採用管理を効率化するには？ATS運用のポイントやAIの活用方法を解説

採用管理に限界を感じ、採用管理システムの導入の必要性を感じている人事・採用担当の方も多いのではないでしょうか。

採用管理システムの導入を検討する際は、応募者数や拠点数、採用担当の体制などをもとにツールを選定します。

本記事では、採用管理システムの重要性や把握しておくべき課題、効率化する方法を解説します。また、採用管理システムの選定基準や運用を成功させるポイントも紹介するので、参考にしてください。

採用管理とは

採用管理とは、採用計画の立案から募集・選考・内定・入社までの一連の採用活動を一元的に把握し、計画・実行・改善することです。応募者の情報や選考の進捗、評価内容といったデータを一つの管理体制のもとで扱うことで、対応漏れや判断のばらつきを防ぐ狙いがあります。

ここでは、採用管理が注目されている背景と、管理の対象となる業務範囲について解説します。

採用管理が注目されている背景

採用管理への関心が高まっている背景には、人手不足が常態化し、獲得した応募者を逃せなくなっている採用環境があります。

厚生労働省の「労働経済動向調査（令和8年5月）の概況」によると、正社員等労働者の*過不足判断D.I.（調査産業計）は2026年5月の調査時点で47ポイントでした。労働者が「不足」と回答した事業所の割合が「過剰」と回答した割合を大きく上回る、人手不足の状態が続いています。

*労働者過不足判断D.I.：

労働者数について、調査日現在の状況で「不足（やや不足、おおいに不足）」と回答した事業所の割合から「過剰（やや過剰、おおいに過剰）」と回答した事業所の割合を差し引いた値をいう。

こうした環境では、獲得した応募者を選考の過程で逃すことが採用機会の損失に直結します。

人材の確保しづらさが常態化するなか、獲得した応募者を確実に選考へつなげる管理の重要性が増しています。

加えて、求人媒体やSNS、リファラルなど応募チャネルの多様化で管理すべき情報の入り口が増え、職種や雇用形態ごとに選考基準も複雑になりました。そのような状況下においてクラウド型の採用管理システムが普及し、中小企業でも導入しやすくなったことも、採用管理という考え方が浸透した一因だと考えられます。

一次選考や初期選考はオンラインで行う企業が増えています。以下の記事ではオンラインの採用時の課題を紹介していますので、採用管理の課題としてご参照ください。

参考：厚生労働省「労働経済動向調査（令和8年5月）の概況」

採用管理の対象範囲 

採用管理が対象とする業務範囲は、採用計画の立案から入社後の受け入れまでの一連のプロセス全体です。それぞれの段階で管理すべき情報は異なり、関わる部門も採用担当に留まらず、配属予定部署や現場の管理者など多岐にわたります。

採用管理が対象とする主な業務フローと、各段階で管理する内容は次のとおりです。

業務フロー	採用管理の内容
採用計画	採用人数、時期、予算、必要なポジションの要件
母集団形成	求人媒体ごとの掲載状況、応募経路、応募数の推移
応募者管理	応募者の基本情報、履歴書や職務経歴書データ、連絡履歴
選考管理	面接の日程、適性検査の日程、評価結果、進捗ステータス
内定者フォロー	内定通知・承諾状況、入社までのコミュニケーション履歴
入社・受け入れ	入社手続きの進捗、配属先との連携状況

このうち母集団形成は、応募者数そのものを左右する起点となる工程です。具体的な手法は関連記事で詳しく解説しています。

採用管理でよくある課題

採用管理においてつまずきやすいのは、求人媒体・選考プロセス・応募者情報・データ活用という4つの領域です。

ここでは、採用管理で起きる課題について詳しく解説します。

求人媒体の管理

採用管理でよくある課題は、求人媒体の管理が煩雑になることで発生します。

求人媒体の管理における主な課題は、下記のとおりです。

求人媒体の管理における課題	詳細
情報の分散と重複	使用する求人媒体が多岐にわたるため、応募状況を確認・転記する必要があり、業務が煩雑化する。
掲載内容の一貫性保持	企業情報や給与条件の変更時、全媒体の記載を同時に更新する負担が大きい。
エージェントとのやり取りの煩雑化	媒体ごとの担当者やエージェントとの連絡経路がバラバラで、状況把握が難しくなる。
コストパフォーマンスの可視化不足	どの媒体が最終的な内定・入社に最も寄与しているかの比較が面倒になりやすい。

