採用が思うように進まないとき、その原因は「いい人がいない」ことだけとは限りません。応募から入社までの流れがうまく回っていないために候補者が不安を感じ、途中で辞退してしまうケースも少なくないのです。
本記事では、採用オペレーションの考え方と進め方を、現場で無理なく実践できる形で紹介します。
採用オペレーションとは何か
採用オペレーションは、採用担当を支える裏方の作業ではありません。採用のスピードと質を安定させるための土台となる仕組みです。
ここでは、採用オペレーションの考え方と、採用担当の仕事との違いを整理します。
採用オペレーションは応募から入社までをスムーズに進める仕組み
採用オペレーションという言葉から、日程調整や書類管理といった個別の作業を思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし、その本質は、そうした作業を頑張ることではありません。採用オペレーションとは、応募から入社までの流れをあらかじめ整え、誰が担当しても同じ品質で進められる状態を作ることです。
採用プロセスが途中で止まらず、対応が遅れず、候補者が不安を感じにくい状態を仕組みとして支えていきます。
人材マネジメント研究を行っているオレゴン州立大学の資料では、採用を「戦略」と「実行の仕組み」に分けたうえで、後者におけるテクノロジーの活用や業務プロセスの重要性が示されています。
採用担当の仕事と採用オペレーションは役割が違う
採用を強くしようとするとき、起こりやすいのが採用担当の仕事とオペレーションの仕事が混ざってしまうことです。この状態ではどちらにも十分な時間を割けず、結果として採用全体が不安定になりがちです。
採用担当の仕事は、人と向き合う仕事です。候補者と話し、スキルや考え方を見極め、納得感を持って入社を決めてもらうことが求められます。相手に合わせた判断が必要なため、簡単に自動化することはできません。
一方、採用オペレーションは仕組みを回す仕事です。選考フローを整え、ツール同士をつなぎ、進捗が見える状態を作り、日程調整や連絡が滞らないようにします。誰がやっても同じ結果になりやすい状態を作ることがその役割です。
参考：
Oregon State University“Talent Management”
MICHIGAN STATE AFL-CIO“Recruitment Specialist Job Description”
なぜ今採用オペレーションが重要なのか
採用市場の変化により、オペレーションの弱さがそのまま採用の失敗につながりやすくなっています。その理由を3つに分けて説明します。
候補者体験が企業の評判に影響する
選考の進み方や企業側の対応は、候補者にとって「この会社で働くイメージ」を形づくる重要な材料になります。連絡が早いかどうか、案内が分かりやすいか、日程がスムーズに決まるか。こうした基本的な対応の積み重ねが、最終的な判断に大きく影響します。
採用マーケティング支援を行うCareerArcが公開する資料によれば、選考中に不満を感じる体験をした候補者のうち、72%がそのネガティブな体験をオンラインや知人に共有しています。
実際に、企業の約60%が自社の採用プロセスに関するネガティブな書き込みを目にしたことがあると回答しており、評判へのリスクはすでに顕在化しています。
候補者体験は、特別な演出によって決まるものではありません。日々の基本的な対応を丁寧に積み重ねていくことが、結果として内定承諾や企業への信頼につながります。
採用チャネルが増えて管理が複雑になっている
スカウト、リファラル、SNS、自社サイトなど、候補者の入口は年々増えています。その分、情報は分散しやすくなります。
国内の採用市場を専門に調査・分析しているマイナビキャリアリサーチLabの調査では、複数の採用チャネルを併用する企業が一般的になっていることが示されています。
この状態で採用活動を続けると、更新漏れやミスが起きやすくなり、結果として候補者への連絡遅れにつながります。
採用担当の時間を本来の仕事に戻す必要がある
目標採用人数は増える一方で、採用チームの人数が変わらないといった状況では日程調整や連絡対応といった作業が増え、候補者と向き合う時間が削られがちです。
バックオフィス業務の効率化支援を行う BPOテクノロジー株式会社が実施した業務実態調査では、日常業務の多くが成果に直結しにくい作業に費やされている可能性が示されています。
採用担当の価値は、人と話し、見極め、納得感のある意思決定を支えることにあります。その時間を確保するためにこそ、オペレーションの整備が欠かせません。
参考：
CareerArc”CareerArc 2016 Candidate Experience Study”
マイナビキャリアリサーチLab「中途採用状況調査2025年版（2024年実績）」
強い採用オペレーションを作る4つのステップ
採用オペレーションは、いきなりツールを導入するだけではうまくいきません。以下の順番で進めることで、現場で回りやすくなります。
フローを見える化して型を作る
まず、応募から入社までの流れをすべて書き出します。各工程で誰が、いつまでに、何を、どのツールで行うのかを決めます。この型がなければ、担当者が変わるたびにスピードや品質がぶれてしまいます。
SLAで現場との約束を作る
次に、採用部門と現場の間で「どこまでを、いつまでに対応するか」をあらかじめ決めた共通ルールを作ります。これを SLA（サービスレベルの取り決め）と呼びます。米国の大学人事部門で使われている資料では、採用関連プロセスに標準日数を設けて進捗を管理する考え方が示されています。
採用管理システムを選び、使い切る
フローとルールが決まったら、採用管理システムでそれを回します。大切なのは導入することではなく、使い切ることです。応募情報の自動取り込みやカレンダー連携などを活用することで、ミスや遅れを減らすことができます。
自動化とデータを使って、少しずつ整えていく
最後に、定型作業はできるだけ自動化し、数字を見ながら改善します。日程調整やリマインドなどは仕組みで支えるほうが安定します。
参考：
Northwestern University“Sourced Temporary Employee Recruitment Service Level Agreement”
University of California, Riverside“Recruitment SLA”
まとめ
採用が思うように進まないとき、その原因は人の頑張り不足ではないことがほとんどです。多くの場合、採用を支える流れや仕組みが今の状況に合わなくなっています。
連絡が後手に回ったり、日程調整に時間がかかったり、細かな確認作業に追われたりと、一つひとつは小さなことでも、積み重なると候補者にとっては不安の種になります。
まずは、今の採用の流れを一度そのまま見てみてください。どこで止まりやすいのか、どこを人の頑張りで乗り切っているのかが見えてくるはずです。
採用オペレーションは、大きく変える必要はありません。少しずつ整えて、回して、直す。それだけで採用は驚くほど進めやすくなります。採用を前に進めたいと感じたときは、人を増やす前に採用を支える仕組みを整えることから始めてみてください。
