採用業務を効率化する方法は？効果的なHRテックも紹介

採用業務を効率化する方法には、マニュアル・テンプレートの整備やHRテックの導入などが挙げられます。採用活動における課題に合わせて解決策を講じることが大事です。

本記事では、採用業務の工数の肥大化にお悩みの人事・採用担当者に向けて、効率化の方法やHRテックの具体例を紹介します。また、AI面接ツールの導入によって効率化に成功した企業事例も掲載するので参考にしてください。

採用業務を効率化するメリット

採用業務を効率化することで、工数が削減され、人事・採用担当者がコア業務に注力できるようになるほか、候補者の負担を軽減することが可能です。

ここでは、採用業務を効率化する主なメリットを解説します。

採用業務の工数を削減できる

採用業務を効率化できれば、かかる工数を削減することが可能です。

フローの整備や作業の自動化などによって工数が削減されると、採用プロジェクト全体のスピード感が加速します。また、人事・採用担当者の負担が軽減されます。結果的に採用活動の機動力が高まり、採用成功率を高めるポジティブなサイクルが生まれるでしょう。

人事・採用担当者がコア業務に集中できる

採用業務を効率化することによって、人事・採用担当者のリソースに余裕が生まれて、コア業務に集中できるようになります。

採用活動におけるコア業務とは、採用戦略の立案や求める人物像の要件定義、候補者のフォローアップ、入社後の定着支援など、より付加価値の高い戦略的業務のことです。本来注力すべきコア業務に人事・採用担当者が集中できるようになれば、採用活動のさらなる効率化や採用の質向上がかなうでしょう。

候補者の負担が軽減される

採用業務を効率化するメリットの一つは、候補者の負担を軽減できることです。

採用業務を効率化することによって選考フローが改善されて、候補者はストレスフリーに選考を進められるようになります。また、人事・採用担当者は候補者に対して迅速なレスポンスが可能になります。こうして候補者の負担が軽減されると、候補者体験（CX）が向上し、志望度の向上や内定承諾率の改善につながるでしょう。

採用業務の工数がかさむ要因

採用業務を効率化するにあたっては、リソースが逼迫している原因を突き止めることが大切です。

ここでは、採用業務の工数がかさむ主な要因について解説します。

面接に時間を割く必要がある

採用業務の工数がかさむ要因には、面接に時間を割く必要があることが挙げられます。

現在、生成AIが求職者側にも普及しており、選考書類の均質化が起こっています。書類選考段階での人材の見極めが難しくなっており、採用活動における面接の重要度が高まっている状況です。

当社が実施した「AI面接導入に関する実態調査」においても、生成AIの普及によって応募書類での人材評価が難しくなったと回答している割合が多くなっています。応募書類で人材を見極める難易度について「非常に難しくなった」「やや難しくなった」と回答した人は7割近くにのぼりました。

また、生成AIの普及を受けてすでに書類選考を廃止した企業は13.8％、廃止・縮小を検討している企業は73％でした。

一般的な面接は、候補者1人あたり30分〜2時間かかります。それを複数回、さらに複数名の面接官をアサインする場合、かかる工数は膨大なものになります。

本調査の全文は、「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」の請求フォームよりダウンロードしてご覧ください。

候補者の採用管理が煩雑になっている

候補者の採用管理が煩雑になっており、採用業務の工数がかさんでいます。

近年、従来の求人広告や求人サイトなどによる採用以外の手法も増えています。採用チャネルが多様化しており、候補者の情報がバラバラに管理されていることも多い状況です。情報の更新が漏れると、候補者の情報や進捗を把握するだけで一苦労です。情報の集約・整理に追われる現状が、効率化を阻む大きな壁となっています。

候補者とのやりとりが多い

採用業務の工数がかさむ要因の一つは、候補者とのやりとりが発生することです。

候補者数が多ければ多いほど、その分やりとりの量が増えて工数がかさみます。書類選考のお知らせや面接前後のリマインド、選考結果の通知、入社に関する質疑応答など、メールの作成・送信作業が負担になるでしょう。また、定型的な案内であっても、相手に合わせて内容を微調整したり、返信を待ってから次のアクションを決めたりといった時間も工数がかさむ原因となります。

