採用ツールの種類一覧｜工程別の分類・選び方と導入メリットを解説

「採用ツールを導入したいが、種類が多くてどれが自社に合っているのか分からない」とお悩みの採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

採用ツールは、まずはどの工程に・どのような課題を抱えているかを整理すると、自社に必要な採用ツールを絞り込みやすくなります。

本記事では、採用ツールの種類一覧や導入するメリット、選び方の観点を紹介します。また、導入時の注意点も解説するので参考にしてください。

採用ツールとは

採用ツールとは、採用活動の各工程の業務を支援するために導入するシステム・サービスの総称です。

 採用ツールが必要とされる背景には、応募経路の多様化で管理すべき情報の入り口が増え、選考のオンライン化も進んだことで、手作業の運用では追いつかない場面が増えている事情があります。

採用ツールが支援する業務は工程ごとに異なります。母集団形成では候補者との接点づくりを、選考では応募者情報の一元管理や選考の実施・評価を、内定・定着では入社までのフォローと入社後の定着支援を、それぞれ支援します。

本記事では、採用ツールの種類ごとの位置づけと、自社に合った採用ツールを選ぶ際の観点を解説します。

採用ツールの種類一覧

本記事では、採用ツールを支援する工程に応じて母集団形成、選考・見極め、内定・定着の3つに分類して解説します。それぞれの工程に複数のツール類型があり、担う役割も異なります。

工程・ツール類型・役割の対応は、次の表のとおりです。

工程	採用ツールの類型	役割
母集団形成	採用サイト作成ツール	自社の採用情報を発信する場を整える
母集団形成	ダイレクトリクルーティング支援ツール	媒体上での候補者検索とスカウト送信・返信状況を管理する
母集団形成	リファラル採用支援ツール	社員紹介の依頼・進捗・謝礼を管理する
選考・見極め	採用管理ツール（ATS）	応募者情報と選考進捗を一元管理する
選考・見極め	Web面接・日程調整ツール	オンライン面接の実施と日程調整を支援する
選考・見極め	AI面接・自動選考ツール	面接・一次選考の一部をシステムが担う
選考・見極め	適性検査ツール	性格・価値観・能力を検査で可視化する
内定・定着	内定者フォローツール	内定者への連絡・交流を管理する
内定・定着	サーベイ・オンボーディング支援ツール	入社後のコンディション把握とオンボーディングを支援する

以降では、母集団形成、選考・見極め、内定・定着の順に、それぞれの類型を紹介します。

母集団形成を支援する採用ツール

母集団形成を支援する採用ツールは、自社の情報を発信したり、候補者との接点を広げたりする役割を担います。代表的な類型は次の3つです。

• 採用サイト作成ツール
• ダイレクトリクルーティング支援ツール
• リファラル採用支援ツール

採用サイト作成ツールは、自社の採用情報や募集要項を発信する場を、専門知識がなくても構築・更新できるツールです。会社紹介や求人内容をまとめたページを継続的に整備したい場合に向いています。

ダイレクトリクルーティング支援ツールは、媒体が持つ候補者データベースからの人材検索や、スカウトメッセージの作成・送信、返信状況の管理を効率化する採用ツールです。複数の媒体を併用している場合など、自社から候補者にアプローチする業務を整理したいときに使われます。

リファラル採用支援ツールは、社員による候補者紹介の依頼・進捗・謝礼の管理を一元化するツールです。社員のネットワークを生かして母集団を形成したい企業に適しています。

母集団形成の手法や採用チャネル全体の設計については、以下の記事で詳しく解説しています。

選考・見極めを支援する採用ツール

選考・見極めを支援する採用ツールは、応募者情報の管理や、面接・適性検査など選考プロセスの実施を担います。この工程には4つの類型があります。

• 採用管理ツール（ATS）
• Web面接・日程調整ツール
• AI面接・自動選考ツール
• 適性検査ツール

採用管理ツール（ATS）は、応募者情報や選考の進捗を一元管理するツールです。応募経路が複数にわたる場合や、選考に関わる担当者が多い場合に役立ちます。

（※採用管理ツールについては次の章で詳しく取り上げます）

Web面接・日程調整ツールは、オンライン面接の実施や、候補者と面接官双方の日程調整を支援する採用ツールです。遠方の候補者との面接や、選考のスピードを重視する場合に向いています。

