このページのまとめ
- コミュニケーションツールとは、情報伝達に使用するツール
- コミュニケーションツールの機能には、チャット機能やデータ共有機能がある
- コミュニケーションツール導入では、導入目的が明確になると、最適なツールが選べる
組織の活性化や業務効率化のためには、コミュニケーションツールが重要です。コミュニケーションを活用することで、円滑なやり取りを実現できるためです。また、現代ではテレワークなど、働き方も変化しています。働き方に合わせて、コミュニケーションツールの導入を検討する企業も多いことでしょう。今回は、コミュニケーションツールの主要機能や、ツールを選ぶ際のポイントについてご紹介します。
コミュニケーションツールとは
コミュニケーションツールとは、従業員のコミュニケーションをスムーズにし、業務を効率化させるツールです。一般的には、チャット機能が搭載されたものをコミュニケーションツールと呼びます。従来はメールが一般的でしたが、メールを読んでもらえているかが分からないなど、問題を抱えていました。一方で、コミュニケーションツールでは、既読状況が分かるようにするなど、スムーズなやり取りを実現します。
情報社会への対応
コミュニケーションツールの導入は、情報社会への対応を促進します。リアルタイムな判断を可能にし、情報共有のスピードを上げられるためです。現代では、ITの普及も進み、扱える情報が増加しています。よりスムーズに業務をすすめ、意思決定を行うためにも、コミュニケーションツールの需要が高まっています。
コミュニケーションツールの主な機能
コミュニケーションツールには、主に以下のような機能が備わっています。
チャット機能
チャット機能では、従業員同士でメッセージのやり取りができます。チャット機能があることで、メールよりもフランクに連絡を取り合えるメリットがあります。また、グループチャットも使用できるため、プロジェクトや部署ごとに連絡を取りあえます。
通話・会議機能
文字だけのやり取りではなく、通話ができるツールもあります。文字では伝わらない内容の場合、通話機能を使うとコミュニケーションがスムーズになります。また、会議機能を使えば、離れた場所でも情報共有が可能です。顔を見ながら話すことができるため、遠隔でのコミュニケーションでも役立つでしょう。
タスク管理機能
コミュニケーションツールには、タスク管理ができるツールもあります。従業員のタスクを共有し、可視化できるメリットがあります。たとえば、部下の業務管理が難しい場合、タスク管理を共有すると業務の効率化につながるでしょう。日報を書く代わりにタスク管理ツールを更新するという使い方もできます。
データ共有機能
データ共有を行い、業務の効率化も実現できます。これまでメールで添付していたデータファイルなどが、簡単に共有できるためです。従来はメールで添付していましたが、送り忘れや送信ミスなどの問題が発生していました。データ共有機能を使えば、複数の従業員に簡単にデータを共有できます。
コミュニケーションツールのメリット
コミュニケーションツールの導入には、以下のようなメリットがあります。
レスポンス速度の向上
コミュニケーションツールは、業務のレスポンス速度を向上させます。情報共有が進み、業務の円滑化を実現するでしょう。たとえば、離れた場所にいる従業員に対しても、チャット機能で簡単に連絡ができます。電話とは違い、自分のタイミングで連絡し、確認できるところもメリットです。また、データ共有も簡単になり、必要な情報の共有速度もあがります。
コミュニケーションの多様化
コミュニケーションツールは、やり取りの多様化を実現します。メールや電話に縛られず、さまざまな手段でコミュニケーションが取れるでしょう。また、ツールを使うことで、気軽にメッセージを送ることができます。メールのように、かしこまった文面が必要ないため、コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。
ノウハウの蓄積
コミュニケーションツールでデータ共有を行えば、ノウハウの蓄積が実現できます、多くの従業員が確認できるため、ノウハウを共有しやすいメリットもあります。たとえば、新入社員のグループチャットを作り、研修データを簡単に共有可能です。また、従業員同士のコミュニケーションから、新たなアイデアやノウハウが生まれることもあるでしょう。このように、コミュニケーションツールはノウハウを蓄積させ、多くの従業員に共有できるメリットを持ちます。
業務効率化
やり取りの内容が可視化されることで、業務効率化につながります。従業員が何をしていて、どこで苦戦しているかが分かるためです。たとえば、グループチャットで報告を行えば、管理職も簡単に状況を把握できます。また、コミュニケーションツールであれば、外出先からでも簡単に返事ができます。従業員の質問に簡単に返事できるため、業務効率化につながるでしょう。
