このページのまとめ
- フリーアドレスとは、固定席をなくし、従業員が自由に座れる席を用意すること
- フリーアドレスには、オフィスの余った空間を活用できるメリットがある
- フリーアドレス導入時は、形骸化しないようにシンプルなルールで運用する
オフィスでの働き方のひとつに、従業員が自分の座る席を自由に決められるフリーアドレスというものがあります。働き方の多様化に伴い、導入を行う企業が増加しています。しかし、名前は聞いたことがあっても詳しい内容までは分からないという企業の担当者も多いことでしょう。そこで今回は、フリーアドレスを導入するメリットや導入方法を解説します。働き方の多様化に柔軟に対応するためにも、ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、従業員の席を固定せず、一人ひとりが自分の席を自由に選択する働き方のことです。自由を意味する「フリー」と、所在を意味する「アドレス」が合わさり、フリーアドレスと呼ばれています。
従来のオフィスでは従業員ごとに座る席が決まっており、固定の場所で業務を行っていました。
一方で、フリーアドレスは席の指定がないため、その時に空いている場所に自由に座ることができます。フリーアドレスは従業員の気分転換を実現するだけではなく、外出やリモートワークなどで空いている席を有効活用したり、働き方の多様化に対応したりするのに効果的です。
フリーアドレス導入企業が増加する背景
フリーアドレス導入企業が増加する背景には、次のような変化が挙げられます。
働き方の変化
働き方改革が進み、リモートワークを行う企業が増加しています。その結果、オフィスに出社して仕事をする従業員が減った企業も多いことでしょう。出社する従業員が少なくなると、オフィスのスペースが余ります。そこで活躍するのがフリーアドレスで、座席の廃止により、限られたオフィスのスペースを有効活用した企業運営が可能になります。その日に出社する人数をあらかじめ決めておけば、当日に席が足りなくなることはありません。
職場環境の変化
インターネットの普及により、働く場所にこだわらず、自由に働ける環境が一般的となりました。フリーアドレスもその一つであり、職場にも自由さを取り入れる企業が増加しています。加えて、新型コロナウイルスの影響もあり、ソーシャルディスタンスへの対策も求められています。この2つを満たす手法として、フリーアドレスに注目が集まるようになりました。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスの導入には、主に以下のようなメリットがあります。
コミュニケーションが活発になる
フリーアドレスはコミュニケーションを活発にさせる効果があります。席が決まっていないことで、部署やチームをまたいだ従業員間のコミュニケーションがとりやすくなるためです。さまざまな部署やチームの従業員と情報を交換することにより、思わぬアイデアを思いつくきっかけになるかもしれません。
従業員の自律性が促進される
フリーアドレスは、従業員に自分の働き方を自由に決めさせる方法です。集中したい時は一人で、アイデアが欲しいときは複数人が集まる席など、業務の生産性を上げる方法を自分で考えて作業スペースを選択することで、従業員の自律性や自己管理能力が鍛えられます。
柔軟な対応が可能
フリーアドレスは、組織体制の変更や従業員数の変更に柔軟に対応することが可能です。たとえば、新入社員が入社した場合でも、デスク周りのレイアウトを大幅に変更せずに利用してもらえます。このように、フリーアドレスは組織体制の変化に対して柔軟な対応が可能です。
オフィスの空間にゆとりが生まれる
フリーアドレスでは全従業員分の席を用意する必要がないため、オフィスの空間にゆとりが生まれます。フリーアドレスの導入によって、従業員1人あたりの作業スペースを広く確保したり、余ったスペースを別の目的で利用したりすることができます。また、小規模なオフィスに移転することで、オフィスの管理コストを削減することもできるでしょう。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスの導入を検討する際には、メリットだけでなくデメリットも把握しておくことが重要です。フリーアドレスのデメリットには、次のようなものが考えられます。
従業員の管理が難しくなる
フリーアドレスでは、働き方の自由度が高くなるゆえに従業員の管理が難しくなります。従業員がどこで作業をしているのか、そもそも出社しているのかが把握しにくくなります。対策としては、従業員の出社状況や、出社時にどのあたりの席に座っているのかを把握できる体制を整えるのがおすすめです。
ルール制定が必要
フリーアドレスの導入時には、ルール制定が重要です。ルールがなければ、盗難が発生したり、自席のように扱う人が出現したりと、トラブルが発生する要因になってしまいます。離席時には自分の荷物を持っていく、帰宅時にはデスクの上を片付けておくなどのルールを設定します。スムーズに運用を行うために、導入時のルールを明確に定めておきましょう。
帰属意識の減少
自由に働けることによって、帰属意識の減少が発生します。企業やチームへの意識が希薄となるためです。フリーアドレスは従業員一人ひとりの裁量にゆだねる要素が多くなります。すると、チームとしての一体感を失い、従業員が孤独を感じてしまうケースもあります。そのため、定期的にチームのメンバーでコミュニケーションをとる機会を設けるなど、従業員が帰属意識を感じられるようにする工夫が必要です。
導入コストがかかる
フリーアドレスの導入には、コストが発生するケースがあります。たとえば、無線LANの配備、勤怠管理システムの導入、社用携帯やパソコンの付与などです。フリーアドレスの環境を整えるためには、少なからず初期費用がかかることを押さえておきましょう。
フリーアドレスの導入方法
フリーアドレスの導入は、以下の手順で進めるとスムーズです。
導入目的を決める