AI面接・自動選考ツールは、面接の実施や一次選考の一部をシステムが担う採用ツールです。応募者数が多い場合や、評価のばらつきを抑えたい場合に活用が検討されます。

（※AI採用ツールの仕組みや評価の考え方は、後の章で詳しく解説します）

適性検査ツールは、候補者の性格や価値観、能力などを検査によって可視化する採用ツールです。面接官の印象と切り離した客観的な材料を選考に加えられるため、評価が主観に寄りがちな場合の補正としても機能します。

内定・定着を支援する採用ツール

 内定・定着を支援する採用ツールは、内定から入社までの期間や入社後の定着を後押しします。類型は次の2つです。

• 内定者フォローツール
• サーベイ・オンボーディング支援ツール

内定者フォローツールは、内定者への連絡や情報発信、内定者同士の交流の場を管理するツールです。内定辞退を防ぎたい場合や、入社までの期間が空く新卒採用などで活用されています。

サーベイ・オンボーディング支援ツールは、入社後のコンディションを定期的なアンケートで把握したり、オンボーディングの進捗を管理したりする採用ツールです。入社直後の離職を防ぎ、早期の戦力化を後押ししたい場面で導入されています。

採用管理ツール（ATS）は何を解決するか

採用管理ツール（ATS）は、応募者情報や選考進捗の管理から生じる負担を軽減するために使われます。

前章で触れたとおり、選考に関わる工程を支援する採用ツールの代表格です。

ここでは、採用管理ツール（ATS）の呼称の整理、解決できる課題とできない課題、導入を検討する目安の順に確認します。

採用管理ツール・ATS・採用管理システムの違い 

採用管理ツール、ATS、採用管理システムは、いずれもほぼ同じ意味で使われている呼び方です。

「ATS」は「Applicant Tracking System」の略称です。国内では「採用管理システム」や「採用管理ツール」という呼び方が広く使われており、指している機能や役割に違いはありません。

資料やベンダーによって表記が異なるため、比較検討の際に別のツールのように見えてしまうこともありますが、呼称の違いで区別する必要はありません。比較すべきは名称ではなく、搭載されている機能の範囲です。

採用管理ツールで解決できる課題とできない課題

採用管理ツール（ATS）は、応募者情報の分散や選考進捗の属人化といった、情報管理に起因する課題を解決します。

応募経路ごとに管理表が分かれ、選考状況が担当者の記憶やメールのやり取りに依存していると、対応漏れや連絡の遅れが生じかねません。採用管理ツールを導入すると、応募者の情報と選考のステータスを一つの画面で確認できるようになり、こうした情報管理上の問題を軽減できます。

一方で、書類の確認や面接の実施といった、選考業務そのものにかかる工数は、採用管理ツール（ATS）を導入しても残ります。

ツールの中心的な役割は情報の整理と可視化、連絡や日程調整といった定型業務の自動化であり、「書類を読んで評価する」「面接で見極める」といった判断そのものを代わりに引き受けるわけではありません。

採用ツールを導入を検討する目安

採用管理ツール（ATS）の導入を検討する目安になるのは、応募経路が複数にわたる、同時進行の選考が多い、手作業での管理に限界を感じているといった状態です。

複数の経路から応募が集まると経路ごとに情報が分散しやすく、同時に進行する選考の数が多いほど、進捗の把握や連絡のタイミング調整は煩雑です。

また、エクセルや紙の管理表で対応してきたものの、更新の手間や記入漏れが目立ち始めた場合も、導入を検討する時期だといえます。

採用管理ツールを含めた採用業務全体の効率化については、以下の記事でも取り上げています。

採用ツールの選び方

採用ツールの個々の機能の多さだけで判断すると、自社の課題に合わなかったり、導入後に使いこなせなかったりする場合があります。まず自社の採用課題を整理し、対応する類型を絞り込んでから、候補となる採用ツールを比較検討するという順序で進めると、判断のずれを防ぎやすくなります。

