このページのまとめ
- オブザーバーとは、第三者の立場で会議に参加する人物のこと
- オブザーバーがいることで、会議の進行がスムーズになるメリットがある
- オブザーバーは自身の役割を理解し、公正な立場で会議に参加することが重要
会議をスムーズに進めるために活用したいのが、オブザーバーです。オブザーバーとは、第三者の立場で会議に参加する人物を指します。オブザーバーの参加により、参加者の緊張感が高まり、会議の質が向上する効果が期待できます。今回は、オブザーバーの役割や、ビジネスで必要な理由を解説します。会議をスムーズに進めるための参考にしてみてください。
オブザーバーとは
オブザーバーとは、物事を観察したり、傍観したりする人物のことです。
ビジネスの場合では、第三者の立場で会議に参加し、客観的な意見を述べる役割を担うのがオブザーバーです。仕事を学ばせる目的で、新入社員をオブザーバーとして会議に参加させるケースもあります。そのほかには、会議に参加する従業員の発言内容や態度を評価する目的でオブザーバーを導入することがあります。
従業員がオブザーバーとして参加するメリット
議決権のないオブザーバーを会議に参加させるメリットには、次のようなものがあります。
会議の進行をスムーズにする
オブザーバーが第三者の立場で客観的な意見を述べることで、会議の進行をスムーズにするメリットがあります。会議が進むと、議論が過熱して言い争いになるケースもあるでしょう。その際に、オブザーバーが中立な立場で参加者の意見を調整することで、議論が空中戦になるのを防げます。
また、建設的な意見が出ずに議論が行き詰まっていた場合、オブザーバーから意見をもらうことで新しいアイデアの発見につながることもあるでしょう。
オブザーバーの導入には、会議をより良い方向に導けるメリットがあります。
参加者を公平に評価できる
会議に参加する従業員の発言内容や態度を評価する場合、オブザーバーを導入するのがおすすめです。会議での貢献度は、評価者が実際に会議に参加して評価する必要があります。その際、対象の従業員について深く知りすぎている人を評価者に選ぶと、先入観が働いて公平な評価がしにくくなってしまう可能性があります。
従業員との関わりが薄い人物をオブザーバーに選ぶことで、先入観に囚われずに評価を下すことができます。
若手従業員の勉強になる
若手従業員がオブザーバーとして会議に参加することで、会議の進め方や議論の交わし方を学べるメリットがあります。若手従業員は知識や経験が浅いケースが多く、業務の進め方を把握できていないケースがあります。実際に会議の場に参加してもらうことで、会議の進め方や発言の仕方などを体感として習得することができるでしょう。
オブザーバーの参加が有効な場面
どのような場面でオブザーバーの導入が効果的かを知っておきましょう。
オブザーバーの導入が有効な場面は以下のとおりです。
経験の浅い従業員が多い会議
経験が浅い従業員が多い場合、オブザーバーを参加させましょう。
ベテラン従業員に遠慮して、経験の浅い従業員が発言を遠慮してしまうのを防ぐためです。
また、オブザーバーがいることにより、積極的な発言を意識させることができます。
経験が浅い従業員が多く発言者が偏りやすい会議では、オブザーバーを参加させると良いでしょう。
課題や問題が発生しているプロジェクトの会議
問題が発生しているプロジェクトの会議にオブザーバーを参加させるのも有効です。
プロジェクトのメンバーだけではより良い解決策が見いだせず、プロジェクトの進捗が停滞してしまっているケースがあります。オブザーバーが客観的な立場で問題を分析して意見を述べることで、突破口が開けるかもしれません。
オブザーバーが意識するべき注意点
オブザーバーを担当する従業員は、次の点に注意して業務にあたりましょう。
求められている役割を理解する
参加する会議において、自身がどのような役割を求められているのかを確認しましょう。
たとえば、「会議の参加者の発言や態度を評価する」という役割であれば、発言をするよりも参加者を観察することに重きを置くべきです。一方で、「第三者の立場から客観的な意見を述べる」という役割の場合は、状況を見ながら積極的に発言するべきでしょう。
オブザーバーに求める役割は会議によって異なるため、どのような役割が求められているのかを理解したうえで参加することが大切です。
公平な立ち位置を守る
会議に参加する際には、公平な立ち位置を貫きましょう。
「上司よりも部下の意見に同調する」「特定の参加者と自分の意見が合わないので評価を下げる」などの行動をとってしまうと、オブザーバーとしての本来の役割が果たせません。
どのような状況であっても、常に公平な立場を守って会議に参加しましょう。
発言に責任を持つ
会議に参加する以上、発言には責任をもちましょう。
オブザーバーとして意見を求められた際に、自分の発言によって会議の結論が大きく左右される可能性があります。あいまいな発言をせず、根拠を考えて意見を出すようにしましょう。
まとめ
会議を円滑に進行するために、第三者の立場で意見を述べるオブザーバーの存在が非常に重要です。
オブザーバーを参加させる際には、客観的な立場で意見の提示や評価ができる人を選びましょう。オブザーバーに会議での役割をしっかりと理解させ、会議をスムーズに進められるようにしましょう。
