リファラル採用ツールの選定基準・費用と導入前に整えるべき制度を解説

「リファラル採用ツールを導入すれば管理は楽になる？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

リファラル採用ツールを導入することで、管理の煩雑さの解決につながることがあります。

本記事では、リファラル採用ツールのタイプや導入によって解消できる問題を解説します。また、リファラル採用ツールの導入費用や選定時のチェックポイントも紹介するので参考にしてください。

リファラル採用ツールとは

リファラル採用ツールとは、社員による人材紹介の依頼から応募の受付、選考の進捗管理、社員の活動状況の可視化などを効率化するためのシステムのことです。

一般的なリファラル採用ツールでは、次のような機能が用意されています。

機能	できること	解消される問題
求人共有と紹介依頼の配信	募集と依頼を社員に届ける	社員が募集内容を把握していない
紹介の申請と応募受付	申請と応募を同じ入口で受け付ける	紹介をどこで申請すればよいのか分からない
紹介者と候補者の結びつけ	誰の紹介かを記録し、重複を検知する	別の社員から同じ人材が重ねて紹介される
選考ステータスの共有	進捗を紹介者に見える形で返す	選考の状況が紹介者に届かない
活動量と成果の可視化	社員別の活動量と採用数を集計する	集計が手作業で時間がかかり、判断が遅れる
新卒採用への対応	学生の紹介を新卒のフローで扱う	若手がリファラル採用に参画できていない
タレントプールの管理	転職時期が先の候補者と接点を持つ	潜在層にアプローチできていない
既存システムとの連携	既存の採用管理システムやチャットと連携させる	同じ情報を二重に入力する

リファラル採用ツールを利用することによって、リファラル採用を行うにあたって生じる課題を解決したり、プロセスを効率化したりすることが可能です。リファラル採用の制度設計や進め方の全体像は、以下の記事で解説しています。

リファラル採用のスプレッドシート運用で起きる管理の限界とは

リファラル採用をスプレッドシートと社内チャットで回す運用では、紹介が増えた場合に限界が訪れます。

リファラル採用を進行するにあたって以下のような管理業務が発生し、量が増えると手作業では間に合わなくなるおそれがあります。

項目	発生する作業
求人情報の更新	募集の開始と条件の変更のたびに書き換える
依頼を送った相手の記録	社員や部門長に声をかけた時点で記録する
紹介された候補者の一覧	社員から名前と連絡先を受け取ったときに追記する
選考ステータスの反映	日程の確定や合否の連絡が入るたびに書き換える
紹介者への進捗返し	選考が動いたタイミングで社員に連絡する
月次の集計	月末に紹介の件数と通過状況を記録する

手作業で管理できる限界を超えると、下記のような問題が生じます。

• 進捗の返しが送れる
• 紹介の重複を見落とす
• 集計が滞る
• 改善が送れる
• 運用が属人化する

リファラル採用の紹介経路が限られており、紹介数も少ないうちは、スプレッドシートや社内チャットでも管理できます。しかし、複数の部署から同時期に紹介が来るようになったり、紹介数が増加したりすると、既存の体制では管理しきれなくなるでしょう。

運用が止まったまま時間が経っている場合は、原因の構造から見直す必要があります。以下の記事でリファラル採用のデメリットや対策法を解説しているので、参考にしてください。

リファラル採用ツールの導入前に整えるべき制度

リファラル採用のツールを導入する前に、紹介が生まれるための制度を整えておく必要があります。 

リファラル採用の成功に向けて整えておきたい前提は次の2つです。

紹介が増えない原因を制度側から取り除く

リファラル採用の紹介が増えない場合、原因の多くはツールの機能ではなく制度の側にあります。 社員が知人を紹介したくなる条件がそろっていなければ、管理の仕組みだけ整えても件数は伸びません。

リファラル採用ツールを導入しても思うように紹介件数が伸びない企業では、次のような状態のまま運用が始まっていることが多いです。

• 求める人物像が社員に伝わっていない
• 紹介後の進捗が紹介者に返らず、紹介が単発で終わる
• 一部の部署だけで運用が止まっている
• 社員が候補者に共有する情報や資料がそろっていない
• 報酬や評価の扱いが決まらず、社員が動く理由がない

このような状態ではリファラル採用が滞ってしまう可能性があるため、ツールの選定よりもまずは課題解決に取り組みましょう。リファラル採用の報酬の決め方や注意点は、 以下の記事で解説しています。参考にして、適切な報酬設計をしてください。