 複数の求人サイトや人材紹介会社（エージェント）を併用することで、情報の集約と運用コストに関する問題が生じます。

選考プロセスの管理

選考の進捗管理が属人化すると、対応漏れや評価のばらつきが生じやすくなります。

選考プロセスの管理における主な課題は、下記のとおりです。

選考プロセスの管理における課題	詳細
日程調整のタイムラグ	応募者・面接官・採用担当の3者間のスケジュール調整に時間がかかり、選考の途中で辞退される。
評価基準のばらつき	面接官によって評価項目や基準が異なり、客観的な合否判断ができない。
選考結果のフィードバックの遅れ	現場面接官からの評価入力が遅れ、応募者への結果連絡が滞る。
選考ステータスの不透明化	「今・誰が・どのフェーズにいるのか」が一覧で把握できず、対応漏れが発生する。

レバレジーズ株式会社が新卒‧中途採⽤において課題を感じている企業の担当者に対して実施した調査においても、上記に挙げた課題が上位にランクインしています。選考プロセスの管理の煩雑さは、機会損失や見極めのブレにつながるため、見逃せない課題です。

参考：レバレジーズ株式会社「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」

応募者の管理

応募者の管理において発生するのは、個人情報の正確な取り扱いと、応募者とのコミュニケーションの質・スピードに関する課題です。

応募者の管理における主な課題は、下記のとおりです。

応募者の管理における課題	詳細
個人情報・セキュリティ管理	履歴書や職務経歴書（PDFデータや紙）の管理が煩雑になり、誤送信や情報漏洩のリスクが高まる。
コミュニケーションの不備	応募者ごとの過去のやり取り履歴（メール、電話メモなど）が一元管理されておらず、二重連絡や対応の齟齬が起きる。
辞退率の増加	連絡の遅れや不十分なフォローにより、選考途中での辞退（サイレント辞退を含む）が増加する。
過去応募者（タレントプール）の放置	不採用になったが優秀だった人材や、辞退した人材のデータを再活用できていない。

応募者の管理にかかる負荷は応募者数に比例して増え、共有が不十分だと連絡の遅れや重複確認が生じて辞退につながることもあるでしょう。辞退を招き再募集となれば、採用コストが改めて発生します。

採用データの分析

選考結果は次の採用選考に活かすべきデータですが、採用管理の体制が整っておらず、分析できる状態になっていない企業が多くあります。

採用データの分析の管理における主な課題は、下記のとおりです。

採用データの分析の管理における課題	詳細
データ集計の手間	各プロセスのデータ（応募数、面接設定率、面接通過率、内定率など）が手作業集計になり、リアルタイムな数値把握ができない。
ボトルネックの特定困難	「なぜ内定数が目標に届かないのか」の原因を知るためのデータが蓄積されず、要因分析が感覚頼みになる。
歩留まりの未可視化	媒体別・職種別の歩留まりデータが残っておらず、次年度の予算配分や計画立案に活かせない。
ROI（投資対効果）の検証不足	採用1人あたりの獲得単価や質の評価が連動しておらず、施策の良し悪しが評価できない。

採用活動を改善するためのデータ収集・蓄積の仕組みが整っていない状態では、媒体別の応募数や選考通過率、内定辞退の傾向を横断的に分析できません。同じ問題を繰り返してしまうでしょう。

採用管理を効率化する方法

前章で挙げた求人媒体・選考プロセス・応募者情報・データ分析における課題は、それぞれに対応するツールを活用することで解消に近づきます。

これらを実現する手段として、エクセル・スプレッドシート、採用管理システム（ATS）、AIによる自動化という3つが挙げられます。それぞれ紹介します。

エクセル・スプレッドシートを活用する

採用管理のツールとしてエクセルやスプレッドシートを使えば、応募者の管理項目をテンプレート化し、採用担当者間で共有できます。応募者名・応募日・選考ステータス・評価コメントといった項目をあらかじめ列で用意しておけば、専用システムを導入しなくても情報を一つの表にまとめられます。