まずは、フリーアドレスの導入目的を定めます。たとえば、従業員の交流を促進してコミュニケーションを活性化させる、リモートワークにあわせて出勤人数を減らすなど、目的を明確にしましょう。
対象者を決める
まずはフリーアドレスを導入する従業員を決めます。企業全体で行うのではなく、部署への導入が一般的です。たとえば、外出が多い営業部門はフリーアドレスに向きますが、紙書類を扱う労務や人事はフリーアドレスに向きません。紙書類は管理が必要であり、席移動によって非効率になるためです。業務内容や職種によっても向き不向きがあるため、十分に検討しましょう。
座席数を決める
オフィスの座席数を決定しましょう。対象者の人数から、オフィスに設置する座席設置率を設定します。オフィスに従業員の何％が出社するかの予測を立て、決定しましょう。席数やレイアウトを決める際に必要なため、明確に定めておきましょう。
運用方法を決める
フリーアドレスには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。自社の運用に合った方法を選びましょう。完全フリーアドレスとは、エリアを限定せず、すべての席から選ぶ方法です。普段の業務では接することがない従業員と話すことで、コミュニケーションの活性化が期待できます。一方で、グループアドレスとは、グループごとにエリアを設定し、指定した範囲で席を選ぶ方法です。グループごとで席を決めるため、部署やプロジェクト単位で連携をとりやすくなるメリットがあります。
従業員に周知する
フリーアドレスの導入準備が整ったら、従業員に周知しましょう。
従業員に周知しましょう。実際に働く従業員が理解していなければ、活用できません。浸透させるためには、社内報での周知や、マニュアルを公開しましょう。ファイル化して、従業員が簡単にアクセスできる状態にしておくことが重要です。また、マニュアル化は現在の従業員だけではなく、今後入社する従業員への周知も簡単になります。
フリーアドレス導入時のポイント
フリーアドレスの導入を成功させるために、事前の準備を徹底しましょう。フリーアドレス導入時に押さえておくべきポイントは以下のとおりです。
簡単に運用できる仕組みを作る
スムーズに運用できる仕組みを整え、フリーアドレスを形骸化させないようにすることが重要です。たとえば、ルールが複雑過ぎる場合には、ルールを守らない従業員が増加します。すると、運用に失敗し、フリーアドレス自体の廃止につながってしまいます。導入を成功させるためには、従業員が理解しやすい仕組みづくりが重要です。ときには従業員と相談しながら、分かりやすい仕組みを考えましょう。
フリーアドレスを使いやすい環境を整備する
フリーアドレスが行いやすいように、職場環境を整備しましょう。システムや設備面の導入も重要です。たとえば、自由に席を移動できるように、個人ロッカーの配備が有効です。出社したらロッカーに荷物を入れることで、席移動が簡単になります。フリーアドレス実施時には、物が多くて移動が大変、荷物の場所に困るなど、さまざまな問題が発生します。従業員が不便に感じないように、職場環境を整備しましょう。
フリーアドレスの導入が効果的な企業
フリーアドレスの導入が効果的な企業には、以下のような特徴があります。
オフィスを活用したい企業
オフィスの空間を有効活用したい企業は、フリーアドレスの導入に向いています。たとえば、営業を行う従業員が多い企業は、フリーアドレスの導入で席数を減らすことができます。また、空いたスペースにミーティングルームを増やすことで、社内外問わず、ちょっとした打ち合わせのときに気軽に利用できるようになります。
従業員間のコミュニケーションを活性化したい企業
部署を超えた交流など、コミュニケーションを活発にしたい企業にも、フリーアドレスの導入がおすすめです。席を固定化すると、普段からよく話すメンバーがどうしても限られてきてしまいますが、フリーアドレスの場合は部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションが生まれやすくなります。
多様な働き方に対応したい企業
リモートワークの増加など、働き方を多様化する企業も増加しています。フリーアドレスを使って、多様化を推進しましょう。たとえば、業務に集中できるように個人ブースを作成したり、アイデアを集めるために大人数が座れる席を設けることもできます。業務内容に応じて、従業員の働きやすさも違います。フリーアドレスの導入は、多様な働き方を実現する要素になるでしょう。
フリーアドレスに失敗しやすい企業
フリーアドレスを導入しても、失敗してしまうケースがあります。以下のような企業は、フリーアドレスを導入する必要があるかどうかを慎重に検討してみましょう。
従業員の出社率が高い
従業員の出社率が高い企業は、活用できる空席の数自体が少ないため、フリーアドレスが失敗しやすい傾向があります。同じ席に座る従業員が出てくるなど、席の固定化も発生しやすくなります。フリーアドレス導入時には、リモートワークを組み合わせたり、出社しなくても業務ができる業種に限定したりするなどの対策を考えましょう。
新しい取り組みに対応できない従業員が多い
新しい取り組みや変化に対応できない企業は注意しましょう。環境が大きく変わり、働きづらくなる従業員が発生する可能性があります。たとえば、働き方のルーティンがある従業員は、固定席の方が働きやすくなります。また、新しいルールへの適応が苦手な従業員もいるでしょう。変化が少ない企業は、フリーアドレスのような変化にも対応できない可能性があります。ルール変更に適応できるベースが整っているかどうかが重要です。
まとめ
フリーアドレスは多様な働き方を実現し、組織の活性化をもたらします。コスト面でも、オフィスの有効活用や余分な費用削減につながるなどのメリットがあります。しかし、業種によっては効率が悪くなったり、変化に対応できない従業員が発生したりする懸念点も抱えています。自社がフリーアドレスの利用に適しているかどうかを十分に検討したうえで導入を進めてください。
