人事評価システムの機能や管理のメリットを紹介！比較基準や導入手順も解説

「人事評価システムで業務の質やスピードを上げられる？」とお悩みの人事の方も多いのではないでしょうか。

人事評価システムを利用すれば一元管理が可能になり、評価業務の標準化や効率化がかないます。

本記事では、人事評価システムの主な機能や活用するメリットを紹介します。また、自社に合った人事評価システムを選ぶ際のチェックポイントや導入するステップも解説するので参考にしてください。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、企業における従業員の評価プロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。従来の紙ベースやExcelによる評価管理から脱却し、評価業務の標準化と効率化を実現します。

さらに、人事評価システムには自動リマインド機能やデータ分析機能などが備わっています。これらの機能は人事担当者の業務負担を軽減し、煩雑な評価業務の効率化に貢献するでしょう。

人事評価システムの主な機能

人事評価システムには、評価業務のプロセスを最適化するためのさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、人事評価システムの主な機能について解説します。

進捗管理

人事評価システムの重要な機能の一つが、進捗管理です。

人事評価システムによって評価プロセスの各ステップが可視化されるため、どこまで完了しているかを一目で把握できます。評価者や被評価者ごとに、目標設定や評価入力の進捗状況をリアルタイムで確認することが可能です。

また、未完了のタスクがある評価者や被評価者に対して、システムから自動的にリマインドを送信する機能も備わっています。人事部門が個別に進捗確認や催促を行う手間が省けて、評価プロセス全体のスムーズな進行が期待できるでしょう。

評価シートの作成

多くの人事評価システムにはテンプレートが用意されているため、評価シートを簡単に作成できます。評価項目や配点、コメント欄などを必要に応じてカスタマイズするだけで、専門的な知識がなくても評価シートの設計が可能です。

また、評価項目のブラッシュアップや、時代に合わせた修正も画面上で容易に行えます。紙やExcelの場合に比べ、デザインの一貫性も保てるでしょう。

評価シートの作成においては、以下のような要素を盛り込むことが多いです。

評価シートの主な構成要素	内容
基本情報欄	氏名、所属、職位など
目標設定欄	期初に設定した目標やKPI
実績記入欄	達成した成果や取り組み
評価項目	業績評価や行動評価の項目
自己評価欄	被評価者自身の自己評価点とコメント
上長評価欄	上長による評価点とコメント

評価シートの配布・回収

人事評価システムでは、被評価者と評価者の情報をあらかじめ設定しておくことで、評価シートを自動的に配布することが可能です。配布はボタン一つで完了し、対象者にはメールやチャットツールなどを経由して通知が届きます。対象者が回答・提出を行うと、評価シートは自動で回収されます。

また、評価シートの提出状況が自動的に集計されるため、未提出者の確認が簡単になります。

回答の一括リマインド

人事評価システムには、未回答者や未完了の評価者に対して一括でリマインド通知を送信できる機能が備わっています。人事担当者はリマインド作業に時間を費やす必要がなくなり、評価プロセス全体の効率が高まるでしょう。

人事評価システムのリマインド機能は通常、送信スケジュールが設定できます。たとえば、締め切りの1週間前・3日前・前日というように、段階的にリマインドを設定することが可能です。送信履歴も記録されるため、フォロー状況の管理も容易になります。

また、リマインドメールの文面をカスタマイズできるものもあります。緊急度に応じた表現を使い分けることで、回答率の向上が期待できます。

目標設定

人事評価システムの目標設定機能があり、一貫性のある指標を設定することが可能です。管理者は目標設定時には評価項目や評点、ウエイトの幅などを詳細に設定できます。被評価者は評価シートの記載内容に従って目標を入力すればよいため、迷わずに記載できます。

評価・データ分析

人事評価システムの評価・データ分析機能を活用することで、収集した評価データを多角的に分析できます。部署別・役職別・年齢層別などさまざまな軸での評価分布を確認できるため、組織全体の傾向把握が可能になります。

また、時系列で分析することも可能です。前年比較や四半期ごとの変化を追跡することで、人材育成施策の効果検証や、組織の成長度合いを客観的に把握することが可能になるでしょう。

評価の入力・閲覧

人事評価システムでは、評価者は決められた項目に沿って、被評価者のパフォーマンスや行動に対する評価を入力します。評価入力画面は使いやすくデザインされており、項目ごとに点数やコメントを記入することが可能です。