採用要件を言語化して社員に周知する

リファラル採用においては、採用要件を明確化したうえで、紹介者となる社員に伝える必要があります。

採用要件があいまいなままでは、社員はどのような人を会社に紹介すればよいのか分からず、リファラル数の伸び悩みにつながります。また、紹介があった場合も、採用要件に合わず、結局不採用に至ってしまう可能性が高いです。

資料『採用のミスマッチはなぜ起きるのか』のなかで曽和利光氏は、抽象的なビッグワードは解釈の幅が広く、社内で言葉を定義しておくことが重要だと指摘しています。

採用要件の言語化のやり方については、以下の資料で詳しく説明しているのでぜひ参考にしてください。資料は無料でダウンロードできます。

▶「採用のミスマッチはなぜ起きるのか」

リファラル採用における採用要件の周知は、経営層と部門長に先に共有し、部門ごとの採用計画と結びつけてから現場の社員に渡す順序にしましょう。

リファラル採用ツールのタイプ

リファラル採用ツールのタイプは、ツール導入によってどのような効果を期待するか、現在ボトルネックとなっているのはどこかを明確にしてから絞り込みましょう。 

リファラル採用ツールのタイプは、リファラル採用特化型・採用管理システム内蔵型・社内コミュニケーション基盤活用型の3つに大別されます。

3つのリファラル採用ツールの主な特徴は以下の表のとおりです。

リファラル採用ツールの種類	強み	懸念点
リファラル採用特化型	社員の紹介アクションを促す仕掛け（ゲーミフィケーション、ランキング、SNS連携など）が豊富	ATS（採用管理システム）との二重管理になりやすく、選考管理自体は別で行う必要がある
採用管理システム（ATS）内蔵型	応募者データや選考ステータスが一元管理でき、他チャネルとの比較や分析が容易	社員側の「紹介しやすさ」やモチベーションを高めるための機能・仕掛けはシンプルになりがち
社内コミュニケーション基盤活用型	新たなツール導入コストや社員の学習コストがかからず、思い立ったらすぐに開始可能	選考状況の追跡やデータ集計・インセンティブ管理が手作業になり、規模拡大に伴い破綻しやすい

以下で、それぞれのリファラル採用ツールのタイプについて解説します。

リファラル採用特化型

「リファラル採用特化型」のリファラル採用ツールは、社員に紹介を依頼し活動を続けてもらう仕掛けを中心に組み立てられたタイプです。 求人の共有と紹介依頼の配信、紹介者へのフィードバック、社員別の活動量の可視化を主軸としています。

「リファラル採用特化型」が向いているのは、リファラルを主要チャネルの一つとして積極的に伸ばしていく方針の企業です。

「リファラル採用特化型」のリファラル採用ツールが得意なことは、リファラル活動を社員に能動的に続けてもらうための仕組みづくりです。誰にいつ依頼を出し、その後どうなったかという活動の履歴もわかりやすく記録されるため、紹介が単発で終わりにくくなります。

 一方で手が届きにくい点は、選考そのものの管理です。書類の評価や面接日程の調整は既存の採用管理システムに残るため、紹介経由の候補者だけ二重管理になりがちです。

採用管理システム内蔵型

「採用管理システム内蔵型」のリファラル採用ツールは、選考管理の仕組みの中に紹介経路を扱う項目が備わっている形です。 応募の受付から選考ステータスの管理までを扱う機能の一部として、紹介による応募を識別・集計できます。

「採用管理システム内蔵型」は、リファラルを複数チャネルの一つとして扱う方針の企業に向いています。

「採用管理システム内蔵型」のリファラル採用ツールの強みは、全チャネルの候補者を1ヶ所でチェックできることです。媒体経由と紹介経由を同じ画面に並べられるため、チャネルごとの歩留まりを比べやすくなります。

一方で、社員にリファラル活動を積極的に行ってもらうための仕掛けは不足しがちです。

社内コミュニケーション基盤活用型

「社内コミュニケーション基盤活用型」のリファラル採用ツールは、全社員がすでに使っている場に求人と紹介依頼を流す形です。 社内チャットやポータルの機能を使い、募集情報の共有と紹介の受付を行います。