エクセル・スプレッドシートを活用する場合、導入費用をかけずに始められる点は、これから採用管理を整備する企業にとって取り組みやすい入り口です。

一方で、複数人で同時に編集する場合はファイル編集の競合も起きやすく、応募数が増えるほど管理が追いつかなくなる点には注意が必要です。

採用管理システム（ATS）を活用する

採用管理を効率化する方法の一つは、採用管理システム（ATS）を活用することです。

採用管理システム（ATS）とは、求人募集から始まる採用活動のあらゆるプロセスを一元管理するためのシステムです。

採用管理システム（ATS）の主な機能は、次のとおりです。

• 求人管理：求人票の作成、複数媒体への掲載状況の一元管理
• 応募者情報管理：応募者の基本情報、履歴書や職務経歴書の一元管理
• 選考進捗管理：面接日程や評価結果、選考ステータスの可視化
• 内定者フォロー：内定通知や承諾状況、入社までのコミュニケーション履歴の管理
• 採用分析：応募経路別の応募数や選考通過率といったデータの集計

採用管理システム（ATS）を導入することにより、業務の効率化や採用フローの改善につながります。

ただし、採用管理システム（ATS）の導入効果を最大化するためには、社内での定着や既存の採用フローとの調整が必要になる点に留意しましょう。

AIを活用して選考を自動化する

AIを活用することで選考プロセスの大部分を自動化し、採用管理の大幅な効率化を実現します。

レバレジーズ株式会社の「NALYSYS AI面接」には、採用管理の効率化をかなえる機能が備わっています。

AI書類選考機能によって、応募書類の読み取り・要約・自社基準に基づいたスコアリングを自動で行い、書類選考にかかる手間を削減します。

次に、プロのノウハウを学習したAIアバターが一次面接を代行します。24時間365日、スマートフォン等からいつでも受験可能で、日程調整がうまくいかないことによる離脱を防止可能です。AIアバターの面接では、候補者との対話を通じてエピソードの深掘りや非言語情報の分析まで実施します。

さらに、面接内容は録画や文字起こしとして記録されるだけでなく、候補者の強みやポテンシャルを可視化する評価レポートが自動生成されます。次回の面接に向けた深掘りポイントなどの申し送り事項もAIが作成するため、担当者間でのスムーズな情報連携と一貫した評価が可能です。

レバレジーズ株式会社が実施したAI面接導入に関する調査では、AI面接を導入して得られたメリットや成果のアンケート結果が掲載されています。

引用：レバレジーズ株式会社「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」

回答で最も多かったのは「従来の書類選考基準であれば不合格にしていた層から、優秀な⼈材を採⽤できた（62.4％）」で、2位が「選考にかかる時間‧⼯数を削減できた（52.8％）」、3位が「⾯接官との相性に左右されない公平な評価ができるようになった（37.6％）」です。

また、そのほかにも機会損失を防げることやリードタイムの短縮なども、AI面接を導入した成果として挙げられています。

参考：レバレジーズ株式会社「新卒・中途採用におけるAI面接導入に関する実態調査」

エクセルと採用管理システムの使い分け

エクセルと採用管理システム（ATS）のどちらを選ぶかは、応募者数や拠点数、採用担当の体制によって判断が分かれます。

ここでは、自社にどちらの採用管理方法が向いているかを判断する基準を整理します。

エクセルでの採用管理が向いているケース

エクセル（およびスプレッドシート）での採用管理は、応募者数が少なく、採用担当者の人数が限られている企業に向いています。具体的には、以下のようなケースが挙げられます。

• 採用担当者の人数が1〜2名で、他業務と兼務している
• 同時に選考が進む応募者が常時数十名程度に収まっている
• 採用拠点が1ヶ所で、選考に関わる部署も少ない