入力された評価の閲覧範囲は、権限に応じて設定できます。適切なアクセス権限管理により、評価情報のセキュリティが担保されます。

評価データの一元管理

評価データの一元管理機能は、人事評価システムの重要な機能の一つです。これまで部署ごとに保管されていたり、Excelファイルとして散在していた評価情報を、一つのデータベースに集約して管理できます。

評価データを一元管理できていれば、組織変更があった場合もデータベース上で簡単に反映できます。常に最新の組織構造に沿った評価管理が可能です。また、評価履歴を時系列で蓄積できるため、従業員の成長や変化を長期的に追跡することもできるでしょう。

CSV出力

人事評価システムには、CSV出力機能が備わっています。

評価結果や進捗状況などのデータをCSV形式でエクスポートすることで、他のシステムとのデータ連携が容易になります。また、報酬決定のための資料や報告レポートの作成にも活用可能です。CSV出力機能によってデータの二次利用が促進され、評価情報の有効活用につながります。

評価項目やフローのカスタマイズ

人事評価システムでは、評価項目やフローをカスタマイズできます。企業の価値観や文化に合わせた独自の評価制度を構築することが可能です。

カスタマイズできる内容の例は下記のとおりです。

• 評価項目
• 配点
• 評価段階
• 承認フローのステップ数および順序
• 評価シートのレイアウト
• 部署別の評価基準
• 評価期間
• 評価サイクル

カスタマイズ可能な人事評価システムであれば、組織の成長に合わせて評価制度を進化させることができます。初めは単純な評価からスタートし、運用しながら徐々に細分化させることも可能です。

定着に向けた活用支援

人事評価システムを提供するシステムベンダーの多くは、定着に向けた活用支援サービスを用意しています。

活用支援の例は下記のとおりです。

• 操作方法の研修
• 評価者向けのガイドライン作成
• ユーザー向けマニュアルの提供
• 定期的なフォローアップ研修や
• 新任管理職向けの評価者研修
• 活用事例の共有
• データの活用方法に関するコンサルティング

システムベンダーは継続的な支援を行い、ユーザーが人事評価システムを最大限に活用するための手助けをします。

人事評価システムを活用するメリット

人事評価システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを得られます。評価プロセスそのものの質が向上するだけでなく、人事部門の業務効率化や戦略的な人材活用が可能になります。

ここでは、人事評価システムを活用する主なメリットについて詳しく解説します。

評価を可視化できる

人事評価システムを活用するメリットの一つは、評価を可視化できることです。

人事評価システム上で評価結果やプロセスが数値やグラフなどの形で視覚的に表示されるため、客観的な判断がしやすくなります。評価者にとっても被評価者にとっても納得感のある評価を実施できるでしょう。

また、評価が可視化されることによって従業員の強み・弱みや抱える課題が明確になり、適切な目標設定や具体的なフィードバックが可能になります。目標設定とそれに対する具体性のあるフィードバックは、従業員の大きな成長につながるでしょう。

評価を効率化できる

人事評価システムの導入により、評価業務の効率化が実現します。

従来の紙ベースやExcelによる評価では、シートの配布・回収やリマインド、データ集計、結果のフィードバック配信など、多くの手作業が必要でした。しかし、システム化することでこれらのプロセスが自動化され、人事担当者の業務負担が劇的に軽減されます。評価業務が効率化されることで、人事部門は戦略的な業務により多くの時間を割くことが可能になるでしょう。

また、評価者の負担も軽減されます。システムの入力ガイダンスにより、評価基準に沿った一貫性のある評価が行いやすくなります。過去の評価履歴も参照できるため、公平な評価を効率的に行うことが可能です。

情報の検索性・活用度が向上する

評価履歴やスキル情報、目標達成状況、研修受講歴など、これまで別々に管理されていた情報を人事評価システムでまとめて管理できることは、組織にとって大きな価値があります。

データの一元管理によって、情報の検索性と活用度が向上します。たとえば、特定のスキルを持つ人材をすぐに検索できるため、プロジェクトへのアサインや配置転換の意思決定が迅速かつ適切に行うことが可能です。また、評価データとほかの人事データを組み合わせた分析も可能になり、「高評価者の共通点」や「離職リスクの高い層」など、戦略的な知見を得ることも容易になるでしょう。

データの整合性・最新性が保持できる

人事評価システムの導入により、人材に関する重要なデータを一元管理できるようになります。一元管理のメリットの一つは、データの整合性と最新性が保たれることです。

人事異動や組織変更があった際にも人事評価システム上で一括更新できるため、常に最新情報が正しく維持できます。これにより、報告書作成や経営会議での説明など、データに基づいた意思決定がスピーディに行えるようになるでしょう。