コミュニケーションツールの選び方
コミュニケーションツールを導入する際には、自社にあったツールを選びましょう。必要な機能をもつツールであれば、業務効率化が見込めます。コミュニケーションツールの選び方のポイントは以下のとおりです。
操作性が簡単
導入時には、操作性が簡単なコミュニケーションツールを選びましょう。従業員が使いやすいツールは、使用頻度が上がるためです。たとえば、全員がツールの機能を活用できれば、導入効果が見込めます。一方で、使い方が分からない従業員がいるとメールや電話などを使うことになり、導入の効果が出ません。コミュニケーションツールを導入する際には、操作性が簡単で、全員が利用できるツールを選びましょう。
セキュリティ性能が高い
コミュニケーションツール選びでは、セキュリティ性能も重要です。自社のデータや、個人情報を扱うケースもあるためです。たとえば、アクセス制限やSSL機能など、セキュリティ性能を確認しておきましょう。重要なデータを扱う場合と同様に、セキュリティには注意が必要です。
費用対効果が見込める
費用対効果が見込めるツールを導入しましょう。高くて機能が多いコミュニケーションツールを導入しても、費用対効果がなければ、無駄になってしまいます。たとえば、使用人数や機能を確認し、費用面を調整しましょう。また、あらかじめ予算を決めてしまい、予算内で比較を行う方法もあります。
サポート体制が充実
サポート体制が手厚いツールであれば、導入後も安心です。導入時のサポートだけではなく、導入後のサポートについても調べておきましょう。たとえば、土日も勤務を行う企業の場合、サポートが土日休みだと、重要なときに対応してもらえない可能性があります。また、夜間にサポートが必要な企業もあるでしょう。自社でサポートが必要なときに動いてもらえる体制が重要です。自社の労働形態とサポートがマッチしているか、確かめましょう。
自社の課題を解決できる
自社が抱えるコミュニケーションの課題を、解決できるか考えましょう。コミュニケーションの課題は、企業ごとにさまざまなためです。たとえば、大人数でのコミュニケーションを課題にしている企業もあれば、テレワーク時のコミュニケーションを課題にしている企業もあるでしょう。自社の課題を解決するには、具体的な目的が重要です。解決したい課題を考え、ツールを導入しましょう。
コミュニケーションツールは、さまざまな機能が含まれているツールと、機能が絞られたタイプがあります。自社で導入するツールに、必要な機能が備わっているか確認しましょう。また、ツールを複数導入する場合、機能が被ってしまう可能性があります。ツールごとの機能を確認し、従業員が混乱しないようにしましょう。
コミュニケーションツール導入時の注意点
コミュニケーションツールの導入を検討する際には、以下の点に注意しましょう。
使用ルールを定める
コミュニケーションツールは、使用ルールを定めて使いましょう。ルールを定めておくことで、効果的な活用が期待できます。たとえば、「連絡は朝9時から20時までにする」というように時間を決めておくと、従業員の負担が軽減されるでしょう。ルールが曖昧な場合、上司独自のルールが定められ、部下が混乱する可能性もあります。企業として使用ルールを定め、運用を行いましょう。
導入目的を明確にする
導入にあたって、目的を明確にしましょう。従業員に対しても、目的を周知しておくと効果的です。何も説明せずに導入した場合、使い方を理解していない従業員の発生や、本来の意図と違った活用がされる可能性があります。すると、効率的な運用に失敗するため、業務を停滞させてしまう可能性もあります。コミュニケーションツール導入時には、導入目的を明確にし、従業員に周知しましょう。
従業員全員が使えるようにする
コミュニケーションツール導入時には、従業員全員が使えるようにしましょう。使用できない従業員がいたり、部署ごとに異なるツールを導入してしまうと、非効率になるためです。また、ツールが苦手な従業員でも使えるように、マニュアルを準備しておきましょう。ツール導入時には、企業全体で使用できる環境が重要です。
対面でのコミュニケーションもあわせて実施する
コミュニケーションツールを導入しても、対面でのコミュニケーションを継続しましょう。対面だからこそ伝わる内容があるためです。コミュニケーションツールは便利ですが、微妙なニュアンスが伝わらない、関係性が希薄になるなどのデメリットもあります。コミュニケーションツールだけに頼らずに、対面でのコミュニケーションも機会を設けましょう。
まとめ
コミュニケーションが多様化する現代では、コミュニケーションツールの活用が重要です。しかし、コミュニケーションツールの導入を間違えてしまうと、業務の非効率化や、組織の混乱を招きます。導入目的を明確にし、自社に必要な機能を選びましょう。また、導入時にはルールを明確にし、対面でのコミュニケーションも忘れないことが大切です。
