書類選考を効率化するには？AIによる自動化や採用事例紹介

書類選考を効率化する主な方法は、評価基準の明確化やテンプレートの作成、システムの導入などです。特にAIを活用することで、書類選考を飛躍的に効率化できます。

本記事では、書類選考を効率化する方法を詳しく解説します。また、AIを活用して効率化するメリットやスクリーニングを効率化するAI面接の導入事例も紹介するので、書類選考の工数肥大化にお悩みの人事・採用担当者の方は参考にしてください。

書類選考の効率化が必要な理由

書類選考の効率化は、現代の採用活動において早急に対応すべき課題です。

その背景には、人事担当者の負担軽減や優秀な人材の確保といった理由があります。

人事・採用担当者の負担を軽減するため

書類選考の効率化が求められる理由の一つは、人事・採用担当者の負担軽減です。

従来の手作業による書類選考では、1件あたり数分から数十分の時間が必要です。応募者数が数百件～数千件に及ぶ場合、担当者は膨大な時間を書類選考に費やすことになります。

書類選考に多大な工数がかかっている状況では、採用業務の負担が大きくなります。人事・採用担当者が疲弊してしまったり、ほかのコアな採用業務に十分な時間を割けなくなったりするでしょう。結果として、採用活動全体の質が低下するおそれもあります。

候補者の離脱を防ぐため

書類選考の効率化が必要な理由には、候補者の離脱の防止が挙げられます。

現在の転職市場では、候補者は複数の企業に対して同時期に応募することが一般的です。書類選考に時間がかかりすぎると、他社の選考が進んだ候補者が選考プロセスから離脱してしまう可能性があります。

特に、需要が高い職種やスキルを持つ人材ほど、他社での内定がすぐに決まってしまいます。書類選考の効率化は、優秀な候補者の離脱防止のために重要です。

優秀な人材を見極めるため

書類選考を効率化することは、優秀な人材を見極めるために必要です。

非効率な書類選考によって人事・採用担当者が時間に追われてしまい、表面的な判断しかできない状況では、真に価値のある候補者を見落としてしまうおそれがあります。また、従来の手作業の書類選考を余裕がない状態で行っている場合、人的判断のブレや主観的な偏見が起こりやすくなるでしょう。

書類選考が工数過多になる原因

書類選考の工数が過多になる原因を理解することで、適切な対策を講じることができます。

書類選考が工数過多になる主な原因は、処理能力の限界と採用時期の集中です。

書類選考数が担当者の処理能力を超えている

書類選考が工数過多になる原因には、書類選考の数が担当者の処理能力を大幅に超えることが挙げられます。

特に人気企業や魅力的な求人条件の場合、想定を上回る応募が殺到することがあります。

たとえば、1日に100件の応募書類が届く場合、1件あたり10分で処理できたとしても1日あたり16時間以上が必要です。さらに、担当者が書類選考を専任しているケースはほとんどなく、通常は書類選考以外の人事業務も並行して進めなければなりません。

応募数が増えると対応すべき書類選考の数が増えて、担当者の採用業務が逼迫するおそれがあります。

新卒採用で書類選考が同じ時期に集中する

書類選考が工数過多になる要因の一つは、新卒採用の実施によって書類選考が特定の時期に集中することです。

新卒採用では、一般的に就職活動の解禁時期に合わせて選考がスタートします。そのため書類選考を行う時期が集中し、短期間で大量の応募書類を処理しなければならない状況に陥りがちです。人事担当者は通常業務を圧迫されながら、新卒者の書類選考を進めることになります。

書類選考を効率化する方法

書類選考を効率化する主な方法は下記のとおりです。

• 評価基準を明確にする
• 評価用シートを作成する
• メッセージのテンプレートを用意する
• 採用業務を効率化するシステムを導入する

評価基準を明確にしたり、型やシステムを活用したりして、書類選考を効率化しましょう。

ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。

評価基準を明確にする

書類選考の効率化の基本的な方法が、評価基準を明確化することです。

書類選考の評価基準が曖昧なままでは、迅速に判断することが難しくなります。また、担当者間で評価にばらつきが生じ、最終的な書類選考の合否判断にも時間がかかってしまうでしょう。