評価業務の属人化を防止できる

人事評価システムの利用は、評価業務の属人化を防止する効果があります。

従来の評価プロセスでは評価を担当する人の経験や感覚に依存する部分が多く、担当者が変わると評価業務の品質にばらつきが生じるリスクがありました。しかし、システム化することで評価の手順や基準が標準化され、一貫した基準での評価業務が実現します。

また、人事評価システムで管理することで、評価プロセスの透明性が向上します。主観的な評価によるばらつきが可視化され、より公平で信頼性の高い評価制度の運用につながるでしょう。

サポートを受けられる

人事評価システムを導入する際の重要なメリットとして、専門的なサポートを受けられることが挙げられます。人事評価のノウハウが不足している企業でも、効果的な評価制度を構築・運用することが可能です。

多くのシステムベンダーは単にツールを提供するだけでなく、評価制度の設計支援や技術的なサポートも提供します。サポートの内容は多岐にわたり、評価者向けのトレーニングプログラムの提供やベストプラクティスの共有、データ分析・活用の支援などを提供するシステムベンダーもいます。

人事評価システムを選ぶ際のチェック項目

人事評価システムを導入する際には、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが成功の鍵となります。適切な人事評価システムを選ぶためには、いくつかの重要なチェック項目に基づいて比較検討することが重要です。

ここでは、人事評価システム選びで押さえておくべきポイントを解説します。

必要な機能が搭載されているか

人事評価システムを選ぶ際は、自社が抱える課題を解決するために必須となる機能が搭載されているかを確認することが重要です。機能チェックの際には、デモ環境での操作体験や実際のユーザー事例も参考にしましょう。

また、長期的に運用することを見越して、組織の成長や評価制度の進化に合わせてシステムが拡張できると理想的です。あとから機能を追加できるかどうかも確認しておくとよいでしょう。

どのような評価方法に対応しているか

人事評価システムの選定時には、どのような評価方法に対応しているかをチェックします。自社で適用したい評価方法に対応している人事評価システムを選びましょう。

主な人事評価の手法は下記のとおりです。

• MBO評価（目標管理制度）
• コンピテンシー評価
• 360度評価（多面評価）
• バリュー評価

また、ABC評価や5段階評価、7段階評価など、評点の設定についても確認してください。

費用は予算内に収まるか

人事評価システムを導入する際、費用が予算内に収まるかどうかは重要な検討事項です。人事評価システムにかかる初期費用やランニングコストの金額を確認し、費用対効果を検証しましょう。

人事評価システムで発生しうる費用の例は下記のとおりです。

• ライセンス料
• カスタマイズ費用
• 導入支援費用
• 定額利用料
• ユーザー数増加に伴う追加費用
• メンテナンス費用
• 追加機能のオプション料
• データ移行費用

人事評価システムの料金体系や追加費用は、業者によって異なります。複数のシステムベンダーから見積もりを取得し、費用対効果を比較することがおすすめです。

操作性が良いか

操作性の良さは、人事評価システム導入の成功の鍵を握る要素です。

使いにくいシステムでは社内での定着が難しく、結果として投資が無駄になるリスクがあります。管理者側の使いやすさのほか、評価者や被評価者も直感的に使えるほどの優れた操作性が求められます。

操作性を確認するポイントには、UI（ユーザーインターフェース）の分かりやすさが挙げられます。画面構成が整理されており、重要な機能にすぐにアクセスできるデザインであるかを確認しましょう。また、入力ステップが少なく、手順が明確であることも重要です。

そのほか、モバイル対応の有無も大切なチェック項目です。スマートフォンやタブレットからも快適に操作できれば、場所を選ばず評価作業ができます。

API連携が可能か

人事評価システムを選ぶときは、API連携の可否を確認してください。特に、自社で使用している人事基幹システム・給与システム・タレントマネジメントシステムなどとの連携事例があれば安心です。

APIとは、異なるシステム間でデータをやりとりするための仕組みです。API連携ができると、既存のシステムとのデータ連携がスムーズになります。

セキュリティ体制は万全か

人事評価システムには従業員の評価データという機密性の高い情報が保存されるため、セキュリティ体制の確認は必須事項です。

セキュリティ体制の盤石さを確認する際は、以下の項目についてチェックしましょう。

• ISMS認証（ISO27001）の取得状況
• データの保管方法
• データの暗号化の有無
• データセンターのセキュリティレベル
• データセンターのバックアップ体制
• アクセス権限の設定
• 二段階認証の機能
• セキュリティアップデートの頻度
• セキュリティインシデントへの対応