「社内コミュニケーション基盤活用型」は、リファラル採用を試験的に始める段階にある企業にも向いています。年間の採用数が少なく専用ツールの費用を正当化しにくい場合や、採用管理システムを持っていない、導入直後の場合に選択肢になります。

「社内コミュニケーション基盤活用型」のリファラル採用ツールのメリットは、社員に別のツールを覚えてもらう必要がなく、告知から最初の紹介までの立ち上がりが早いことです。

一方で、紹介の進捗管理と集計が懸念点になりやすいです。

採用業務全体のどこをデジタル化し、ほかのチャネルをどう位置づけるのかを整理しておくと、適切なタイプを判断しやすいでしょう。

採用DXについては以下の記事を参考にしてください。

リファラル採用ツールの選定で確認する項目

リファラル採用ツールのタイプを絞り込んだら、個別のツールについて確認する項目を洗い出しましょう。

リファラル採用ツールの選定で確認する主な項目は下記のとおりです。

• 社員の活動量をどこまで開示するか
• 既存システムと連携できるか
• 候補者の個人情報を適法に扱えるか
• 情報システム部門と契約面の条件を満たせるか

以下で、それぞれの項目について解説します。

社員の活動量をどこまで開示するか

社員別の活動量をどこまで社内に見せるかは、リファラル採用ツールを決める前に社内で合意しておく項目です。 開示の設計を誤ると、社員が監視されていると受け取り、紹介そのものが止まりかねないためです。

リファラル採用において、何を追うかという指標を定めておきましょう。依頼の到達と開封率、社員ごとの紹介件数、紹介経由の入社者の定着のうち、どれを見るのかを決めます。

 そのうえで、社員別の件数や部門別の比較を社内に公開するのか、社員にどう説明するのかを決めます。

自社であらかじめ決めておく項目は次の3点です。

• 追いたい指標とその定義
• 社員別の活動量を人事評価に結びつけるかどうか
• 部門別の比較の公開範囲と、社員への説明の仕方

決めた指標が標準機能で見えるか、レポートの形で出せるか、閲覧権限を役割ごとに設定できるかは、リファラル採用ツールのベンダーに尋ねます。

既存システムと連携できるか

リファラル採用ツールの選定時には、自社で使用している既存のシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。

すでに採用管理システム（ATS）を運用しているのであれば、紹介経由の候補者をどちらの画面で管理するのかを先に決めます。自社が使っているATSや社内チャットツールとAPI連携できるか、連携方式や対応サービスはツール側に尋ねる項目です。また、社員のログインをシングルサインオン（SSO）にするか個別のIDにするかも、情報システム部門との相談事項になります。

自社側であらかじめ決めておく項目は、以下の3点です。

• 既存の採用管理システム・社内チャットのどれとつなぐか
• 社員のログイン方法（SSOか個別のID）
• データ連携時の運用フロー（どちらを主（マスター）として管理するか）

候補者の個人情報を適法に扱えるか

候補者の個人情報の取り扱いは、リファラル採用ツール選定より前に社内の手順と確認先を決めておく項目です。 

リファラル採用では、本人が応募の意思を示す前の段階で、社員を経由して氏名・連絡先・経歴などの情報が会社へ渡ることがあります。このプロセスの取り扱いは、個人情報保護法（第三者提供の制限や利用目的の特定）および職業安定法（求職者等の個人情報の取扱い）の双方に関わるため、どのような運用が認められるかの判断は事前に社労士や弁護士へ確認する必要があります。

運用の実務としては、社員から知人へアプローチする段階で「会社に情報を共有すること」の同意を得るフローを案内し、候補者自身の情報は本人が直接入力する応募フォームなどで受け取る設計にするのが安全です。収集する目的（採用選考のため）を明示し、同意を得た範囲外での利用を防ぐ運用を固めておきます。

社内であらかじめ決めておくことは、以下の2点です。

• 本人の同意を得る手順と、社員に案内する説明文およびガイドライン
• 候補者情報の保存期間と削除（廃棄）のルール

情報システム部門と契約面の条件を満たせるか

候補者の個人情報を外部クラウドサービスに保管する判断は、採用部門だけでは決定できません。社内の情報システム部門や法務部門によるセキュリティ・契約チェックを通過させる前提で、リファラル採用ツールの選定の検討を進める必要があります。

