このページのまとめ
- 会議とは、情報共有や意思決定を行う話し合いのこと
- 会議では目的とゴールを決めることが重要
- 会議では全員が発言できるように、発言しやすい環境を心掛ける
企業では、情報共有や物事の決定を行うために会議を実施します。毎週、どこかで会議を行っている担当者も多いことでしょう。会議をただ実施するだけではなく、目的をもって行うことが重要です。目的がなければ、時間の浪費や、従業員のストレスにつながる可能性があります。今回は、会議がもつ5つの目的や、会議実施時の注意点を解説します。効率的で、建設的な話し合いを行うためにも、参考にしてください。
会議とは
会議とは、関係者が集まり、情報交換や議論を行う場のことです。定例会議や、ミーティングなども会議に含まれます。また、会議を行う際には、目的をもち、効果的な会議を行うことが重要です。たとえば、今日は新しいアイデアを出す会議だと決めておけば、参加者も準備をして出席できます。参加者から何も意見がない状態や、ひとりの発言者が話しているだけの状態は、会議とはいえないため注意しましょう。
会議の種類
会議と呼ばれるものには、さまざまな種類があります。会議の主な種類は次のとおりです。
定例会議
定例会議とは、一定の期間ごとに行う会議のことです。主に、情報共有や意見交換を目的として実施されます。たとえば、1ヵ月ごとの会議や、1週間ごとにプロジェクトの進捗確認のため行う会議などが挙げられます。定例会議の場合は、意見交換が目的か、情報共有が目的かを明確にしましょう。情報共有だけが目的の場合は、時間を決め、効率良く進めることも重要です。
ミーティング
ミーティングとは、簡単な打ち合わせや会合のことです。定例会議とは違い、必要なタイミングで随時行われます。たとえば、営業に向けた打ち合わせなどは、ミーティングで実施します。また、ミーティングの場合、情報交換やアイデア出しも大切です。複数人で意見交換を行うことに意味があり、別の視点からの意見が欲しい場合にも活用されます。
ブリーフィング
ブリーフィングとは、状況説明や簡単な報告を行う会議のことです。英語の「brief」、簡潔な、要約するの意味をもつ言葉が語源です。従来は軍事用語であり、空軍が飛行経路を確認する会議を指していました。そこから、航空業界に広まり、さまざまな業界でも使用されています。ビジネスの場合では、行動を起こす前に行う、簡易的な打ち合わせをブリーフィングと呼びます。
会議の5つの目的
会議を行う際には、「どうして会議を開くのか」という目的を設定することが大切です。目的もなく会議を始めてしまうと、時間を消費するだけになってしまいます。会議を開く目的には、主に次のようなものがあります。
物事を決める
物事を決める会議とは、意思決定を行う人物が同席し、決定を下すまで行う会議です。ゴールを「物事を決める」と定めることで、議題がハッキリするメリットがあります。パターンは複数あり、小さな物事を決定する場合や、事前に協議を重ねて最終決定を行う場合もあります。着地点を決めておくことで、スムーズな会議ができるでしょう。
情報を広げる
情報を広げる会議とは、アイデア出しを目的とした会議です。ブレーンストーミングなどを行い、新しいアイデアを生み出します。情報を広げる会議のポイントとしては、ためらわず、自由な発想で話し合うことです。相手の意見を否定せず、さまざまな意見を出すようにしましょう。また、この会議では、結論を出す必要はありません。アイデアを出すことが目的なため、まずは参加者の発言を増やすことを意識しましょう。
理解を深める
広げた情報に対して、理解を深める会議も重要です。出てきたアイデアを形にする目的があります。ゴールは問題解決や具体的な案になるため、時間をとって行うことが求められます。また、理解を深める会議では、指摘や言い争いにならないように気をつけましょう。議論を行うことは大事ですが、批判にならないように気を付けましょう。
情報を伝える
周知事項などの情報を伝えることも、会議の目的です。ミーティングや報告会議などと呼ぶ場合は、情報を伝える会議になります。情報を伝える会議では、物事を決定せず、情報共有がメインです。議論などを行い、話が逸れないように気をつけましょう。また、情報を伝える会議では、要点をまとめ、端的に行います。なぜなら、長時間になると内容が分からなくなり、参加者のモチベーションが下がるためです。あらかじめ時間を区切るなどして、必要な情報を端的に伝えましょう。
気持ちを上げる
従業員の気持ちやモチベーションアップを目的とした会議も行われます。決起会や、飲み会も気持ちを上げる会議に含まれるでしょう。気持ちを上げる会議では、報告や議論を行いません。仲間意識を高めたり、意思統一を行うことを目的とします。また、決起会であれば、これまでの頑張りを評価してあげることも重要です。気持ちを上げる会議も行い、従業員のモチベーションアップにつなげましょう。
