採用活動を取り巻く環境は、人口減少による働き手の減少や採用コストの高騰などにより、従来のやり方では対応できない段階に入っています。
効率化とは単なるコスト削減ではなく、本来の仕事以外の作業を減らし人間同士の対話に時間を充てることで、質の高い採用を実現することです。
本記事では、人口の変化やデジタルトランスフォーメーション（DX）の遅れによる構造的な課題を整理し、評価基準の見直しやツールの導入によって採用業務を劇的に効率化する具体策を紹介します。
人口減少に伴う採用現場の危機とは
日本の採用市場は、労働人口の減少により、企業が応募者を選ぶ「買い手市場」は過去のものとなり、今では求職者が企業を選ぶ「売り手市場」が常態化しました。
エン・ジャパンの調査では、人材不足を実感する企業が88％に達し、2022年の調査から6ポイント増えています。特に不足している職種は「営業職」「設備管理」「エンジニア」など、企業の収益を支えるコア領域に集中しており、人材不足の理由としては「退職による欠員」や「中途採用で人員確保ができなかった」が挙げられています。
こうした状況下で、経営層は事業成長のための増員を求める一方、現場では退職者の穴埋めに追われ、採用担当者は終わりのないマラソンを強いられています。
中途採用が当たり前になる傾向も顕著です。リクルートワークス研究所の調査によると、2023年10月〜2024年3月の間に中途採用を実施または実施予定の企業は79.5％に達し、10年前に比べ約20ポイント増加しました。
5,000人以上の大企業では95.9％が中途採用を行っており、採用担当者は年間を通じて採用活動を止められない状況になっています。
こうした背景のもとで従来のマンパワーに頼ったやり方を続ければ、担当者の疲弊と採用機会の損失を招きます。劇的な効率化を実現するには、採用プロセスそのものを見直す必要があります。
参考：
Nippon.com “Midcareer Hiring Boom Shakes Up Japan’s Job Market”
リクルートワークス研究所「中途採用実態調査（2023年度実績、正規社員）」
採用担当者を圧迫する「見えない残業」とは
採用担当者の仕事は目に見える残業時間だけでは測れません。パーソルキャリアの調査では、2025年の平均残業時間は月20.6時間で2024年より0.4時間減少したとされています。
しかし、この数字に表れない「メンタル面での拘束時間」や「見えない残業」が採用担当者を圧迫しています。
求人媒体への掲載、人材紹介会社とのやり取り、直接のスカウト活動、社員紹介による採用、SNS運用、候補者へのフォローアップなど、タスクは増える一方です。
マンパワーグループの調査でも、応募から内定までの時間が長引くことで候補者に辞退された経験がある企業が8割にのぼることが報告されています。
さらには、採用担当者が本来の仕事に割く時間を奪い、本来の仕事以外の作業が膨れ上がるという問題もあります。
BPOテクノロジーの業務実態調査では、ビジネスパーソンの約3人に1人（35％）が、1日の労働時間の最大6割を本来の仕事ではない補助的な作業に費やしていることが明らかになりました。
採用の現場では面接日程の調整、書類のデータ化や管理、人材紹介会社への連絡、会議室の確保といった定型作業がこれに該当し、候補者との対話や戦略立案といった本来の仕事の時間を圧迫しています。
効率化の第一歩は、こうした本来の仕事以外の作業を見える化し、切り分けることです。
参考：
採用コストの高騰とミスマッチによる損失
採用活動の効率化が急務となる背景には、採用コストの増大と早期離職による損失があります。
マイナビの「2024年卒企業新卒内定状況調査」によると、1年間の新卒採用にかかるコストの総額は企業平均287.0万円に達しています。
一方、レスターマッチングサービス（RMS）のコラムによると、多くの人材紹介会社が届出制手数料を採用しており、理論年収の30〜35％程度を成功報酬とするのが相場とされています 。
こうした投資を行ったにも関わらず、採用した人材が短期間で辞めてしまえば、採用費用だけでなく教育コストやチームの士気低下といった目に見えない損失が積み重なります。
コストの面では、人工知能（AI）を活用した採用ツールが注目されています。
iSmartRecruitの調査によれば、AIによる自動スクリーニングやチャットボットを導入した企業では、人間だけで行う場合に比べて採用コストを最大30％削減できたと報告されています。