採用ツールを選ぶ際は、解決したい課題への対応、運用体制、既存システムとの連携、費用対効果という4つの観点で確認しましょう。

解決したい採用課題に対応しているか

解決したい採用課題に対応しているかは、最初に確認すべき観点です。課題への対応を確認しないままツールを選ぶと、機能は充実していても自社が抱える課題そのものは解決されないままになりかねません。

まずは自社が抱える課題を把握し、対応する類型に絞り込みます。

採用課題とそれに対応した採用ツールの類型は、次のとおりです。

採用課題	対応する採用ツールの類型
応募者数の不足	母集団形成を支援するツール
採用コストや工数の負担	採用管理ツール（ATS）、AI面接・自動選考ツール
面接官ごとの評価基準のバラつき	AI面接・自動選考ツール、適性検査ツールなど選考を標準化する類型

自社の採用規模・体制で運用できるか

採用ツールが自社の採用規模・体制で運用できるかどうかも、導入前に確かめておきたい点です。どれほど機能が充実した採用ツールでも、日常的に使いこなす体制が整っていなければ効果を発揮しません。

採用ツールを選ぶ際にチェックしておきたいのは、採用に関わる担当人数、専任の運用担当者を置けるかどうか、そして操作性です。

担当者が少ない、あるいは採用業務を兼務している場合、設定や日々の運用に手間がかかるツールだと定着しにくくなります。多機能をうたうツールほど設定項目や管理画面が複雑になりやすいため、実際に運用を担う担当者が無理なく使えるかどうかを、資料や画面のイメージで確認しておくと安心です。

既存のツールや採用フローと連携できるか

採用ツールを選ぶ際の判断基準の一つは、既存のツールや採用フローと連携できるかどうかです。新しいツールを単体で評価すると、導入後に既存の仕組みとの間でデータの二重管理や引き継ぎ漏れが発生することがあります。また、応募者データや選考結果を手作業で転記する必要があると、ツールを導入しても工数削減効果を得られなくなるおそれがあります。

求人媒体や社内のカレンダー、労務システムなど、既に運用している仕組みと採用ツールとの連携が可能かを確認しましょう。あわせて、候補のツールの機能が既存のツールと重複していないかも確認します。

費用は削減できる工数・コストに見合うか

採用ツールの選定時には、費用が削減できる工数やコストに見合うかどうかを見極めます。採用ツールの費用だけを見て高い・安いと判断するのではなく、削減できる工数や、既存の採用コストと比較して考えましょう。

まずは自社でかかっている採用コストや工数を正しく把握し、採用ツールの導入によって改善できる数値を算出して、費用対効果を確認します。

以下の表は、ここまでの4つの観点を含めた、比較検討の際にそのまま使えるチェックリストです。

観点	確認する内容
解決したい課題との適合	自社が抱える採用課題に、ツールの機能が対応しているか
必須機能の有無	自社の運用に欠かせない機能が、標準機能として備わっているか
費用の構造と見合い	初期費用・月額費用・課金形態を把握し、削減できる工数や既存の採用コストと比べて見合うか
既存ツール・システムとの連携	求人媒体、カレンダー、労務システムなど既存の仕組みと連携できるか

候補となる採用ツールの情報は、資料請求のほか、比較サイトや業界のカオスマップ、展示会、同業他社の導入事例などから集められます。あわせて実際に導入した企業の声を聞くと、資料だけでは分かりにくい運用面の実態も見えてくるでしょう。

AIを活用した採用ツールという選択肢

採用管理ツール（ATS）は応募者情報や進捗の可視化を担う一方、書類の確認や面接の実施といった選考業務そのものにかかる工数は残ります。この問題の解決を支援する類型として登場したのが、AIを活用した採用ツールです。