このような状況下であれば、エクセルでも十分に採用管理を制御できる可能性が高いです。

一方で、月間の応募者数が数十名を超えたり、複数拠点で並行して選考を進める体制になったりすると、エクセルでの管理は破綻しやすくなるでしょう。

また、担当者の兼務度合いが高いほど更新が後回しになりやすい点も、切り替えを検討する目安になります。

採用管理システムが向いているケース

採用管理システム（ATS）は、応募者数が多い、拠点や採用形態が複数にわたる、配属予定部署など他部署との連携が必要といった企業に向いています。いずれも、エクセル・スプレッドシートで管理できる規模を超えた、大量採用のケース向きです。

採用管理システムの導入を検討する段階では、次の観点を確認しておくとよいでしょう。

• 自社の採用形態（新卒・中途・アルバイトなど）に対応しているか
• 応募者数や拠点数といった事業規模に見合っているか
• 既存の求人媒体や社内システムと連携できるか
• 応募者の個人情報を扱ううえでセキュリティ対策が整っているか

自社に適した採用管理システムを導入することによって、大規模な採用活動においても滞りなく採用管理を遂行できるでしょう。

なお、採用管理システムを導入しても選考業務そのものの工数がボトルネックになっている場合は、選考自体を自動化するAI搭載システムを検討する選択肢もあります。24時間対応が可能なAI面接なら、応募者が都合の良い時間に選考を受けられるため、応募が集中しやすい採用とも相性が良好です。

応募数の多い大量採用やアルバイト採用での採用管理に課題を感じている場合は、下記の「NALYSYS AI面接」の導入事例をご覧ください。200名超の応募数のあった採用活動に成功した企業のインタビューを掲載しています。

導入事例：「時間・場所・ノウハウ不足の『三重苦』を突破し、約40名採用を実現。応募者にも寄り添う『NALYSYS AI面接』の活用法」

採用管理システムの運用で押さえるポイント

採用管理システム（ATS）は導入して終わりではなく、運用のなかで定着させ、蓄積したデータを活かすことで効果を最大化できます。

ここでは、採用管理システムの運用で押さえるべきポイントを4つ解説します。

導入時のつまずきの防止

採用管理システムの導入初期の混乱を防ぐには、運用開始前の準備と明確な設計が必要です。

まず、自社の採用フローを整理し、システムの標準機能に合わせた業務ルールの見直しを行います。従来の複雑な運用をそのまま持ち込もうとすると、設定の肥大化や混乱を招くため、プロセスの簡素化を意識することが大切です。

また、既存システムからのデータ移行や他ツールとの連携を計画的に進め、不具合が生じた際のトラブルシューティング手順をあらかじめ定めておきます。

さらに、一部の部署でテスト運用を実施して課題を洗い出し、段階的に展開することで、本運用への移行をスムーズに実現できるでしょう。

社内での定着の推進

採用管理システムを社内に定着させるためには、面接官や採用担当者が迷わず使える環境づくりと利便性の実感が重要です。

採用管理システムの操作マニュアルを整備したり、定期的な講習会を開催したりすることで、全員が基本操作を習得できる機会を確保しましょう。運用開始後もユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、UIの設定変更や操作ガイドの改善を継続して行います。

システム利用の利便性を高め、採用業務にかかる負担軽減を実感してもらうことが、定着率向上につながります。

応募者の個人情報の取り扱い

採用管理システムには氏名や連絡先、履歴書・職務経歴書といった応募者の個人情報が集まるため、収集や利用にあたっては個人情報に関連する注意点をふまえる必要があります。

職業安定法では、募集などの業務の目的の達成に必要な範囲内で求職者の個人情報を収集し、その範囲内で保管・使用することとされています。 

個人情報保護法では、利用目的をあらかじめ特定して本人に通知または公表することに加え、取得した個人データの漏えいや滅失を防ぐための安全管理措置を講じることが必要です。

また、採用管理システムを利用する場合、委託先のシステム提供企業に対する安全管理措置の確認・監督（個人情報保護法第25条）も求められます。

そのほか運用面では、権限のある担当者以外がデータに触れない体制や保管期間のルールを社内で整備しておきましょう。

蓄積した採用データの選考への活用

採用管理システムを運用するにあたって蓄積した採用データを活用し、選考の改善に役立てます。

採用管理システムのデータから、媒体・経路ごとの応募数と内定までの通過率を横断的に確認します。データを分析することで、応募は多いものの通過率が低い経路や、特定の選考段階で離脱が集中している箇所が見えてきます。