日程調整に時間がかかる

採用業務において工数を増大させるプロセスの一つは、候補者と面接官のスケジュール調整です。

双方のスケジュールの返信を待って空き時間を照らし合わせ、会議室を確保したりオンライン面接用URLを発行したりする作業が発生します。特に複数の面接官が同席する場合、社内のカレンダー調整だけで数時間を費やすことも珍しくありません。

採用業務を効率化する方法

ここでは、採用業務を効率化するための4つの方法を紹介します。

ボトルネックや予算に合わせて手段を選択し、採用業務の効率化を進めましょう。

採用業務における課題を抽出する

採用業務を効率化しようとする際は、まずは現状のフローを可視化し、課題を抽出しましょう。

課題を抽出するために、採用業務の停滞を招いているボトルネックを特定したり、採用活動の各プロセスにおける歩留まり率を計算したりします。

また、課題を抽出する際は、人事担当者や現場の面接官、内定者にもヒアリングを行うと効果的です。客観的な視点でプロセスを分解することで、改善が必要な採用業務が明確になり、優先順位を決めて改善に取り組めるようになります。

マニュアルやテンプレートを整備する

採用業務を効率化する基本的な方法は、マニュアルやテンプレートを整えることです。

採用活動は、母集団形成から書類選考、採用面接、内定まで多くのプロセスがあります。採用活動の各過程でさまざまな人が業務を担当するため、スムーズな引継ぎが必要です。

マニュアルやテンプレートを整備することによって、採用業務を均質化することが可能です。誰もが同じクオリティで迅速に採用業務を進められるほか、引継ぎも円滑になるでしょう。

採用基準を標準化する

採用業務を効率化する方法の一つは、採用の基準を標準化することです。

評価基準が曖昧なままだと、候補者の見極めに時間を要します。また、面接官によって合否判断が分かれ、追加の面接や再検討が必要になってしまいます。本来は基準を満たしていない人が次の選考プロセスに進んでしまうこともあるでしょう。

評価基準を数値化したり評価シートを作成したりして、採用基準を標準化しましょう。採用基準を標準化できれば、採用担当者がスピーディに判断できるようになります。また、採用担当者間の評価のブレが軽減されます。

HRテックを導入する

採用業務を効率化する方法には、HRテックを導入することが挙げられます。

HRテック（HR Tech）とは、「Human Resources（人事）」と「Technology（テクノロジー）」を組み合わせた造語で、クラウドやAIなどの最新技術を活用して、人事関連業務を効率化・高度化するサービスや仕組みのことです。

HRテックを導入することによって、採用業務の効率化が飛躍的に進みます。たとえば、AIによって候補者のスクリーニングを行ったり、応募者情報を一括管理したりすることが可能です。

費用はかかりますが、工数削減や負担軽減などの効果を考えれば、投資対効果の高い手段だといえるでしょう。

採用業務を効率化するHRテック

採用業務を効率化する主なHRテックは、AI面接ツール・AI適性検査ツール・採用管理システム（ATS）です。

ここでは、採用業務の効率化に寄与する各HRテックの特徴を紹介します。

AI面接ツール

AI面接ツールを活用すれば、日程調整や採用面接の過程を劇的に効率化できます。

AI面接ツールとは、採用面接にAIを活用したツールです。候補者がAI面接官と対話するタイプや、候補者が質問に回答して録画した面接動画をAIが解析するタイプなどがあります。

「NALYSYS AI面接」では、AIの面接官が候補者との面接を実施し、評価レポートを自動作成します。

夜間・土日も面接が可能で、24時間365日いつでも採用プロセスが進行します。採用面接をAI面接ツールが代替するため、採用担当者が日程調整に苦慮することはありません。また、候補者にとっては自分の都合の良いタイミングで受験できるため、利便性が高い手段になります。

2026年に当社が実施した実態調査においても、AI面接の導入によって効率化の効果を感じている回答が見受けられます。

「選考にかかる時間・工数を削減できた」が52.8％、「深夜・早朝や土日など有人面接では対応できない時間帯でも選考が進み、機会損失を防げた」が29.8％、「日程調整が不要なため、応募から合否判定までのリードタイムが大幅に短縮できた」が26.6％でした。

AI面接ツールを導入することによって、採用業務の効率化や採用精度の向上が期待できます。

本調査は、無料での資料請求が可能です。AI面接を導入して自社の採用戦略に役立てたいとお考えの方は、「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」の資料請求フォームをご確認ください。