これらの項目を確認し、長期的な安全性が高い人事評価システムを選んでください。

サポート体制が充実しているか

人事評価システムの導入を検討する際は、サポート体制の充実度を確認することが大切です。

サポート体制の充実度を測る際は、下記のポイントをチェックしましょう。

• サポート対応日
• サポート対応時間
• 問い合わせの手段（電話・メール・チャット等）
• 専任の担当者による支援の有無
• コンサルティング支援の有無
• 定期的なセミナーやワークショップの有無
• 事例共有会の有無

サポート体制が充実していれば、不明点がある場合や万が一トラブルが発生した場合に迅速に対応してもらえます。また、人事評価システムを効果的に活用するためのアドバイスを得ることが可能です。

実績・口コミが高評価か

人事評価システムを選定する際、実績や口コミの評価は信頼性を判断する重要な材料となります。

多くの企業に導入されているシステムは、安定性や機能の充実度が高い可能性があります。特に同業種・同規模の企業での導入実績があれば、自社でも活用しやすいでしょう。システムベンダーの製品紹介ページや請求資料を見たり、問い合わせをしたりするなどして、導入実績を確認してください。

また、口コミをレビューサイトや導入事例で確認することもおすすめです。

AI人事プラットフォームのNALYSYSには、人事評価システムの「NALYSYS 人事評価」があります。評価シートや評価フロー、期日の設定・管理を一つの仕組みにまとめ、人事評価にかかる工数の削減と評価の見える化を支援します。期日や説明文、評価者の設定・修正を柔軟に行えるほか、目標管理型評価では目標設定や本人評価のステップを自由にカスタマイズでき、自社の評価制度に合わせた運用が可能です。評価結果を見える化し、納得感のある評価運営につなげます。

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人事評価システムを導入するステップ

ここでは、人事評価システムを導入する際の一般的なステップを解説します。各ステップをしっかり押さえることで、スムーズな導入と定着を実現しましょう。

1.課題を抽出する

人事評価システム導入の第一歩は、現状の評価プロセスにおける課題を抽出することです。

このステップでは、人事部門に加えて評価者や被評価者からも広く意見を集め、多角的な視点から課題を洗い出します。たとえば、「評価シートの配布・回収に時間がかかる」「評価基準が評価者によってバラバラ」「評価結果がキャリア開発に活かされていない」などの課題が挙げられます。また、過去の評価データを分析し、問題点を可視化することも有効です。

このステップで課題を明確にすることで、次のシステム要件の整理がスムーズになります。

2.システム要件を整理する

課題抽出が完了したら、次はそれらを解決するためのシステム要件を整理します。

このステップでは、人事評価システムに求める機能や性能、使いやすさ、かかる費用などの条件を明確にします。システム要件は「必須要件」と「あれば望ましい要件」に分けて整理し、要件の優先順位付けも行っておくと、複数のシステムを比較する際に判断基準が明確になります。

3.人事評価システムを比較する

システム要件が明確になったら、次は複数の人事評価システムを比較検討します。複数のシステムベンダーから資料を取り寄せ、基本情報を収集します。次に、デモンストレーションや無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認することがおすすめです。

複数の人事評価システムを比較し、自社のニーズ・予算に適した製品を選定しましょう。比較の際には、前のステップで整理した要件に対する充足度を確認してください。

4.社内体制を整える

人事評価システムの選定が完了したら、導入に向けて社内体制を整えます。

導入前の準備としては、以下の項目が挙げられます。

• プロジェクトチームの編成
• 役割分担
• スケジュール策定
• 経営層への説明
• 全社への説明
• 現行の評価データの整理
• マイグレーションの実施
• トレーニング計画の策定

社内体制を整える際の重要なポイントは、経営層の理解と支援を得ることです。人事評価システムの導入は単なるツール導入ではなく、評価文化の変革を伴います。そのため、経営層からのメッセージや方針の明確化が必要になります。また、導入の目的や期待される効果を全社に伝えることで、変化への抵抗や不安を減らすことができるでしょう。

これらの準備を通じて、システム導入時のトラブルを最小限に抑え、スムーズな移行を実現することが可能です。

5.人事評価システムを導入する

準備が整ったら、人事評価システムの導入フェーズに移ります。このステップでは、人事評価システムのセットアップ・データ移行・テスト運用を経て、本格運用を進めていきます。導入作業はベンダーと協力しながら進めます。導入時には、自社の要件や運用ルールを明確に伝えることが重要です。