書類選考の評価基準を明確にすることで、一貫性のある評価を迅速にできるようになります。

必須スキルや歓迎スキル、経験年数、学歴要件などを数値化します。たとえば「プログラミング経験3年以上」「TOEIC800点以上」「チームリーダー経験あり」といった具体的な条件を設定することにより、迅速かつ客観的な判断が可能です。

また、各項目に重み付けを行い、総合スコアで評価する仕組みを構築することで、一貫性のある選考を実現できます。

評価用シートを作成する

書類選考を効率化する方法には、評価用シートの作成が挙げられます。

評価用シートを作成することによってチェックすべき点が可視化され、書類選考の評価を迷わずできるようになります。チェック項目には基本的な要件に加えて、必須スキルや歓迎スキル、意欲、カルチャーフィットなどの欄を作成します。

評価項目の例は下記のとおりです。

• 履歴書の形式
• 学歴
• 保有資格
• 経験年数
• 職歴
• 職務経験
• 実績
• 知識やスキル
• 志望動機
• 転職理由
• 自己PR

評価項目ごとに重み付けをして、評価点を入力する欄を設けて、評価用シートを作成しましょう。

メッセージのテンプレートを用意する

書類選考を効率化する方法の一つは、メッセージのテンプレートをあらかじめ用意しておくことです。

書類選考を進めるにあたって、メールやチャットツールでの候補者とのやりとりが発生します。候補者への連絡に要する時間を削減するため、各段階に送信するメッセージテンプレートを事前に準備しておくことが重要です。

たとえば、以下のような内容のメッセージテンプレートを用意しておくと便利です。

• 応募書類の受付完了のお知らせ
• 選考結果の通知
• 面接日程調整のお願い
• 不合格者へのフォロー

メッセージテンプレートを作成する際は、個別化が可能な項目（例：名前、応募職種、具体的なフィードバックなど）を含めることで、機械的な印象になりづらくなります。

採用業務を効率化するシステムを導入する

採用業務を効率化するシステムを導入することによって、書類選考も飛躍的に効率化できます。

書類選考を直接的に効率化する主なシステムは、AIを活用したスクリーニングツールです。AIスクリーニングツールに応募書類を読み込ませれば、記載情報の把握やスコアリングが即時に完了します。

また、書類選考にまつわるメッセージのやりとりや候補者管理、面接日程の調整などの採用業務についても、チャットボットや採用管理システム（ATS）を導入することで、大幅な効率化が実現できます。

AIを活用して書類選考を効率化するメリット

AI技術の進歩により、書類選考の効率化はさらに高度化しています。

ここでは、AIを活用して書類選考を効率化するメリットを紹介します。

工数を大幅に削減できる

AIを活用して書類選考を効率化することで得られる大きなメリットは、工数を大幅に削減できる点です。

AIを活用した書類選考では、従来は手作業で行っていた採用業務の多くを自動化することが可能です。履歴書・職務経歴書の内容解析やキーワード抽出、要約、初期スクリーニングなどの業務をAIが担います。

AIによる処理は数秒で完了するため、たとえ数千件の応募があっても短時間での書類選考が可能になります。

人事担当者のリソースを最適化できる

AIによる書類選考の効率化により、人事担当者のリソースを最適化することが可能です。

書類選考の業務をAIに代替させることで、人事・採用担当者は膨大な書類チェックの作業から解放されます。これまで手作業の書類選考によって工数が逼迫していた状況が改善し、人事・採用担当者のリソースに余裕が生まれるでしょう。

書類選考が効率化すれば、人事・採用担当者は高品質な面接を行うための準備や採用戦略の立案などの、より付加価値の高い業務にリソースを配分できるようになります。

人間が持つ偏見を排除できる

AI活用で書類選考を効率化するメリットの一つは、人間が持つ偏見を評価から排除できることです。

人間が持つ無意識のバイアスによって、書類選考において不当な評価をしてしまう可能性があります。性別、年齢、出身地、学歴などによる無意識の偏見は、優秀な人材を見落とす原因となりえます。

一方、AIは事前に設定された評価基準に基づいて客観的に判断を行うため、個人的な好みや主観的な印象に左右されません。多様性のある採用を実現し、企業にとって真に価値のある人材を公平に評価することができるでしょう。

ただし、AIを活用する際は、学習データやアルゴリズムにバイアスが含まれていないかを定期的にチェックすることが重要です。定期的に精査し、必要に応じて調整をしてください。