まず情報システム部門向けには、リファラル採用ツールのベンダーがセキュリティ基準を満たしているかを確認します。ベンダーのISMS（ISO/IEC 27001）認証やプライバシーマークの取得状況、データの保存場所（国内サーバ等）、操作履歴（監査ログ）の取得可否、シングルサインオン（SSO）への対応状況などが主な確認項目です。

また、誰にどこまでの閲覧・操作権限を付与するかによって、退職者や異動者のアカウント棚卸しの運用負荷が変わるため、管理権限の設計も事前に決めておきます。

同時に法務・契約面では、契約形態、解約条件、損害賠償条項、個人情報の取り扱いに関する特約（委託先としての適格性）などを確認します。

見積もりを取得するタイミングでこれらの説明材料・検証書類をそろえておくと、社内稟議での差し戻しを防ぎ、スムーズな導入が可能になります。

自社側で判断するのは次の3点です。

• 候補者データを外部サービスへ預けることの社内許容基準
• ツール内の閲覧・操作権限の付与範囲（人事のみ／部門長まで／全社員など）
• アカウント棚卸し（異動・退職時のID削除）の担当部署と運用ルール

リファラル採用ツールの導入費用

リファラル採用ツールの費用は、相場を調べて予算に収まるかを見るのではなく、いま使っている採用手段の単価をどこまで置き換えられるかで判断します。 まず何にいくらかかるのかを押さえたうえで、その費用が見合うかを自社の数字で確かめましょう。

ツール費用の内訳と課金モデルの型

リファラル採用ツールの費用は、初期費用と継続してかかる利用料、オプション費用、成果に応じた費用に分かれます。

費目	内容
初期費用	導入時の設定作業・データ移行
利用料	月額または年額の継続費用
オプション費用	連携の追加開発・カスタマイズ・サポートの追加
成果に応じた費用	紹介や採用の成立に応じて発生する費用

リファラル採用ツールの課金モデルは、従業員数に応じた月額、機能の範囲に応じた月額、成果に応じた課金の3つが代表的で、多くはこれに初期費用が加わります。

リファラル採用ツールの料金を左右するのは対象人数・機能の範囲・契約期間です。見積もりを依頼するときは、この3点と連携するシステムをそろえて、同じ条件で出してもらいましょう。

なお、料金を公開せず、個別見積もりとしているツールも多くあります。

費用対効果の試算方法

リファラル採用ツールの費用対効果は、「ツールの年間費用を回収するために、既存の採用（人材紹介や求人媒体）を何件リファラルに置き換えればよいか」で確かめます。

基本の計算式

必要な置き換え件数 ＝ ツール年間費用 ÷（既存手段の1件あたりの採用単価 −（紹介報酬 ＋ 1件あたりの運用工数の人件費））

計算式の分子には、ツール本体の年額費用のみを入れます。紹介報酬や人件費をこの部分に入れると二重計上になるため注意が必要です。

分母は、既存手段（人材紹介等）の採用単価から、リファラル採用で追加発生する「紹介報酬＋担当者の作業工数（人件費）」を引いた金額です。

リファラル採用ツールの費用対効果の試算のステップとポイントは、以下のとおりです。

試算のステップ	ポイント
置き換え対象の選定	最も単価が高い採用手段（人材紹介会社など）から優先して置き換え対象に選びます。
分母（差額）の確認	既存の採用単価は請求書などの支払実額を用います。なお、紹介報酬と運用工数の合計が既存単価と同程度になる場合はコスト削減での回収が難しいため、業務工数の削減や採用数の増大といった「運用面の効果」で評価します。
数値の妥当性の確認	自社の試算値の妥当性は、自社の社内実績データおよびヒアリング・運用想定から検証します。

社内提案の際、試算結果は「必要な置き換え件数」と「予算3項目（ツール費用・紹介報酬原資・運用人件費）の年額」をセットで提示します。初年度は保守的な条件で試算して示しましょう。

紹介経由の候補者を評価するときの注意点

リファラル採用の紹介経由の候補者を評価する際は、紹介者や紹介経路に左右されない基準を設けることが重要です。

ここでは、リファラル採用の紹介経由の候補者を評価するときの注意点を2つ紹介します。

紹介者との関係で選考基準を緩めない

リファラル採用では、社内の優秀な社員からの紹介や推薦文に引っ張られ、採用基準を無意識に下げてしまう「紹介者バイアス」に注意が必要です。

紹介者の信用や感情に配慮するあまり、不十分なスキルやミスマッチを軽視して合格を出してしまうと、入社後に期待どおりのパフォーマンスを発揮できなかったり、早期離職につながったりするリスクが高まります。また、選考基準の緩和は組織全体の採用クオリティを低下させるだけでなく、既存社員や他の経路から入社したメンバーとの間に不公平感を生み出します。