会議を効率化する方法
会議を開く際には、時間を意識して効率的に進めることが重要です。会議の時間が長引くほど参加者の集中力が下がり、結論もまとまりにくくなってしまいます。会議を効率化するためには、以下のような方法が有効です。
資料は事前に配布する
会議を行う前に、資料を配布しておきましょう。事前に配布し、資料に目を通してもらうことが重要です。たとえば、会議が始まってから情報共有を行っていると、本題に入るまでの時間が長くなります。すると、会議時間が長くなり、時間が足りなくなる可能性が高まります。一方で、事前に資料を共有すると、説明の時間を省き、本題から始めることが可能です。参加者も準備をして、出席できるため、話題に入りやすいメリットもあります。
参加者を厳選する
効率良く会議を進めたい場合、参加者を厳選するのも選択肢のひとつです。人数が多過ぎると話が複雑になり、会議が進まないからです。また、決まった参加者だけが会話に参加し、発言しない人物も出てくるでしょう。効率良く会議を進めるためには、議題に関連する参加者だけを呼ぶことも重要です。
ルールを決める
発言する際のルール決めも、効率の良い会議に有効な手段です。ルールがあると、参加者が発言しやすくなるでしょう。たとえば、「議題ごとに1回は必ず意見を言う」などと設定します。また、安心して発言できるために、「批判はNG」「意見を遮らない」などのルールも大切です。ルールがあると混乱を避けられるため、会議を効率良く進められます。
オンライン会議を使う
時間を効率化するため、オンライン会議も有効です。離れた場所にいても、会議に参加できます。会議の問題点として、全員が同じ時間に集まる必要があります。責任者の出張が多く、会議が開けないケースもあるでしょう。オンライン会議であれば、従業員がどこにいても、会議を行うことができます。緊急の議題でも対応できるため、オンライン会議の活用を検討しましょう。
使用機材は事前に準備する
会議でプロジェクターなどを利用する場合、事前に準備しておきましょう。準備に時間がかかり、会議が始まらないケースもあるためです。また、現代では、オンライン会議も増加しています。開始方法が分からない、接続できないなどのトラブルも考えられるでしょう。このように、円滑な会議を行うためには、機材の準備が重要です。時間になったら会議が始められるように、機材の操作に慣れておきましょう。
会議を行う際の注意点
会議を行う際には、目的をもって行いましょう。会議を行うことを目的にしてしまうと、意味のない会議になってしまいます。ここでは、会議を行う際の注意点を解説するため、効果的な会議を行う参考にしてください。
意見を言いやすい環境を作る
会議を行う際には、参加者が意見しやすい環境が重要です。発言の多い会議であれば、参加者のモチベーションもあがり、良いアイデアも出てくるでしょう。意見の言いやすい会議にするためには、参加者に当事者意識をもたせることが重要です。この会議に参加する意味がある、必要だと思ってもらいましょう。たとえば、全員が発言できるように話をふる、議題に関係ある参加者だけを出席させるなどの方法があります。意見の言いやすい環境を作り、会議を活発にしましょう。
目的とゴールを決める
会議を行う際には、目的とゴールを決めましょう。指針を示すことで、参加者が目的をもって参加できます。たとえば、今日は情報共有のみ、アイデアを出すだけなどと宣言しましょう。目的とゴールに関しては、会議の開始連絡をした時点で共有しましょう。事前に知っておくと、参加者も心構えをもって参加できます。
時間を決めて相談する
時間を決めて会議を行うと、効率良く進めることができます。終了時刻を設定したり、議題ごとに時間を決めたりしましょう。司会やタイムキーパーを準備しておくことも有効です。もし、時間を決めずに相談してしまうと、会議の終わりが見えない、時間切れで解決しないなどの問題が発生します。効果的な会議を行うために、時間を決めて相談しましょう。
最後に結論をまとめる
会議の終わりには、結論をまとめて共有しましょう。参加者の間で、意思統一を行うためです。会議はさまざまな情報が飛び交うため、参加者の間で認識が異なっている可能性もあります。そのため、最後に情報をまとめ、結論を周知しましょう。結論が伝わることで参加者も納得し、充実した話し合いができたと実感します。
まとめ
企業において、会議はさまざまな場面で行われます。定例会議のように定期的に開催する会議もあれば、ミーティングのように突発的に行うこともあるでしょう。会議を効果的に行うことは、業務の成果をあげたり、効率化するために重要です。会議の目的を設定し、充実した話し合いができるようにしましょう。また、会議に必要な機材や資料を前日までに用意しておくなどの配慮も大切です。