ここでは、AI面接・自動選考ツールがどのような位置づけにあるのか、選ぶ際にどのような観点を確認すればよいのかを解説します。

AI面接・自動選考ツールの位置づけ

AI面接・自動選考ツールは、書類確認や面接の実施、評価といった選考業務そのものの一部をシステムが担う点で、情報管理を担うATSとは役割が異なります。

AI面接・自動選考ツールは業務の効率化に加えて、評価基準を統一し、面接官ごとの見極めのばらつきを抑える標準化も支援の対象です。

AI面接を導入している企業の担当者218名を対象に実施したレバレジーズ株式会社の調査レポートには、AI面接導入のメリット・成果に関するアンケート結果のデータが掲載されています。

引用：レバレジーズ株式会社「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」

実際にAI面接ツールを導入した企業は、さまざまなメリット・成果を実感しています。

最も多かったのは「従来の書類選考基準であれば不合格にしていた層から、優秀な⼈材を採⽤できた」で62.4％でした。続いて「選考にかかる時間‧⼯数を削減できた」が52.8％、「⾯接官との相性に左右されない公平な評価ができるようになった」が37.6％でした。

そのあとに続くメリット・成果も、AI面接ツールの導入によって選考の効率化と質向上の両方を実現できたことが分かる結果となっています。

参考：「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」

AI搭載ツールを選ぶ際の観点

AI搭載ツールを選ぶ際にとくに確認したいのは、評価ロジックの説明可能性、既存の選考フローとの接続、候補者体験への配慮の3点です。工数の削減や評価の標準化といった効果面の判断に加えて、運用面ではこの3点を押さえておきます。

評価ロジックの説明可能性は、なぜその評価になったのかを候補者や社内に説明できるかという観点です。

評価結果だけを示すAI搭載ツールでは、応募者から疑問を持たれた場合や、社内で選考基準の妥当性を問われた場面で対応に困りかねません。システムベンダーに、評価軸や採点基準がどこまで開示されるかを具体的に確かめておきましょう。

既存の選考フローとの接続では、どの選考段階にAI搭載ツールを組み込み、人の最終判断とどう役割分担するかを整理します。

一次選考の絞り込みに使うのか、面接官の判断を補助する材料として使うのかによって、運用の設計は変わります。最終的な合否判断を誰が担うのかも、事前に整理しておきたい点です。

候補者体験への配慮では、候補者にとって受けやすいか、案内が分かりやすいかを見ます。

AI選考の実施方法や所要時間などの案内が不十分だと、選考自体への不信感につながりかねません。AI搭載ツールの選定時には、候補者向けの案内文やサポート体制の用意も、あわせて確認しておきましょう。

採用ツール導入の注意点

採用ツールの導入効果を最大化するためには、計画的に設計・運用に取り組むことが大切です。確認すべきは、「ツールの乱立とデータ分散を防ぐ設計」、そして「導入後の運用定着」の2点です。

ツールの乱立とデータ分散を防ぐ設計

採用ツール導入の際には、ツールの乱立とデータ分散を防ぐ設計を行う必要があります。

現場や部署ごとに個別で採用ツールの導入が進むと、ツールが乱立してしまい、同じ工程を担うツールが複数併存する事態になりかねません。

その結果、応募者の情報や選考結果がツールごとに分かれて蓄積され、選考全体の進捗や対応状況を一覧で把握しにくくなります。また、応募者データや選考結果が分散して効果検証ができなくなります。

こうした事態を避けるには、部署や拠点ごとの個別契約を防ぐ仕組みが必要です。採用ツールの選定と契約の窓口を一本化しましょう。社内で使っている採用ツールの一覧を整備しておけば、同じ役割のツールが重複して導入されることやデータが分散することを防止できます。

採用ツール導入後の運用定着

採用ツールの導入後には、入力のルール、運用の担当者、見直しのサイクルを決めておく必要があります。

採用ツールが導入されても、ルールが整備されていなかったりツールを使う担当者が不慣れだったりすると、運用がうまくいかないおそれがあります。

採用ツールの導入時には、運用ルールを整備します。誰がデータを入力し、誰が運用状況を確認するのかという担当を明確にします。また、一定期間ごとに使用状況を見直す機会を設けておくと、採用ツールが現場に定着しやすくなります。