紹介者との人間関係を守るためであっても、評価自体は客観的に行わなければなりません。「紹介だから受かる」のではなく、「自社の基準を満たしているから受かる」という姿勢を厳格に維持しましょう。また、不合格の場合に、紹介者に誠意をもって理由をフィードバックできるプロセスを整えておくことも重要です。

経路によらず同じ質問設計と評価項目で見る

リファラル採用であっても、求人媒体やエージェント経由といった他経路の応募者と同じ設計を採用します。

紹介経由であることを理由に質問を曖昧にしたり、カジュアル面談の延長で感覚的な評価を行ったりすると、候補者の能力・適性を正確に測定できなくなります。

どの経路から応募した候補者であっても、募集要件に紐づいた共通の評価項目を用い、事前に定めた質問項目と評価基準に基づいてフラットに見極めましょう。経路による評価手法のブレをなくすことで、採用判断の客観性と透明性が保たれ、入社後のミスマッチを未然に防ぐことが可能です。また、全ての候補者を同一の基準で評価する運用を徹底することは、採用プロセスの公平性を担保し、長期的に組織の採用精度と再現性を高めることにもつながります。

質問設計と評価項目を統一する方法には、構造化面接やAI面接の導入が挙げられます。

構造化面接やAI面接の詳細は以下の記事でそれぞれ解説しているので、あわせてご覧ください。

また、採用基準を明確化する手順や見極め精度が高い面接を行うためのポイントは、以下の株式会社人材研究所・曽和利光氏が監修した資料で解説しています。資料は無料でダウンロードできます。

▶ 採用時の人材を見極める方法と早期離職を防ぐための対策とは

まとめ

リファラル採用ツールは、社員紹介の依頼から選考管理、活動の可視化までを効率化するシステムです。スプレッドシート管理では限界がある情報の二重入力や進捗停滞を防ぎます。

リファラル採用ツールは「特化型」「ATS内蔵型」「コミュニケーション基盤型」の3種に大別されます。ツールの選定時は、採用規模や既存システムとの連携、セキュリティ要件に応じて選ぶのが定石です。導入後は、既存チャネルからの置き換えによる費用対効果を検証しつつ、紹介者バイアスを排除した公正な選考基準を維持することで、ミスマッチのない採用を実現できます。

よくある質問

Q. リファラル採用ツールは無料で始められますか？

A. 多くのサービスでは一定期間の無料トライアルや初期費用無料キャンペーンが用意されていますが、完全無料（フリープラン）で利用し続けられるツールは限定的で、対象人数や機能に制限が付くのが一般的です。

社内チャットと表計算ソフトで運用を始める選択肢もありますが、紹介の件数や関わる部署が増えると手作業での更新が追いつかなくなります。運用の限界点を見極めることが重要です。

Q. ツール選定は何から始めればよいですか？

A. まず、紹介したい人物像が社員に伝わっているか、紹介後の進捗が紹介者に返っているかなど、既存の制度と体制が機能しているかを確認します。運用体制が未整備ならツール導入より先にそこを整えましょう。

体制が整っている場合は、追いたい指標（KPI）を整理しつつ、社内チャットや既存ATSとの連携可否、採用規模に応じたタイプを選定します。

Q. 既存の採用管理システムだけで足りますか？

A. 人事側の選考進捗管理や個人情報の保管だけであれば、既存のATSで十分な場合があります。ただし、リファラル採用の専用ツールは「一般社員」側の利便性（紹介用リンクの簡単発行、マイページ、インセンティブ管理など）や、紹介活動を継続させるための配信機能に優れています。人事管理だけでなく社員側の導入障壁を下げたいかどうかが、専用ツール検討の分岐点となります。

Q. 解約や乗り換えのときにデータはどうなりますか？

A. 契約内容によります。契約前に、最低利用期間、契約更新条件、紹介履歴や候補者データのエクスポート可否・形式、解約後のデータ取り扱い（個人情報保護の観点からのデータ完全消去の証明など）を確認しておく必要があります。これらは契約後の交渉が難しいため、複数ツールを比較する検討段階で必ずベンダーへ確認しましょう。