テスト運用では、一部の部署や少人数の利用者に先行して使ってもらい、操作性や機能面での問題点を洗い出します。この段階でのフィードバックをもとにシステム設定の微調整を行うことで、本格運用時のトラブルを減らすことができるでしょう。

テスト運用の結果をふまえて必要な調整を行ったら、全社での本格運用を開始します。導入初期は特に利用者からの問い合わせが多くなることが想定されるため、サポート体制を強化しておくことがおすすめです。

システムを利用したときの人事評価の手順

人事評価システムの導入後、実際にどのように評価プロセスが進むのかを理解しておくことは重要です。各ステップでどのような作業が発生するのかを把握しておくことで、スムーズな運用が可能になります。

ここでは、人事評価システムを利用した場合の一般的な評価手順を、順を追って解説します。

1.評価シートの作成

人事評価システムを使った評価プロセスの第一ステップは、評価シートの作成です。

人事評価システムを扱う管理者が、評価シートを作成します。評価シートには、業績評価項目や能力評価項目、行動評価項目などが含まれ、それぞれに評価基準や配点を設定します。評価の目的に合わせて項目設計をしましょう。

多くの人事評価システムにはテンプレート機能が用意されており、評価シートの作成が簡単にできます。また、テンプレートをカスタマイズして自社の評価に最適化した評価シートを作成することも可能です。

2.評価シートの配布

評価シートの作成が完了したら、次は評価シートを配布します。

人事評価システムを配布する際は、まず評価シートを配布する対象者の選定からスタートします。また、評価期間の開始日・終了日や各フェーズの締切日なども設定してください。設定が完了したら、配布ボタンをクリックして評価シートを一斉配布します。

評価シートの配布後は、人事評価システムの管理画面から配布状況や閲覧状況をリアルタイムで確認することが可能です。

3.目標の設定

人事評価システムを通して評価シートが配布されたら、次のステップは目標設定です。目標設定では、組織目標と個人目標の整合性を取りながら、具体的かつ測定可能な目標を設定することが重要です。

多くの人事評価システムでは、期初に被評価者が自身の目標案をシステム上で入力します。多くの人事評価システムでは前期の目標や達成状況が表示されるため、過去の目標や実績を参照しながら目標設定が可能です。

被評価者によって目標が入力されたら、上長がその内容を確認し、必要に応じて目標に対するコメントやフィードバックを行います。目標の適切性や難易度について話し合い、最終的に両者の合意のうえで目標を確定させるというプロセスが、システム上で完結します。

4.回答者による自己評価

目標達成に向けて仕事に取り組み、評価期間が終了に近づくと、次のステップは被評価者による自己評価です。被評価者は人事評価システムにログインし、期初に設定した目標に対する達成状況や、評価項目に対する自己評価を入力します。自己評価では点数とそれを裏付ける具体的なエピソードを記入します。

自己評価の入力後、送信ボタンをクリックすれば提出完了です。提出後にはシステム上で上長に通知が送られ、次の評価ステップへと進みます。

5.上長による評価

被評価者の自己評価が提出されると、次は上長による評価のステップです。

上長は人事評価システムにログインし、部下の自己評価内容を確認しながら各評価項目について評価点とコメントを入力します。また、今後の改善点や成長に向けたアドバイスなど、具体的なフィードバックコメントを残すことが重要です。

評価入力が完了したら上長はシステム上で承認を行い、次のステップに進みます。組織の規模や評価プロセスによっては、部門長や人事部による確認・調整というステップが追加されることもあります。

6.評価の管理・閲覧

全ての評価プロセスが完了したら、最終段階として評価の管理・閲覧ステップに入ります。

人事部門は人事評価システムで全従業員の評価データを一元管理し、必要な分析や調整を行います。人事評価システム上では、対象者の評価の進捗状況や総合点などが一覧で閲覧可能です。評価基準のばらつきにも気づきやすいため、調整・公正な評価を行えます。

確定した評価結果は、権限に応じて各ユーザーが閲覧できるようになります。

こうした一連の流れが人事評価システム上で完結することによって評価サイクルの管理が効率化され、人材育成の質向上につながるでしょう。

まとめ

人事評価システムとは、評価業務の効率化や属人化の防止、人材データの戦略的活用などを実現する重要なツールです。人事評価システムを活用することで組織全体の人材マネジメントの質が高まり、企業の競争力向上につながります。

人事評価システムの導入によって得られる効果を最大化するためには、自社の課題や評価制度に合った製品を選ぶことが重要です。機能面や操作性やサポート体制、セキュリティ面、費用対効果などを総合的に判断し、長期的に活用できる人事評価システムを選びましょう。