このページのまとめ
- マルチタスクとは、複数の作業を同時に処理すること
- マルチタスクには、業務を効率化させるメリットがある
- マルチタスクを行う際には、スケジュール管理を行うことが重要
業務を効率的に進めるために、従業員にマルチタスクを求める企業も多いことでしょう。複数の業務を同時に進行できれば、生産性の向上につながります。今回は、「マルチタスクを習得する方法が知りたい」という方のために、マルチタスクを行いやすくするためのテクニックを紹介します。マルチタスクのメリット・デメリットも解説しているので、参考にしてみてください。
マルチタスクとは
マルチタスクとは、複数の作業を同時に進めていくことです。たとえば、電話をかけながらメモをとる、データを見ながら資料を作成するなどがマルチタスクに含まれます。短時間で複数のタスクを切り替えながらこなすこともマルチタスクと呼びます。
シングルタスクとの違い
シングルタスクとは、その名のとおり一つの作業に集中する場合のことです。会話するだけ、運転するだけ、などがシングルタスクになります。マルチタスクが必ずしも良いわけではなく、シングルタスクで集中する方が効率良く進むケースもあります。状況に応じてシングルタスクとマルチタスクを使い分けることが大切です。
マルチタスクが苦手な人の特徴
マルチタスクが苦手な人には、以下のような特徴があります。
完璧主義
完璧主義でこだわりが強い人は、マルチタスクが苦手な傾向があります。
時間内に資料作成を終えなければいけない場合でも、「資料を完璧な状態にしたい」という思いが強くなり、次のタスクに移れなくなってしまうかもしれません。
自分が納得できる仕上がりを求める傾向が強い人は、マルチタスクが苦手になりやすいといえます。
集中力が短い
集中力が短い人も、マルチタスクが苦手な傾向があります。
集中力が短いと、作業が切り替わるたびに集中力が途切れてしまいます。
タスクが切り替わっても、集中力を維持しながら作業を進めることが大切です。
優先順位がつけられない
優先順位がつけられない人は、タスクに着手する順番を決める際に混乱してしまうでしょう。
たとえば、一つの業務を行っている最中に突発的なタスクが発生した場合、現在のタスクを終えてから新しいタスクに着手するのか、もしくは新しいタスクを最優先で進める必要があるのかを判断できないと、業務が進められなくなってしまいます。
マルチタスクを習得するメリット
マルチタスクを身に付けることで、次のようなメリットが得られます。
複数の仕事を進められる
マルチタスクのスキルを習得することで、複数の業務をスムーズに処理できるようになります。
優先順位をつけながら複数の業務をこなす力を身に付けることで、プレイヤーとマネージャーを兼任する場合にも落ち着いて対応できるようになるでしょう。
状況把握をしやすくなる
マルチタスクを行うことで、状況を客観的に把握できるようになります。
複数のタスクを行う場合、各タスクの納期・タスクの優先順位・スケジュールが崩れた場合の対応など、さまざまな状況を考慮して行動する必要があります。
自分自身だけでなく、同じチームや他部署のメンバーの状況を把握しながら行動計画を立てるスキルが身に付くでしょう。
マルチタスクを行いやすくするテクニック
マルチタスクを行いやすくするために、テクニックを使いましょう。
ここでは、すぐに実践できるテクニックを3つ紹介します。
細かなスケジュールを作る
タスクが増えた場合には、細かなスケジュールを作りましょう。
たとえば、プレゼンを控えて、資料作成や発表準備などマルチタスクになったとします。その際、データ収集15分・資料作成1時間・原稿作成30分などのように時間配分を決めておくと、スケジュールの大幅な遅延が防げます。
その際に、「データ収集では公的機関の資料を3つ以上探す」「資料作成では大まかな概要を作成してから文章の体裁やデザインを整える」などのように具体的な行動を決めておくとスムーズです。
関連する業務をまとめて行う
優先順位が細かく決まっていないタスクを行う場合は、関連する業務をまとめて行うと効率的です。
「複数のメールをまとめて送る」「報告書や契約書などの書類を作成する」「AとBのタスクの情報収取をする」のように、類似するタスクをまとめて処理するとタスクの切り替えがスムーズになります。
タスク管理ツールを使う
タスク管理ツールでスケジュールを管理することも有効です。
チームのメンバーのスケジュールを一括管理できるツールを使えば、メンバー同士でタスクのサポートがしやすくなるでしょう。ほかのメンバーに自分のタスクの進捗が把握されている状況をつくることで、適度な緊張感をもって業務に取り組めるメリットもあります。
マルチタスクを行う際の注意点
マルチタスクを行う際には、以下のポイントに注意しましょう。
マルチタスクで処理すべき業務かを考える
前提として、マルチタスクで対応すべきタスクかどうかを考えましょう。
1週間以内に3つのタスクを終わらせる必要がある場合、一日に3つのタスクを同時進行で進めるよりも、「月曜はAのタスク、火曜・水曜はBのタスク、木曜と金曜はCのタスク」のように曜日を決めて一つずつ処理したほうが効率的なケースがあります。
タスクの内容や自分の適性を踏まえて、集中力と作業スピードを維持できる方法を選択しましょう。
タスクの優先順位をつける
マルチタスクを行う際には、一つひとつのタスクに優先順位をつけることが重要です。
やみくもに手をつけると、優先度の高いタスクを後回しにしてしまったり、重要度の低いタスクに時間をかけてしまったりする可能性があります。
効率的に業務を進めるために、タスクの優先順位を決めてから業務に取りかかるようにしましょう。
タスクの抜け漏れに注意する
同時に複数のタスクを処理する場合、タスクの抜け漏れが発生しないように注意しましょう。
対応すべきタスクを一覧で洗い出し、完了したタスクと未完了のタスクを可視化できるようにしておくことが大切です。
まとめ
マルチタスクを行う際には、タスクの優先順位や時間配分を見極めてスケジュールを組む力が求められます。類似タスクをまとめて処理することで集中力の低下を防いだり、ツールを使ってスケジュール管理を効率化したりするなど、自分に合ったやり方でマルチタスクに取り組んでみましょう。