また、こうしたデータをもとに、選考基準の見直しや標準化につなげることも可能です。面接ごとの評価データを蓄積し、評価の視点を選考全体でそろえていくことは、採用の精度を上げ、入社後のミスマッチを防ぐことにもつながります。

まとめ

採用管理とは、採用計画の立案から入社までの一連の採用活動を一元的に管理し、計画・実行・改善することを指します。

人材不足が常態化している状況下において、採用管理を整備・運用することは重要です。応募者の個人情報の取り扱いに細心の注意を払いながら、社内での採用管理システムの導入・定着を推進しましょう。また、採用管理システムに蓄積されたデータは、選考活動の改善に存分に活かしてください。

採用管理を効率化する方法には、エクセル・スプレッドシートや採用管理システム（ATS）を導入することが挙げられます。また、AIを活用して選考を自動化することも選択肢の一つです。

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採用管理に関するよくある質問

採用管理を検討する際によく挙がるのが、費用感や自社規模への適用可否、新卒・中途との違いといった疑問です。ここでは、こうした質問に一問一答形式で回答します。

Q. 採用管理システムの費用はどのくらいかかりますか？

A. 採用管理システムの費用は、月額固定制と従量課金制のいずれかが中心で、機能の範囲や利用人数、応募者数によって幅があります。

月額固定制は利用人数や機能プランに応じて料金が決まる形態で、毎月の予算を立てやすい点が特徴です。

一方、従量課金制は応募者数や求人掲載数に応じて費用が変動する形態で、時期によって採用人数が増減しやすい企業に向いています。

初期費用の有無や無料プランの範囲もサービスによって異なるため、自社の採用規模と必要な機能を整理したうえで複数のサービスを比較検討することが欠かせません。

Q. 小規模な会社でも採用管理システムは必要ですか？

A. 必要かどうかは応募者数と管理負荷しだいですが、無料プランや低コストのプランを使えば、小規模な会社でも無理なく導入できます。一部のサービスでは登録者数や求人掲載数に上限を設けた無料プランが用意されており、多くのサービスでも無料トライアル期間が設けられているため、エクセルでの管理に限界を感じ始めた段階で試しに使ってみることが可能です。

ただし、無料で使える範囲は機能が制限されている場合が多く、応募者数や採用形態が増えるにつれて有料プランへの切り替えが必要になることもあります。まずは無料の範囲で運用の感触を確かめ、必要に応じて機能を拡張していく進め方が現実的です。

中小企業の採用課題については以下の記事もご覧ください。

Q. 新卒採用と中途採用で採用管理の方法は変わりますか？

A. 新卒採用と中途採用は、管理の枠組み自体は共通していますが、選考期間の長さや母集団の性質、スケジュール管理の粒度が異なります。

新卒採用は説明会からインターン、選考、内定者フォローまで年間を通じた長期のスケジュール管理が必要で、母集団は学生という単一属性でまとまっています。

一方、中途採用は応募から入社までの期間が短く、通年で応募が発生するため、職種や経験年数の異なる応募者を随時並行して管理する必要があります。

採用管理システムを使う場合も、新卒はイベントや選考フローの進捗管理、中途は職種別のポジション管理といったように、管理の重点が変わる点も違いの一つです。

Q. 採用管理と労務管理の違いは何ですか？

A. 採用管理と労務管理は、対象とする業務範囲が異なります。

採用管理は採用計画の立案から募集・選考・内定・入社までの一連の活動を扱う一方、労務管理は入社後の勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きといった従業員に関する業務が対象です。

両者は入社のタイミングで担当領域が切り替わる関係にあり、内定者情報や入社手続きの一部は採用管理から労務管理へ引き継がれます。採用担当と労務担当が別部署の場合、この引き継ぎの精度が入社後の手続き漏れを防ぐポイントになります。