また、採用ツールの導入にあたり、携わる担当者に対してツールの研修・トレーニングを実施しましょう。

また、最初から全社展開を目指さず、一部の部署や工程で小さく始めて、運用に乗ってから対象を広げる進め方もおすすめです。

まとめ

採用ツールとは、母集団形成から選考、内定・定着などの採用活動のプロセスを支援するシステム・サービスです。サポートが必要な採用工程や目的に応じて、採用ツールの種類を選びます。

採用ツールの種類には、採用サイト作成ツールやダイレクトリクルーティング支援ツールのように候補者との接点を広げるものもあれば、採用管理ツール（ATS）のように応募者情報と選考の進捗を一元管理するもの、AI面接・自動選考ツールのように選考業務そのものの一部を担うものもあります。それぞれの類型が担う役割を理解したうえで自社の課題と照らし合わせると、導入すべきツールの候補が絞り込みやすくなります。

レバレジーズ株式会社は、採用・配置・マネジメント・労務DXまで、組織を改善するAIプラットフォーム「NALYSYS（ナリシス）」を提供しています。
採用においてはNALYSYS AI面接が一次選考を代行し、採用のプロの目線を取り入れた高品質なAI面接を実施します。また、AI書類選考機能とも連携することができ、選考業務を効率化できます。

さらに、NALYSYS適性検査ではAIによって標準化した自社の選考基準をもとに個人の性質を45項目で多面的に測定します。このようにNALYSYSを活用することで担当者の選考業務をサポートし、ミスマッチを防ぐ採用を進めることが可能です。

「3分でわかるNALYSYS」では各種サービスの機能の概要をまとめていますので、ツール選定の比較材料として参考にしてください。

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採用ツールに関するよくある質問

ここでは、採用ツール導入の検討時によく寄せられる質問に回答します。

Q. 無料で使える採用ツールはありますか？

A. 無料プランや無料トライアルを設けている採用ツールは多く、無料の範囲で試すことは可能です。ただし、無料プランは登録できる応募者数や機能に制限があるため、本格的な運用を続けるうちに上限に達することもあります。また、無料トライアルは利用期間に制限がある場合がほとんどです。

無料の範囲で複数のツールを実際に試し、自社の選考の流れに合う操作性かどうかを比べたうえで、本格導入するツールを絞り込むという使い方がおすすめです。

AI人事プラットフォーム「NALYSYS（ナリシス）」も無料トライアルを受付中です。ご興味がおありの人事・採用担当者の方は、無料トライアルの申し込みフォームよりお問い合わせください。

Q. 中小企業でも採用ツールは必要ですか？

A. 中小企業でも、採用ツールが必要なケースがあります。必要性は企業の規模ではなく、採用管理にかかる負荷で判断しましょう。

応募が集まる経路の数、同時に進行している選考の数、採用に関わる担当者の人数と照らし合わせて、手作業での管理に限界を感じているのであれば、企業の規模を問わずツールの導入は検討に値します。

逆に、応募経路が限られ、選考も少人数で管理しきれている場合は、無理に導入を急ぐ必要はありません。小規模から始めやすい無料プランを設けた採用ツールもあるため、企業が成長して管理の負荷が高まってきたときに備えて試しておくのもおすすめです。

Q. 新卒採用と中途採用で使うツールは変わりますか？

A. 母集団形成と内定後の支援で使うツールは新卒採用と中途採用で変わりやすいです。一方で、選考を進める段階のツールは共通して使えるものが多くあります。

新卒採用は内定から入社までの期間が長いため、説明会の運営に関わる業務の支援や、内定者フォローツールの比重が高くなります。

中途採用は通年・随時の対応が中心となるため、ダイレクトリクルーティング支援ツールのように、随時の募集に対応する類型が使われやすい傾向です。

Web面接・日程調整や適性検査のツールは、新卒・中途を問わず共通して使えます。採用管理ツールも両方に対応した製品が多くありますが、新卒特化型・中途特化型に分かれる製品もあるため、自社の採用区分に対応しているかは確認が必要です。