AI適性検査ツール

AI適性検査ツールを導入することで、採用基準の設計や候補者のマッチング率の見極めを効率化することが可能です。

AI適性検査ツールをとおして従業員にテストを配布し、得られた回答から自社のハイパフォーマーの特性をAIが学習します。学習したデータをもとに採用基準を設計し、候補者とのマッチ度を客観的なデータで算出します。

AI適性検査ツールを利用すれば、自社で活躍できる可能性が高い人を瞬時に見極めることが可能です。また、感覚に頼った選考によるミスマッチを減らせます。

当社の「NALYSYS 適性検査」では、45項目の豊富な診断項目によって特性を多面的に測定し、活躍している人材の共通点から採用基準を自動設計します。

採用管理システム（ATS）

採用管理システム（ATS）を利用することによって、採用活動全体の管理業務を効率化できます。

採用管理システム（ATS）とは、採用活動に必要な情報を一元管理し、効率化するためのプラットフォームです。あらゆる求人媒体からの応募者情報を一つの画面で管理し、ステータス管理・社内共有・候補者への連絡・日程調整・分析レポート作成までを網羅します。

バラバラで管理していた情報を一つのプラットフォームに統合することで、転記ミスや連絡漏れを防ぎ、採用チーム内での情報共有コストを最小化します。

当社が提供するAI人事プラットフォーム「NALYSYS」は、採用・配置・マネジメント・労務DXまでの人事業務をAIとデータの利活用により最適化するサービスです。専用チームが伴走支援を行い、採用業務を効率化するために必要な機能の追加に関しても柔軟に対応しています。

HRテックの導入を検討している方、まずは話を聞いてみたいという方は、お問い合わせフォームより無料相談をご利用ください。

採用業務の効率化に成功した企業事例

ここでは、AI面接ツール「NALYSYS AI面接」を導入することによって採用業務の効率化に成功した企業事例を紹介します。

会社名	First fit株式会社
業種・業界	フィットネスクラブ
会社の所在地	東京都
課題	事業の急拡大に伴う、採用業務にかかる工数の逼迫
導入したサービス	NALYSYS AI面接

パーソナルジム「THE PERSONAL GYM」を運営するFirst fit株式会社さまは、事業の急拡大に伴い、月間100〜200件にのぼる応募への対応が課題となっていました。採用担当者が店舗運営を兼務していたため、日程調整に数週間を要していました。

優秀な人材は他社でも内定を獲得できるため、日程調整に苦戦している間に離脱されてしまいます。また、書類選考だけでは判断が難しい候補者の「人間性」や「熱意」をいかに見極めるかも大きな悩みでした。

この課題を解決するため、24時間受験可能な「NALYSYS AI面接」を導入。その結果、導入わずか2ヶ月で100名以上の面接を実施し、選考工数を約80％削減することに成功しました。応募から内定までの期間も、従来の30日から10日へと短縮されました。

さらに、AI面接の動画や評価レポートを通じて、パーソナルトレーナーとして適切な振る舞いができる人物かどうかを迅速に判断できるようになりました。

テクノロジー活用による採用スピードの向上と質の担保を両立させた好事例となっています。

事例インタビュー全文は「採用工数を80％削減し、選考スピードは3倍に。『NALYSYS AI面接』で実現した、”全員の熱意に触れる” 採用戦略。」のページからご覧ください。

まとめ

採用業務を効率化することによって、採用業務に要する工数が削減でき、人事・採用担当者がコア業務に注力できるようになります。また、選考フローの改善によって候補者の負担が軽減されて、候補者エンゲージメントの向上にもつながります。

採用業務を効率化しようとするときは、採用業務において感じている課題を明確にすることが大切です。課題を抽出したら、課題に合わせて解決策を講じましょう。

採用業務を効率化する方法には、マニュアルやテンプレートの整備、採用基準の標準化が挙げられます。また、HRテックを導入することで、採用業務を飛躍的に効率化することが可能です。

AI面接の導入に興味をお持ちの方は、「3分でわかるNALYSYS AI面接」のページより資料をダウンロードできます。また、適性検査をはじめとするAI人事プラットフォーム「NALYSYS」のサービスについて知りたい場合は、「3分でわかるNALYSYS（ナリシス）」のページにお進みください。資料ダウンロードはいずれも無料です。