これは書類選考や候補者との初期連絡を自動化することで、人間の時間を大きく節約できるためです。
効率化は単なるコスト削減ではなく、浮いたリソースを人間同士の深い対話やミスマッチ防止のためのコミュニケーションに振り向ける投資と捉えるべきでしょう。
参考：
レスターマッチングサービス（RMS）「人材紹介会社に支払う手数料相場は？計算方法や返還金について解説」
iSmartRecruit“ROI of AI Recruitment Agents: Cut Costs & Boost Efficiency”
採用の効率化をはかるための方法とは
以下では、採用を効率化するための方法について解説します。
選考スピードを上げる「絶対評価」
採用プロセスの初期段階では、集団全体の中から順位付けを行う他の応募者との比較評価を用いる企業が多くあります。しかし、他の応募者との比較評価には致命的な欠点があります。
応募者の集まりが出そろうまで合否を保留する必要があるため、判断が遅れ、優秀な候補者を競合に奪われるリスクが高まるのです。
採用担当者が素早く判断できるようにするには、「必須条件を満たしているかどうか」という基準を満たしているかどうかの評価を基準とし、基準をクリアした候補者には即座に次のステップを案内する仕組みに切り替えることが重要です。
絶対評価は、公平感を高めるという点でも有効です。ミイダスの解説記事では、相対評価が他者との比較によって序列を決めるのに対し、絶対評価は明確な基準を設定して到達度を測定するため、評価の根拠が透明になり、評価への納得感が高まると指摘されています 。評価者が「◯◯さんより優れているから」ではなく、「売上が◯円だった」「◯◯ができている」といった具体的な達成度で評価できるようになれば、候補者や社員のモチベーションも向上します。
参考：
Miidas「相対評価は時代遅れ？絶対評価との違いをわかりやすく解説」
効率化を進めるためのATSツール
効率化を進めるには、本来の仕事ではない作業を可視化し、標準化・自動化するツールの導入が不可欠です。採用管理システム（ATS）はその中心となります。
たとえば、Thinkings社の「sonar ATS」はLINE公式アカウントとの連携やメール・LINEの自動配信機能を備え、応募受付後の自動返信や面接日程調整、リマインドメッセージの自動送信、不合格通知などを自動化することができます。
さらに、求人の作成・公開、複数の採用フローの並行管理、応募者データの一元管理、外部ツールとの連携など、採用業務に必要な機能を網羅しているため、採用担当者は面談や評価などの本来の仕事に集中できるようになります。
参考：
「面接にAIを使う時代」へ
採用効率化の新たな一手として、一次面接をAIに任せる動きが加速しています。レバレジーズ株式会社が提供する「NALYSYS AI面接」は、書類選考から一次面接までをAIが代行し、採用担当者の工数を劇的に削減するサービスです。
単なる自動応答ではなく、採用のプロのノウハウを学習したAIが、候補者の回答に対して「深掘り」を行う対話型面接を実現。人間による評価のばらつきを防ぎ、公平で客観的な評価レポートを自動作成します。また、24時間365日いつでも受験可能なため、日程調整の手間をなくし、候補者の離脱防止にも貢献します。
AIが初期スクリーニングを担うことで、採用担当者は候補者との対話や動機付けといった「人間にしかできない業務」に集中できるようになります。
参考：
iSmartRecruit“ROI of AI Recruitment Agents: Cut Costs & Boost Efficiency”
まとめ
人口減少による人材供給不足や採用コストの高騰といった課題に直面する中、採用担当者は本来の仕事ではない作業や他の候補者と比較する評価の思考から解放され、候補者との対話や戦略立案といった付加価値の高い仕事に時間を割く必要があります。
効率化の鍵は、評価基準の再設計によって判断を迅速化し、公平性を高めること、そしてATSやAIツールを活用して標準化・自動化を推進することです。
テクノロジーに単純作業を委ねることで、採用担当者は候補者の人生観に耳を傾け、自社のビジョンを伝える「人間にしかできない仕事」に注力できます。相手を待たせない絶対評価と迅速なプロセス、AIによるスクリーニング、コミュニケーションの自動化を組み合わせれば、限られたリソースでも質の高い採用を実現できるでしょう。
効率化はコスト削減ではなく、採用の質を高めるための投資であり、それによって企業の競争力が強化されることを忘れてはなりません。