一貫性のある評価ができる

AIを活用することで、一貫性のある書類選考を実現することが可能です。

人間による書類選考では、担当者の主観や気分、疲労度などによって評価にばらつきが生じることがあります。

一方でAIはあらかじめ設定した評価基準に従って、一貫性のある評価を行います。候補者に対して公平な選考を保証でき、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

AI活用で効率化できる書類選考のプロセス

AIは書類選考のさまざまなプロセスで活用することが可能で、それぞれの段階で大幅な効率化を実現できます。

ここでは、AI活用で効率化できる書類選考のプロセスについて具体的に解説します。

スクリーニング

AIを搭載したツールを活用することで、書類選考におけるスクリーニングを効率化することが可能です。

AIを搭載したツールに応募書類を読み込ませることで、記載情報をAIが自動で抽出します。そしてAIが自然言語処理（NLP）を用いて内容を解析し、あらかじめ設定した評価基準に沿って各候補者を数値化したり、求める条件と照合したりします。

これにより、明らかに条件に適合しない応募者を除外し、人事担当者はより有望な候補者の評価業務に集中できるようになります。

情報の抽出・整理

AIは応募書類に記載された個人情報、学歴、職歴、スキル、資格などの情報を自動的に抽出し、構造化されたデータとして整理します。

AIを活用すれば、応募書類のフォーマットが異なっていても効率的に管理できます。また、OCR技術と組み合わせることで、手書きの応募書類やPDFファイルからも正確に情報を抽出することが可能です。

抽出された情報はシステムに自動的に登録され、検索や分析が容易にできるでしょう。

レジュメの要約

AIは候補者の履歴書・職務経歴書を分析し、重要なポイントを抽出して簡潔にまとめます。

長い職務経歴書であっても、AIが重要な経験やスキルを特定して要約します。

AIによる要約を利用すれば、人事担当者は短時間で候補者の全体像を把握することが可能です。また、複数の候補者を比較する際にも、統一された形式の要約があることで判断スピードがアップします。

スコアリング・評価

AIを活用することで、スコアリング・評価を効率化できます。

AIは事前に設定された基準に基づいて、応募書類を自動でスコアリング・評価を行います。経験年数やスキルレベル、学歴、資格などの各項目を数値化し、候補者の総合的な適合度を判定します。また、企業が重視する要素に重み付けを行うことで、より精密な評価が可能です。

候補者からの問い合わせ対応

書類選考に関する候補者からの問い合わせへの対応は、AIを活用することによって効率化できます。

AIチャットボットを活用することで、候補者からの一般的な問い合わせに24時間自動で対応可能です。選考スケジュールや企業情報、応募手続きなどに関する質問は、学習させた内容をもとにAIが迅速に回答します。

AIチャットボットが簡単な質問への回答に対応することによって、人事担当者は複雑で個別対応が必要な問い合わせのみに集中でき、業務効率が向上します。また、候補者にとっても待ち時間なく情報を得られるため、CX向上にも貢献するでしょう。

候補者への連絡

AIは、応募書類の提出依頼や選考結果の通知、面接案内などの定型的な連絡を自動化することが可能です。候補者の選考状況に応じて適切なタイミングで必要な連絡を行い、人事・採用担当者の作業負荷を軽減します。

連絡内容は候補者の情報や選考結果に応じてカスタマイズすることが可能です。個人的な印象を保ちながら、採用業務の効率化を実現できるでしょう。また、送信ログや開封状況も自動的に記録されるため、コミュニケーションの管理も容易になります。

面接日程の調整

AIを活用することで、煩雑になりがちな面接日程の調整を効率化することが可能です。

従来は人事担当者が候補者と面接官の間で何度もやり取りを行っていた日程調整作業を、AIが自動化します。

AIを活用した日程調整システムは、候補者と面接官の都合を自動的にマッチングし、適した面接日時を提案します。カレンダーシステムと連携することで、リアルタイムでの空き状況確認と予約が可能になります。候補者は提示された選択肢から都合の良い時間を選択するだけで、面接予約が完了するでしょう。

