを理解し、無理な引き止めを行わないようにしましょう。
情報の流出に注意する
入社承諾書には内定者の個人情報が含まれているため、情報の流出に注意しましょう。
特に、入社承諾書をメールで送付する場合は、「宛先を間違えた」「ほかの内定者の氏名が記入された入社承諾書を送ってしまった」などのトラブルに注意が必要です。
入社承諾書の記載内容
ここでは、入社承諾書の基本的な記載内容を紹介します。
承諾日
内定者に記入してもらうための、入社承諾日の項目を設けましょう。
入社承諾日には、書類を提出する日付を記入してもらいます。
会社情報
会社情報とは、会社の名前と代表者名のことです。
責任の所在を明確にするために、会社名と代表者名の両方を記載するケースが一般的です。
誓約内容
入社にあたって約束してほしい内容を記載しましょう。
一般的には、「入社を拒否しないこと」「情報の虚偽申告は行わないこと」などを記載します。
制約内容に何を記載するかは、自社で決めておきましょう。
内定者の情報
内定者が記入する「住所」「氏名」「押印」の欄を用意しましょう。
内定者の入社意思を確認するための非常に重要な項目です。
保証人情報
企業によっては、保証人を求めるケースもあります。
その場合は、保証人の「住所」「氏名」「押印」の欄を用意しましょう。
採用取り消しが発生するリスクの説明
万が一に備え、状況によっては採用を取り消す場合があることを記載しましょう。
採用を取り消すケースには、次のようなものがあります。
- 入社日までに卒業できなかった
- 提出書類や情報に虚偽がある
- 反社活動が見つかった
- 病気や怪我などで就業が不可能
まとめ
今回は、入社承諾を送付する際の注意点や記載内容について解説しました。
入社承諾書は企業の採用意思と内定者の入社意思を確認するために用いられる書類です。ただし、入社承諾書が提出されたあとに内定を辞退されてしまう可能性もあります。入社承諾書は内定者の入社を確約するものではないことを理解し、あらゆるリスクを想定したうえで採用活動を進めましょう。