また、急な変更やキャンセルにも自動的に対応しまた、今後の書類選考の方針については 代替日時の提案や関係者への通知も自動実行されます。

候補者のAI利用による書類選考への影響

近年、候補者側でもAI技術を活用して応募書類を作成するケースが増加していることを受けて、書類選考の廃止・縮小を検討している企業が増えています。

企業の採用担当者を対象に当社が2026年に実施した「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」でも、候補者のAI利用が書類選考へ影響を及ぼしていることが分かります。

エントリーシート（ES）等の書類選考における人物の見極めについて、生成AIの普及によって「非常に難しくなった」「やや難しくなった」という回答の合計は69.7％でした。

また、今後の書類選考の方針については、廃止を検討したり重要度を下げたりすると回答した企業の割合は72.9％でした。

※本調査の全文につきましては、「新卒・中途採用における AI面接導入に関する実態調査」の資料請求フォームからご請求ください

生成AIの普及によって応募書類の均一化が進む状況下では、書類選考とは別のアプローチで候補者の能力を見極めることも検討しましょう。

なお、当社のサービス「NALYSYS AI面接」は書類選考を自動化する機能を備えているほか、AIアバターによる自動面接も提供しています。ご興味をお持ちの人事・採用担当者の方は、「3分でわかるNALYSYS AI面接」のページより無料の資料ダウンロードをご利用ください。

スクリーニングを効率化するAI面接の導入事例

求職者側が生成AIを活用するようになって注目度が高まっているサービスが、AI面接ツールです。

AI面接ツールを活用することで面接を自動化し、スクリーニングを効率的に進められます。

以下は、「NALYSYS AI面接」の導入事例です。

会社名	First fit株式会社
業種・業界	フィットネスクラブ
会社の所在地	東京都
課題	・事業の急拡大に伴う採用業務工数の逼迫
導入したサービス	NALYSYS AI面接

急成長中のパーソナルジム「THE PERSONAL GYM」を運営するFirst fit株式会社さまは、月間100〜200件に及ぶ応募に対し、リソースが足りないために書類のみで合否を判断せざるを得ないジレンマを抱えていました。また、書類選考後の面接日程の調整にも時間がかかり、候補者の離脱も問題となっていました。

同社は、採用業務と現場運営の両立という課題を解決するため、24時間受験可能な「NALYSYS AI面接」を導入しました。「NALYSYS AI面接」を導入した主な成果は、選考の質とスピードを劇的に向上させたことです。

一次選考をAI面接に置き換えることによって、書類では見えない表情や話し方、清潔感、熱意などを動画で瞬時に判断することが可能に。ミスマッチを防ぎつつ、ポテンシャルのある層を逃しません。

また、日程調整や面接時間にかかっていた時間を大幅にカットすることに成功し、採用工数を約80％削減しました。平均30日かかっていた内定までの選考時間は10日に短縮。採用のリードタイムを大幅に短縮し、競争優位性を確立しています。

同社は今後、採用の入り口をAI面接に一本化する方針です。テクノロジーを駆使することで、全員の熱意を効率的に見極める採用体制を構築しています。

導入事例インタビュー全文は、「採用工数を80％削減し、選考スピードは3倍に。『NALYSYS AI面接』で実現した、”全員の熱意に触れる” 採用戦略。」のページで閲覧可能です。あわせてご覧ください。

まとめ

書類選考の効率化は、現代の人事・採用担当者にとって避けて通れない重要な課題です。人的リソースの最適化、優秀な人材の確保、候補者体験の向上を実現するためには、従来の手作業による選考プロセスから脱却し、システム化やAI活用による効率化が不可欠でしょう。

本記事で紹介した手法を段階的に導入することで、書類選考にかかる工数を大幅に削減し、より付加価値の高い採用活動への転換が可能になります。評価基準の明確化やテンプレート活用といった基本的な改善から始まり、最終的にはAI面接の導入まで視野に入れることで、根本的な課題解決を図ることができるのです。

AIを活用した書類選考の効率化は、工数削減だけでなく、評価の客観性・一貫性向上、人的偏見の排除など、多面的なメリットをもたらします。ただし、候補者側のAI利用の増加など、新たな課題への対応も必要であり、継続的な改善と適応が求められるでしょう。

今後、採用活動における競争優位性を保つためには、これらの効率化手法を積極的に取り入れ、人事担当者がより戦略的で創造的な業務に集中できる環境を構築することが重要です。書類選考の効率化を起点として、採用活動全体の変革に取り組んでいきましょう。